Stammdatenpflege gilt als langweilige und manchmal sogar bürokratische Aufgabe in einem Unternehmen. Dabei können Sie mit aktuellen Daten viel effizienter arbeiten, mehr Funktionalitäten ermöglichen und die Kundenzufriedenheit merklich erhöhen. Ein Plädoyer für die am wenigsten geliebte und am meisten unterschätzte Tätigkeit in Ihrem Unternehmen.
Kundendaten
Denken Sie für einen Moment an die letzte Zusendung (egal ob postalisch oder per Email) zurück. War Ihre Anrede korrekt? Ihr Name richtig geschrieben? Vor- und Nachname, sofern verwendet, nicht verwechselt? Ihr akademischer Titel richtig geschrieben und and der korrekten Stelle? Ich bin sicher, dass einige unter Ihnen zumindest eine der obigen Fragen mit Nein beantworten können. Das muss nicht sein. Mit entsprechender Stammdatenpflege ist es einfach möglich, diese Daten zu korrigieren und vielleicht sogar noch Profit daraus zu schlagen. Nicht selten, können Sie mit der simplen Frage „Sind Ihre Daten noch aktuell?“ sowohl ihre Datenqualität erhöhen als auch mit einem Angebot verknüpfen.
Lieferantendaten
Ganz ähnlich sieht es bei den Daten ihrer Lieferanten aus. Auch da ist es von hoher Relevanz, dass diese am aktuellen Stand sind um den formalen Bestimmungen der Bestellung und Rechnungslegung zu folgen. Haben Sie einen Überblick, wie oft Bestellungen und/oder Rechnungen neu ausgestellt werden müssen? Das ist ein guter Indikator, wie es um die Datenqualität ihrer Stammdaten bestellt ist.
Datenstruktur
Es gibt Daten, die an den unterschiedlichsten Stellen immer wieder gebraucht werden und daher auch einheitlich sein müssen. Ein Klassiker dafür sind Adressdaten. Kunden- oder Lieferantenadressen ändern sich immer wieder. Wenn Sie es schaffen, für die Eingabe nur eine Datenquelle zu verwenden (z.B. Straßenverzeichnis von Google oder der Post) dann ist die verwendete Adresse auch einheitlich. Selbst wenn die Adresse falsch ist, ist sie dann einheitlich falsch. Was paradox klingen mag, ist im Falle einer Nachforschung viel einfacher zu beheben als einen Kunden mit zwei oder mehreren Adressen im System zu haben und auf die richtige Adresse zusammenzuführen.
Datenquellen
Für saubere Daten empfiehlt es sich, immer die gleiche Datenquelle zu verwenden. Nehmen wir wieder das Beispiel der Adresse. Wenn Sie in einem Programm die Länderbezeichnung als ISO-Kürzel (AT=Österreich, DE= Deutschlang, etc.) verwenden und in einem anderen Programm die Kürzel AUT, GER und oder gar die ausgeschriebene Variante, wird es bei jedem Versuch, Daten zu konsolidieren oder Abfragen zu erstellen, immer wieder zu Problemen kommen die viel Zeit und Geld kosten.
Datenpflegeprozess
Um ihre Stammdaten korrekt zu bekommen und zu halten, ist es notwendig dafür einen entsprechenden Ablauf zu etablieren. Idealerweise gibt es nur eine Stelle im Unternehmen, die Herrin über diesen Prozess ist. Solange sie noch kein Online-Portal haben in dem KundInnen und LieferantInnen Ihre Daten selbst pflegen können (ein kleiner Prozentsatz wird das leider trotzdem nie tun), übernimmt diese Stelle die Aufgabe die entsprechenden Daten zu ändern oder neu anzulegen. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Firmenkunden gewinnen, ist es die Aufgabe dieser Stelle den genauen Firmenwortlaut, Adresse, AnsprechpartnerInnen, Steuernummer, Firmenbuchnummer, etc. zu erfassen und als Kontakt, als Debitor, als Userkonto, etc. anzulegen. Änderungen an diesem Datensatz werden ebenfalls von dieser Stelle durchgeführt. Es wird im Tagesgeschäft Momente geben in denen Sie das als zu langsam und mühsam empfinden. Ich kann Ihnen aber versichern, dass Sie mit der Zeit Gefallen daran finden werden, immer mit aktuellen Daten zu arbeiten.
Systemische Verankerung
Der große Vorteil von digital vorhandenen Daten ist, dass sie immer und überall in gleicher Qualität vorhanden sind. Anstelle in einem Newslettersystem, dem Buchhaltungssystem, dem Email-System und diversen anderen Softwareprogrammen jeweils die gleichen Daten vorzuhalten, referenziert man diese Systeme auf eine zentrale Datenquelle. Dazu gibt es Schnittstellen, die diese Verbindung ermöglichen und den regelmäßigen Datenaustausch sicherstellen. Es ist hilfreich, diese Vernetzung grafisch darzustellen um einerseits den Datenfluss zu visualisieren und andererseits neue Möglichkeiten der Vernetzung zu etablieren. Das gilt nicht nur innerhalb Ihres Unternehmens sondern auch für den Datenaustausch mit anderen Unternehmen. Der Vorteil daran ist, dass der Austausch rund um die Uhr erfolgen kann und nicht von der Anwesenheit Ihrer MitarbeiterInnen abhängig ist. Die Zeiten, in denen regelmäßig Daten als Anhang per E-Mail versendet werden um auf der Empfangsseite manuell weiter verarbeitet zu werden, sind Geschichte.
Die häufigsten Fehler
– schnell mal etwas ändern (unsauberes arbeiten)
– an der falschen Stelle ändern (unsaubere Software Logik)
– nicht nachvollziehbar ändern (keine Änderungsprotokolle)
– keine Abhängigkeiten definiert
Erfolgsfaktoren für Ihre Stammdatenpflege
– vorhandene Datenquellen und datenverarbeitende Systeme visualisieren
– Eigenen Prozessablauf und Verantwortlichkeit schaffen
– Schnittstellen schaffen und Systeme miteinander verknüpfen
– Kontinuierlich Daten erheben und aktualisieren
Fazit
Das reine Vorhanden sein von Daten ist heute gerade noch ausreichend. Ordentliche Stammdatenpflege ist die Chance, wie Sie aus einer unangenehmen Notwendigkeit eine wichtige Aufgabe mit Mehrwert für Ihr Unternehmen machen können.
Bis zum nächsten Mal,
Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher
Macht Digitales einfach.
