Diskurs | #10

Diskurs ist mitunter mühsam, langwierig aber notwendig. In einem Diskurs setzen wir uns mit Thesen und Fakten auseinander, die unseren Alltag beeinflussen. Idealweise entsteht dabei eine neue Erkenntnis und Sichtweise die in Summe mehr Vorteile bringt als die bloße Gegenrechnung oder Summe der einzelnen Positionen. Die digitale Welt bringt dafür neue Möglichkeiten und zugleich ein paar Fallstricke. Wie kann ein digitaler Diskurs gut funktionieren?

Es beginnt innen

Der innere Dialog ist die erste Instanz um Neues aufzunehmen und einzuordnen. Man versucht sich einen Reim darauf zu machen, was das für einen selbst bedeutet. Ist es jetzt aktuell relevant? Hat es eine unmittelbare Auswirkung auf mich? Muss ich etwas dafür oder dagegen tun um die Auswirkungen zu verhindern oder zu verstärken? Gelingt einem das, kann man sich über die nächsten Schritte Gedanken machen.

Aufklärung

Findet man im eigenen Inneren keine Erkenntnis, wendet man sich an sein unmittelbares Umfeld um neue Informationen zu bekommen. Die Mittel dafür sind in der heutigen Zeit durchwegs anders als noch vor dem Internetzeitalter. Was früher das Lexikon war ist heute eine Suchmaschine. Was die beiden Quellen aber maßgeblich unterscheidet, ist die redaktionelle Bearbeitung. In einem Lexikon wurden die Einträge vorher sorgsam redaktionell bearbeitet und auf faktentreue geprüft. Eine Suchmaschine ist ein technischer Vorgang, der nur nach bestimmten Kriterien sucht aber keine inhaltliche Prüfung durchführt. Da heutzutage wirklich jeder alles ins Internet schreiben kann, ist diese Gefahr der Desinformation allgegenwärtig. Mit etwas Spielerei können sogar die Suchformeln dahingehend beeinflusst werden, dass Suchergebnisse nach ganz vorne gespült werden, die keine inhaltliche Relevanz haben. Umso wichtiger wird das gemeinsame Verständnis über Zustandekommen von Informationen und deren Richtigkeit. Gerüchte verselbstständigen sich ungleich schneller als bestätigte Fakten.

Zuhören

Bei etwas selbstkritischer Betrachtung stellen wir fest, dass wir tendenziell zuhören um lösungsorientiert zu antworten. Bevor das möglich ist, müssen wir aber zuhören um zu verstehen. Ohne Wertung und innerlichen Abgleich ob wir dem persönlich zustimmen oder vom Gegenteil überzeugt sind. Das ist keine leichte Aufgabe. Schon gar nicht wenn man sich nur virtuell gegenübersitzt und via Tweets, Kommentare oder in einem Chat Standpunkte austauscht. Nur sehr selten liest man eine Frage des Gegenüber die darauf abzielt inhaltlich richtig zu verstehen. Selbst in mündlichen Gesprächen kann man wunderbar aneinander vorbei reden. Schriftlich ist das noch einfacher. Dieses aufmerksame Zuhören oder Lesen um zuerst zu verstehen ist essentiell für eine konstruktive Auseinandersetzung. Ohne dem driftet man unweigerlich auf Nebenschauplätze ab, die mit dem ursprünglichen Thema nichts mehr gemein haben.

Lernbereitschaft

Zuhören bedeutet auch die Bereitschaft Neues zu lernen, verstehen zu wollen und aktiv an einem Kompromiss zu arbeiten. Einen Standpunkt zu haben ist gut, schränkt aber zugleich die Möglichkeit ein, andere Perspektiven einzunehmen. Wir brauchen alle einen Aktionsradius um unseren Standpunkt. Dadurch erlangen wir einen viel größeren Wirkungskreis. Und da, wo sich Wirkungskreise überlappen, ist der Weg frei für gemeinsame Kompromisse.

Digitaler Diskurs

Sehr viele Diskurse werden inzwischen über digitale Kanäle geführt. Die mangelnde physische Nähe, sich dabei persönlich in die Augen sehen und spüren können, ist eine Qualität die digital noch nicht ersetzt werden kann. Das hat Vor- und Nachteile für die teilnehmenden Personen. Daher ist es umso wichtiger, sich auf Rahmenbedingungen für solche Diskurse zu einigen. Das gilt für den internen Diskurs in Unternehmen ebenso wie für den öffentlichen Diskurs auf den diversen Plattformen.

Emotionen

Aufklärung, zuhören und Lernbereitschaft klingt sehr rational. Es spricht überhaupt nichts gegen emotionale Diskussionen, sofern die Emotionen positiv für eine Sache und nicht negativ gegen andere Personen eingesetzt werden. Es wurde noch nie jemand durch Herabwürdigung oder Geringschätzung für einer Sache gewonnen. So ein Verhalten ist weder zu akzeptieren noch zu tolerieren.

In den Diskurs zu gehen und zu bleiben ist das was unsere Gesellschaft immer wieder vor Herausforderungen stellt und zugleich aber unsere Entwicklung voranbringt. Es ist notwendig, im Kleinen wie im Großen zu neuen Erkenntnissen zu gelangen, daraus zu lernen und neue Lösungsmöglichkeiten für bestehende Probleme zu finden. Worüber werden Sie in der kommenden Woche diskutieren?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Loslassen | #09

Loslassen können ist eine der wichtigsten Fähigkeiten um Weiterentwicklung zu ermöglichen. Sowohl für uns persönlich als auch im Kontext einer Organisation und ganz allgemein als Gesellschaft. Wir können nicht nicht unser ganzes Leben lang Dinge und Vorstellungen anhäufen ohne das irgendwann die Last zu schwer wird und wir uns von dem Einen und Anderen trennen müssen. Die Entscheidung für das Loslassen ist leicht. Es sind die Konsequenzen die uns zu schaffen machen.

Externe Ereignisse

Wenn uns externe Ereignisse widerfahren, ist es zu Beginn schmerzhaft etwas loslassen zu müssen. Das alte Normale, die eingeübten Gewohnheiten, das Vertraute ist plötzlich nicht mehr da und wir müssen uns mit neuen Gegebenheiten abfinden. So etwas war zu beginn der aktuellen Pandemie und den damit verbundenen einschneidenden Maßnahmen gut zu beobachten. Jene, die ihrer Arbeit weiter nachgehen konnten, fanden rasch Wege das nicht aus dem gewohnten Büro zu tun, sondern von daheim aus dem Home-Office. In IT-Kreisen ist der running Gag, dass diese Pandemie das Thema Digitalisierung in kürzester Zeit weiter voran getrieben hat, als jede zuvor gestartete Initiative. Die normative Kraft des Faktischen zeigt ihre Wirkung.

Verantwortung

Externe Ereignisse sind in dieser Hinsicht sehr willkommen, da sie sich bestens als Ausrede für Neuerungen eignen und man dezent die Verantwortung abschieben kann. Wirklich hilfreich für eine positive Grundstimmung gegenüber Veränderung ist das nicht. Es ist zu beobachten, dass diese leicht unterwürfige Haltung in unseren geographischen Gefilden recht oft anzutreffen ist. Wir haben diese Haltung aus unserer Geschichte von Generation zu Generation weiter gegeben. Ausnahmen bestätigen die Regel. Diese Ausnahmen sind dafür meist sehr erfolgreich im Umgang mit externen, nicht beeinflussbaren Ereignissen und können sich rasch auf neue Gegebenheiten einstellen. Sie sind – Achtung Buzzword – resilient.

Eigeninitiative

Loslassen kann man lernen. Dazu braucht es keine großen Seminare, Workshops oder ähnliches. Es braucht lediglich eine Entscheidung und etwas Durchhaltevermögen. Im privaten lässt sich das leicht mit ausmisten der eigenen vier Wände üben. Noch bevor Sie sich Bücher von Marie Kondo kaufen und erst mal bequem auf der Couch lesen, legen Sie einfach los. Dinge die schon lange unbenutzt in einer Ecke unnötigen Platz vergeuden unbesehen entsorgen. Nicht lange überlegen ob man das noch brauchen kann – offensichtlich nicht, sonst wäre es ja nicht schon ewig unbenutzt dagelegen. Gleiches gilt auch im Büro wo sich immer wieder Unterlagen aus dem Jahre Schnee finden zu denen man schon gar nicht mehr den Kontext kennt. Sie können das auch mit ihren digital gespeicherten Daten praktizieren. Auch wenn Speicherplatz immer günstiger wird, die alten Daten haben eine sich stetig reduzierende Halbwertszeit. Ausgenommen sind davon jene Daten die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Systemisches Loslassen

Um dauerhaft immer wieder loslassen zu können, helfen selbst gesetzte Rahmenbedingungen die das ermöglichen. Alles was wir gelernt haben, war am Anfang ungewohnt und mühsam. Mit der Zeit und oftmaliger Wiederholung, wurde das neue Verhalten „normal“ und alltäglich. Ganz besonders wenn es um Innovation geht, ist loslassen können von zentraler Bedeutung. Gerne wird bei Umstellungen auf neue Systeme das alte noch „zur Sicherheit“ weiter betrieben um im Notfall umsteigen zu können. Wenn man davon ausgeht, dass ein neues System oder Prozess zuvor ausgiebig getestet wurde, ist das Risiko überschaubar. Erfahrungsgemäß bleiben solche „Backup-Systeme“ viel zu lange weiter aktiv und verschlingen unnötige Kosten die besser in das neue System investiert wären. Sicherlich muss man zu Beginn mit gewissen „Schmerzen“ rechnen um das Neue entsprechend gut ins Laufen zu bekommen. Aber genau diese Schmerzen sind die Chance daraus zu lernen und weitere Verbesserungen zu entwickeln. Besonders in der digitalen Welt haben wir, sowohl als Betreiber wie auch als Nutzer, gelernt, dass Veränderungen iterativ erfolgen. In kurzen Abständen werden laufend Fehler behoben und Verbesserungen durchgeführt. Die Zeiten, in denen ewig lange entwickelt wurde um „das perfekte Produkt“ auf den Markt zu bringen, sind vorbei. In der Zeit, haben sich die Wünsche und Anforderungen schon wieder geändert. Auch diese Vorgehensweise müssen wir loslassen lernen.

Magnetische Attraktivität

Loslassen wird durch zwei Faktoren begünstigt. Sich von etwas distanzieren oder gar flüchten weil man damit nicht mehr klar kommt oder sich von einer erstrebenswerteren Zukunft magnetisch anziehen lassen. Zweites, der Sog zu etwas Neuem, wirkt erfahrungsgemäß besser und nachhaltiger, weil es von Beginn an positiv aufgeladen ist. Solche Szenarien zu entwickeln erleichtern das Loslassen von alten Gepflogenheiten.

Was werden Sie ab morgen loslassen? Welche magnetische Attraktivität möchten Sie für sich uns andere schaffen?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Alternativlos | #08

Alternativlos ist spätestens seit der Aussage von Angela Merkel im März 2010 im Kontext der Griechenlandkrise zu einem Schlagwort geworden. Dabei wurde bereits von Margaret Thatcher das TINA-Prinzip „there is no alternative“ angewendet um ihre Wirtschafts- und Gesellschaftspolitk durchzusetzen. Aber ist wirklich immer alles alternativlos?

Krisenfatalismus

Gerade in Krisenzeiten sehen wir uns immer wieder mit Entscheidungen konfrontiert, die nur eine sinnvolle Möglichkeit zulassen. Sinnvoll ist dabei das essentielle Wort. Wie in der Kommunikation gilt auch hier: man kann nicht nicht entscheiden. Denn auch sich nicht zu entscheiden und damit weitermachen wie bisher, ist bereits eine Entscheidung. Der Pandemie ohne Maskenpflicht und Abstandsregelungen zu begegnen wäre also auch eine Alternative gewesen. Vermutlich nicht die Beste.

Handlungsoptionen

Für jedes Problem gibt es mehrere Lösungen. Manche davon sind erprobt, manche wurden noch nie gewagt, manche sind zu teuer, für mache fehlt es an Know-how und für manche einfach nur der Mut es zu probieren. Um die erfolgsversprechendste Option zu finden muss man erst alle Optionen kennen. Hier wird oft zu rasch abgewürgt und nur mehr darüber lamentiert welche schlimmen Folgen das alles haben wird. Dabei ist es immer wieder überraschend, welche neuen Optionen sich auftun, wenn man möglichst viele davon auf den Tisch liegt und zwei oder mehrere Optionen zu einer ganz neuen Option verbindet. Erst dann macht es Sinn die Alternativen zu bewerten und sich für eine zu entscheiden.

Alte Zöpfe abschneiden

Sich mit neuen Alternativen auseinander zu setzen bedeutet manchmal sich von alten Praktiken zu trennen. Gerade in Krisensituationen erleben Unternehmen oft einen karthasischen Moment der sie und ihr Geschäft eine drastische Kurskorrektur vornehmen lässt. Teile der Produktion werden auf gänzlich andere Produkte umgestellt oder neue Vertriebsmöglichkeiten etabliert um weiter im Geschäft zu bleiben. Zu Übungszwecken lohnt es sich, wenn Sie sich ab und zu folgende Frage stellen: Was wäre, wenn morgen unsere Hauptumsatzquelle nicht mehr existiert? Wenn Sie mich als erstes nach dem Grund fragen würden, denken Sie noch nicht in Alternativen. Sie versuchen das Bestehende irgendwie am Leben zu erhalten. Das ist verständlich aber nicht zielführend.

Alternativ Los

Stellen Sie sich vor, Sie ziehen in der Lotterie das Alternativ Los. Damit können Sie etwas Neues aufbauen. Was wäre das? Welche vorhandenen Ressourcen könnten Sie dafür verwenden? Welches Know-how müssten Sie dafür aufbauen? Wie müsste die Transformation der alten Struktur in eine neue Struktur aussehen? Diese spannende Fragestellungen sollten Teil einer jeden Strategieklausur sein um zukünftig nicht mehr alternativlos entscheiden zu müssen. Denken Sie an die vielen kleineren und mittleren Unternehmen, die zu Beginn der Pandemie keine taugliche Online-Präsenz hatten und Hals über Kopf einen Online-Vertrieb aus dem Hut zaubern mussten. Eine Investition für die mangels Umsatz kaum Geld vorhanden war. Keine angenehme Situation in der man sein möchte.

TATA

Dem TINA-Prinzip wurde von Susan George das TATA-Prinzip „There are thousands of alternatives“ entgegen gestellt. Es müssen nicht immer so viele sein, aber die damit gemeinte Richtung ist klar. Es gibt Alternativen und es ist unsere stetige Aufgabe danach zu suchen und auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen. Sich einfach der erstbesten Option hinzugeben darf keine Alternative sein. Das widerspricht unserer Evolution und dem neugierigen Drang uns und unsere Umwelt weiter zu entwickeln und zu verbessern.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Prozessdenken | #07

Prozessdenken ist eine Fähigkeit, die in einer digitalisierten Welt wichtiger denn je geworden ist. Alles hat einen genau definierten Anfang und ein ein ebenso genau definiertes Ende. Ohne diese Wegpunkte ist in einem binären Konstrukt kein Fortkommen möglich. Das menschliche „vielleicht“ ist keine Option. Die Definition und Dokumentation von Prozessen ist daher unumgänglich und bringt auch sonst einige Vorteile.

Aller Anfang ist lernbar

In Prozessen zu denken ist anfänglich mühsam und geht einem erst nach und nach in Fleisch und Blut über. Es ist wie in der Fahrschule. Zu Beginn arbeitet man eine Checkliste an Tätigkeiten im Kopf ab und hat kaum noch Zeit sich auf die Vorkommnisse auf der Straße zu konzentrieren. Lenken, die Kupplung treten, wissen in welchem Gang man sich gerade befindet um in den nächsten zu schalten, die Kupplung wieder langsam kommen lassen und das Gaspedal langsam treten. Heute denken Sie ziemlich sicher nicht mehr daran was alles genau zu tun ist. Sie machen es einfach. Selbst wenn man in ein anderes Auto einsteigt, ist binnen Minuten alles wieder klar und easy.

Wo beginnen

Es kommt darauf an. Wenn man einen bestehenden Ablauf dokumentieren will, beginnt man zu meist am Beginn. Man sucht den Auslöser, der diesen Prozess einleitet. Oftmals ist das eine Kontaktaufnahme eines Kunden oder eine Anfrage aus einer anderen Abteilung im eigenen Unternehmen. Von da aus arbeitet man sich vorwärts und dokumentiert genau was als nächstes passiert, von wem dieser Schritt ausgeführt wird, was dabei geschieht und welches Zwischenergebnis entsteht. Dabei ist wichtig, nicht nur den Idealfall zu beschreiben, sondern auch den Fall wenn nicht so wie geplant weiter gemacht werden kann. Das passiert dann, wenn eine Entscheidung, Informationen oder Ressourcen zum weitermachen fehlen. Das löst meist einen Nebenprozess aus, der dann abgearbeitet werden muss, bevor der Hauptprozess weiter voranschreiten kann. Diese investigative Arbeit geht solange weiter, bis man eine adäquate Rückmeldung für den anfänglichen Auslöser liefern kann.

Vom Ende her denken

Die andere Variante, einen Prozess zu definieren, ist am Ende zu beginnen. Das ist vor allem dann ratsam, wenn ich einen Ablauf neu gestalten möchte, sei es weil es ihn noch nicht gibt, oder man sich bewusst von alten Prozessen trennen möchte. Ganz besonders dann, wenn es um Prozesse für Kunden geht, ist diese Herangehensweise zu bevorzugen. Man definiert dafür zumindest eine wesentliche Rahmenbedingung die der Prozess jedenfalls erfüllen muss. Eine solche kann zum Beispiel lauten: der Kunde soll mit maximal drei Klicks in einem Online-Shop ein Produkt finden und eine Preis-, und Lieferinformation erhalten.

Über die Grenzen hinweg

Da für jede Prozessdefinition ein ganz bestimmter Anfang und Ende festzulegen ist, grenzt man den Ablauf automatisch von anderen Prozessen ab. Jedem Prozessanfang geht ein anderes Prozessende voraus und jedem Prozessende folgt ein anderer Prozessanfang. Da kaum ein Unternehmen die gesamte Prozesskette abbildet sondern sich auf seine Kernkompetenz konzentriert, ist es trotzdem im eigenen Interesse, genau zu analysieren, was vor und nach den von mir gestalteten Prozessen passiert. In unserer Rolle als Konsument lernen wir es zu schätzen, wenn dieses „hand-over“ reibungslos funktioniert. Genau dann entsteht ein großer Mehrwert für unsere Kunden. Ein Beispiel: wenn ich online einen Flug buche und mein elektronisches Ticket in der App meiner Fluglinie aufrufen kann, vor Abflug in der App meinen Sitzplatz aussuchen kann und dafür gleich meinen Boardingpass in der Wallet am Smartphone speichere den ich dann beim Security-Check und am Gate scannen lassen kann, habe ich einen medienbruchfreien Prozess gestaltet der ein positives Kundenerlebnis bietet.

Nahtstellen

Früher sagte ja man gerne Schnittstellen zu dem Punkt, an dem ein technisches System mit einem anderen Daten austauschte. Um den trennenden Charakter dieser Bezeichnung ins Positive zu drehen, kam dann der Begriff Nahtstelle, also etwas Verbindendes, verstärkt auf. Eine semantische Spitzfindigkeit mit einer wichtigen Botschaft: besser zusammen etwas gemeinsam verwirklichen als absichtlich eine Trennung zu produzieren. Sieht man sich in der heutigen Welt der unterschiedlichsten EDV-Prozesse um, so sind immer mehr ausgereifte aufgabenspezifische Prozesse vorhanden die sich mittels Nahtstellen sehr gut und verhältnismäßig einfach zu einer Prozesskette verbinden lassen. Das ist nicht nur effizient sondern auch sehr oft mit einem angenehmen Kundenerlebnis verbunden. Das betrifft auch interne Abläufe die früher mit langen Durchlaufzeiten, jeder Menge Papier und manueller Arbeit verbunden waren.

Was auf den ersten Blick recht aufwendig und bürokratisch klingt, macht sich auf lange Sicht bezahlt. Prozesse zu definieren und zu optimieren, passiert im großen Stil meist nur einmal. Dafür sparen Sie aber bei jedem Durchlauf des Prozess viel Zeit und schaffen dabei Wohlgefallen. Wenn Sie das nächste Mal etwas bemerken was nicht rund läuft, machen Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie den Prozess. Vom Anfang bis zum Ende.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Anforderungen | #06

Anforderungen sind ein wesentlicher Teil meiner Arbeit. Anforderungen zu erheben, zu überprüfen oder neu zu schreiben. Anforderungen bilden die Referenz für alle weiteren Entscheidungen wie das Projektbudget oder die Definition von Änderungen der Anforderungen. Und irgendwo im Hinterstübchen werkeln noch die Anforderungen an sich selbst. Mal mehr mal weniger zu unserem Wohle.

Wie entstehen Anforderungen?

Die Anforderung bezüglich dieser Kolumne an mich selbst ist, jede Woche zwischen 3500-5000 Zeichen zu schreiben und mit dem Inhalt einen Mehrwert für meine LeserInnen zu schaffen. Das ist nicht immer einfach aber überschaubar. Bei umfangreicheren Projekten gibt es immer eine Vorgeschichte und meistens auch mehrere Zielgruppen, die mit dem Ergebnis einen Mehrwert bekommen sollen der aber nicht immer von Beginn an klar definiert ist.

Personas

Personas bilden ein exemplarisches Abbild einer Person und deren Wünsche und Bedürfnissen. Das Ergebnis kann vielerlei Formen annehmen. Ein Stück Software aus der die Persona einen Nutzen zieht, ein haptisches Produkt das die Persona verwenden soll oder, in der heutigen Zeit immer öfter, die Kombination aus beidem. Personas helfen, uns in diese AnwenderIn hineinzuversetzen und aus deren Perspektive und antizipierter Umgebung das neu geschaffene Ergebnis zu definieren.

Anwendungsszenarien (Use Cases)

Anwendungsszenarien beschreiben eine klar abgrenzbare Funktion mit einem konkreten Ergebnis. Wenn ich zum Beispiel ein Online-Kundenportal einrichten möchte, dann wäre ein so ein Use Case, dass die/der KundIn nach dem anmelden alle ihre/seine letzten Transaktionen sehen soll. Die Definition solcher Use Cases scheint manchmal „eh kloar“ und selbstverständlich. Trotzdem ist es notwendig sie zu definieren oder zumindest gute Beispiele vorzulegen anhand dessen sich das Umsetzungsteam orientieren kann. Schließlich geht es zu Beginn darum eine möglichst genau Aufwandsschätzung abzugeben und sich unliebsame Überraschungen bei der späteren Abnahme zu ersparen.

Definitionssache

Alles ist Definitionssache. Die Anforderung von vorhin „Alle Tranksaktionen“ anzuzeigen ist nicht eindeutig. Alle aus dem aktuellen Monat, Quartal, Jahr, Jahrzehnt? Hinter jeder dieser Antworten stehen unterschiedlich komplexe Umsetzungsvarianten die sowohl zeitlich als auch geldmäßig erheblich voneinander abweichen. Mit wem auch immer Sie diese Anforderungen erheben, irgendwann wird die Frage „Müssen wir das wirklich so genau festhalten?“ kommen. Aus Erfahrung kann ich Ihnen versichern, dass es aus den bereits genannten Gründen notwendig ist.

Definition des Unbekannten

Eine besondere Herausforderung ist die Definition von noch unbekannten Variablen. Besonders bei neuen, noch nicht existenten Produkten oder Services, sind oft Annahmen zu treffen für die es noch keine Evidenz gibt. Trotzdem eine Definition zu treffen, hilft Ihnen später dabei eine bewußte Änderung der Anforderungen durchzuführen und auch zu argumentieren. Gerade in der digitalen Welt ist es üblich getroffene Annahmen rasch zu verifizieren und nachzubessern. Niemand erwartet von Beginn an ein hundertprozentig stimmiges Feature Set.

Latente Anforderungen

Wenn Sie heute jemanden fragen, was „die perfekte Armbanduhr“ können muss, wird kaum jemand mehr darauf antworten, dass die Zeit genau angezeigt werden soll. Das ist selbstverständlich. Ob die Uhr bestimmte Funktionen haben muss oder als Statussymbol funktionieren soll, erfährt man erst nach genauerem Fragen und zuhören. Wichtig dabei ist es, persönlich unvoreingenommen zu fragen und auf die Antwort zu warten. Nicht immer decken sich die eigenen Anforderungen mit denen anderer.

Anforderungen leben

Unsere persönliche Umgebung und Arbeitsumgebung verändert sich laufend und so ändern sich unsere Anforderungen. Wenn KundInnen merken, dass Sie deren Feedback ernst nehmen und rasch nachbessern, stärken Sie deren Vertrauen ihn Ihr Angebot und erhöhen deren Loyalität als Kunde. Die wenigsten wechseln freiwillig wenn sie merken, dass sie als KundInnen mit Ihren Anforderungen ernst genommen werden.

Anforderungen zu definieren ist ein teils mühsamer und langatmiger Prozess. Er macht sich aber später bezahlt und ermöglicht eine reibungslosere Umsetzung.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Digital Distancing | #05

Digital Distancing hat bereits mit der alltäglichen Nutzung von E-Mail, Chats und Instant Messaging begonnen. Mit diesen Kommunikationsmitteln wurde es immer weniger notwendig, in persönlichen Face2Face Kontakt zu treten um etwas zu besprechen. Zusätzlich konnten, bei gleichem Aufwand, x-beliebig viele andere EmpfängerInnen in diesen Kontakt mit eingebunden werden. Brauchen wir zukünftig also gar keinen persönlichen Kontakt mehr?

Social Distancing

In der aktuellen Lage ist es absolut notwendig, den persönlich-physischen Kontakt zu minimieren um unser gesamtes Wirtschaftssystem aufrecht zu erhalten und manchen das persönliche und wirtschaftliche Überleben zu sichern. In diesen Fall können wir froh sein, über die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten zu verfügen, und, eingeschränkt aber doch, wie bisher weiter zu machen.

Gesellschaftliches Defizit

Nach einigen Monaten digital distancing merkt man aber, dass einem doch bestimmte Rituale und wertvoller persönlicher Austausch zu fehlen beginnen. Die mehr oder weniger zufälligen Treffen am Morgen bei der Kaffeemaschine, das gemeinsame Mittagessen in der Kantine oder die Rauchpausen zwischendurch, waren immer ein wichtiger Bestandteil der gemeinsamen Interaktion in der nicht selten auch wichtige berufliche Neuigkeiten und Informationen ausgetauscht und so manche neue Idee geboren wurde. Virtuelle Kaffeepausen vor dem Monitor haben diese Qualität einfach nicht.

Home Office Vorteile

Der geringeren Anwesenheit im Büro steht eine angenehmere Arbeitsumgebung daheim gegenüber. Wenn es die Büroinfrastruktur nicht hergibt, dann können manche Tätigkeiten in einem ungestörten Umfeld einfach besser und effizienter erledigt werden. „Deep Work“ erledigt sich im Home Office ungestört rascher als im Großraumbüro. Selbst active-noise-cancelling Kopfhörer helfen nicht gegen plötzlich vorbei kommende KollegInnen die einem aus dem Arbeitsflow reißen.

Teamwork

Es gibt inzwischen einige Online-Werkzeuge, die gemeinsames [er]arbeiten möglich machen. Trotzdem sind wir noch nicht soweit, dass aus rein virtueller Zusammenarbeit der gleiche Mehrwert entsteht, wie aus physischer Zusammenarbeit in ein und demselben Raum. Die Stimmung in so einem Raum, die teilweise parallel laufenden, spontanen Interaktionen finden online nicht statt und rauben der Zusammenarbeit wichtige Impulse. Dazu kommt noch, dass bei der Arbeit an greifbaren Produkten, das haptische Erlebnis nicht vorhanden ist.

Die Hybridvariante

Schon vor der Pandemie haben viele Unternehmen mit tageweiser Arbeit aus dem Home Office gute Erfahrungen gemacht. Oftmals assoziieren wir immer noch eine Nicht-Erreichbarkeit mit der Arbeit die nicht vor Ort im Büro stattfindet. Davon muss man sich endgültig verabschieden. Der einzige Unterschied zwischen dem Büro und dem Heimbüro ist die geographische Lage. Schließlich sind manche KollegInnen auch im Büro einen ganzen Tag lang nicht gut erreichbar weil Sie an einem Workshop teilnehmen oder an langen Besprechungen. Der Effekt, zeitweise keine unmittelbaren Antworten zu bekommen, ist da wie dort der gleiche. Sollte das ein Problem sein, dann läuft auf einer ganz anderen Ebene etwas nicht rund.

Was ist nun besser?

Das lässt sich eindeutig beantworten: es hängt davon ab. Es hängt davon ab, welche Unternehmenskultur Sie in ihrem Unternehmen haben oder zukünftig haben wollen. Es hängt davon ab, wie sich Ihre Arbeit mit und für Kunden gestaltet. Es hängt davon ab, welche Möglichkeiten Ihre MitarbeiterInnen und KollegInnen haben oder bereitgestellt bekommen um teilweise auch von außerhalb des Büros arbeiten zu können. Als soziale Wesen, die wir alle nicht nur im Privatleben gerne mit anderen Menschen zusammen sein und etwas erleben und unternehmen wollen, tut man sicher gut daran, das auch im beruflichen Kontext zu beherzigen. Technologie ist primär als Ermöglicher zu sehen und nicht als Selbstzweck. Die spannende Herausforderung ist es, den für Sie passenden Anwendungsmix der vielen technischen Möglichkeiten zu finden um Digital Distancing zu vermeiden – zum Wohle Ihrer MitarbeiterInnen und KundInnen.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Kommunikationsverständnis | #04

Kommunikationsverständnis setzt sich zusammen aus Kommunikation und Verständnis. Kommuniziert wird heutzutage mehr denn je aber nicht immer das gleiche verstanden. Arbeit wird immer arbeitsteiliger. Mehr Menschen arbeiten an einem Projekt mit und dadurch erhöht sich die Menge an Kommunikation zwischen den Beteiligten. Da diese Kommunikation verstärkt in geschriebener Form (E-Mail, Chat, Nachrichtendienste, etc.) abläuft, ist das gegenseitige inhaltliche Verständnis wichtiger denn je. Hier ein paar Ansätze um das aneinander vorbeireden zu verhindern.

Gemeinsame Vision

Jedes Projekt hat ein bestimmtes Ergebnis als Ziel. Dieses Ergebnis so zu definieren, dass damit Leitplanken für den Umfang und die Arbeitsweise gleich zu Beginn festgelegt werden. Daran kann sich jeder orientieren und sich immer wieder die Frage stellen, ob die Konsequenzen einer Entscheidung noch innerhalb dieser Leitplanken liegen oder nicht. Dabei werden keine detaillierten Anweisungen erstellt sondern vielmehr nur die Blickrichtung aufgezeigt.

Arbeitsteilung

Gerade bei Digitalisierungsprojekten ist die [technische] Abgrenzung zwischen den Beteiligten sehr wichtig. Im Best Case werden von zwei Beteiligten Funktionen umgesetzt, die dann doppelt vorhanden sind. Im Worst Case denkt der eine, dass die anderen diese Funktionalität mitbringen und umgekehrt. Beide Fälle werfen die Ressourcenplanung gehörig durcheinander. Entweder wurde zu viel Zeit und/oder Geld verbraucht oder es entsteht eine nicht geplante Budget-Lücke.

Schnittstellen

Wenn mehrere Beteiligte an einem Projekt arbeiten und die einzelnen Module auch miteinander funktionieren sollen, wird dies in den meisten Fällen über technische Schnittstellen verwirklicht. Standardprodukte haben meistens bereits vorgefertigte Schnittstellen, maßgeschneiderte Lösungen müssen diese neu definieren. Lassen Sie sich aber vom Begriff „Standardschnittstelle“ nicht täuschen. In vielen Fällen ist damit nur ein bestimmter Aufbau gemeint – welche Daten dann wirklich ausgetauscht werden sollen und ob in der Schnittstelle auch noch eine Verarbeitungslogik miteingebaut wird, hängt von vielen Faktoren ab. Und genau diese Faktoren machen dann eine genaue Betrachtung und Abstimmung notwendig.

Technologien & Rahmenwerke

In der Softwareprogrammierung haben sich in den letzten Jahrzehnten eine Vielzahl an Frameworks (Rahmenwerke) etabliert, die man ähnlich wie einen Lego-Baukasten verstehen kann. Für vorgegebene Anwendungen gibt es eine Bauanleitung etwas zusammen zu bauen. Für individuelle Anwendungen gibt es keine Bauanleitung sondern nur das Verständnis wie die einzelnen Bausteine funktionieren und wofür man sie einsetzen kann. Hier entsteht eine sehr große Vielfalt an Möglichkeiten die im Umkehrschluss eine genaue Definition benötigt.

Agilität

Agilität beschreibt heutzutage vor allem eine iterative Vorgehensweise. Man beginnt mit der aus Benutzersicht beschriebenen Anforderung, setzt diese um und testet die Funktion. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse, werden in einem neuen Durchgang berücksichtig und adaptiert. Das passiert so lange noch Zeit und/oder Geld für diese Anforderung vorhanden ist. Im Gegensatz zu früher, als zu Beginn bis ins kleinste Detail jede Funktion vorab definiert wurde, erspart man sich diesen Anfangsaufwand und nutzt ihn während der Umsetzung. Auch das verlangt eine regelmäßige Abstimmung – also viel zeitnahe Kommunikation.

Qualitätsanspruch

Jeder von uns hat aufgrund bisheriger Erfahrungen eine individuelle Einstellung wie etwas auszusehen und zu funktionieren hat. Besonders bei der Nutzung von digitalen Werkzeugen, haben sich bestimmte Muster in der Bedienung herauskristallisiert die als intuitiv und einfach wahrgenommen werden. Am einfachsten bemerken Sie das, wenn Sie zwischen einem Android- und einem Apple-Smartphone wechseln und die gleiche Aktion ausführen sollen. Das Ergebnis, zum Beispiel einen Kontakt abspeichern, ist das gleiche. Der Weg dahin aber unterschiedlich. Im Web oder bei web-basierten Softwareprogrammen ist der die Erwartungshaltung, wie ein bestimmter Ablauf funktioniert, ebenso unterschiedlich. Am einfachsten ist es, anhand von Beispielen Ihre Vorstellungen einzubringen.

Regelmäßige Abstimmungen

Früher hat man Projekte beauftragt, hat monatlich seinen Fortschrittsbericht bekommen und frühestens bei der Testphase zum ersten Mal einen ersten optischen und funktionalen Eindruck bekommen. Zu diesem Zeitpunkt ist schon viel Arbeit in das Projekt geflossen. In der Zeit kann sich das Kundenverhalten geändert, eine neue Technologie etabliert oder einfach nur der Geschmack der/des AuftraggeberIn geändert haben. Deshalb ist es unbedingt notwendig, in kurzen Abständen, am besten wöchentlich, einen Status zu erheben, sich Fortschritte zeigen zu lassen und nicht nur auf die „Grün-Meldung“ im Fortschrittsbericht zu achten. So ein Update dauert nicht länger als fünfzehn Minuten und ist sinnvoll investierte Zeit – vor allem um Fehlentwicklungen möglichst frühzeitig zu erkennen.

Die wichtigsten Punkte:

– [Er]klären Sie frühzeitig das big picture
– Fordern Sie eine genaue inhaltliche Abgrenzung zwischen allen Beteiligten
– Legen Sie fest, welche Datenströme entstehen sollen damit das in/mit Schnittstellen auch ermöglicht werden kann
– Verstehen Sie agil als iteratives Vorgehen mit Lern-, und Verbesserungsmöglichkeit
– Legen Sie Ihren Qualitätsanspruch anhand von Beispielen fest
– Regelmäßig kurze Steuerimpulse kosten weniger Energie als gegen Ende das Steuer komplett herumzureissen

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Digitalknigge | #03

Digitalknigge. Es liegt auf der Hand, dass es eine auf die neuen Rahmenbedingungen angepasste zwischenmenschliche Umgangsform braucht. Ein Großteil der Kommunikation hat sich in kurzer Zeit von persönlichen Treffen in physischen Besprechungsräumen in virtuelle Treffen in digitalen Besprechungsräumen verlegt. Um ähnlich gute oder sogar noch bessere Ergebnisse zu erzielen, hilft ein gemeinsames Verständnis wie man sich unter solchen Gegebenheiten verhält.

Das Timing

Ein großer Vorteil von virtuellen Besprechungen ist der Entfall der Anreise zum vereinbarten Besprechungsort. Egal ob mehrere Personen aus einem Gebäude oder aus verschiedenen Städten teilnehmen, für alle ist der Weg auf Null reduziert, da der eigene Arbeitsplatz zum Besprechungsraum wird. Aufgrund dieser Tatsache ist die Verlockung groß, ein Meeting unmittelbar an das nächste anschließen zu lassen. Lassen Sie das sein. Tun Sie sich und den anderen den Gefallen, zumindest fünf Minuten Pause zwischen den Besprechungen Platz zu lassen. Kurz aufzustehen, sich etwas zu trinken zu holen oder das WC aufzusuchen wirkt sehr erleichternd. Außerdem ermöglicht es jedem kurz abzuschalten, das eben besprochene zu verarbeiten und vor allem sich gedanklich auf das nächste Thema vorzubereiten. Auch wenn Ihnen Outlook immer eine volle halbe oder ganze Stunde als Beginn- und Endzeit vorschlägt, sie können das manuell überschreiben.

Ihre persönliche Umgebung

Trotz Breitbandinternet ist die Bild- und Tonqualität nie so gut wie bei einem persönlichen Treffen. Vermeiden Sie also jegliche Hintergrundgeräusche und wenn möglich einen Raum mit vielen glatten und harten Oberflächen die sehr unangenehme Halleffekte am anderen Ende der Leitung ankommen lassen. Das mindert nicht nur das akustische Verständnis sondern strengt auf Dauer auch unglaublich mehr an. Wenn Sie sich Ihr Büro mit jemanden teilen, dann geben Sie Bescheid damit sich die KollegIn darauf einstellen kann und leiser telefoniert oder dazu kurzzeitig den Raum verlässt. Für sensible Gespräche empfiehlt es sich sowieso die Unterhaltung in einem ungeteilten Raum abzuhalten.

Verhalten im virtuellen Besprechungsraum

Sie kennen ja den Effekt, dass sich der Lautstärkenpegel stetig erhöht wenn mehrere Menschen gleichzeitig reden. Das ist im virtuellen Raum nicht anders und wird durch die geringere Tonqualität noch zusätzlich verstärkt. Viele der gängigen Kommunikationstools haben inzwischen die Möglichkeit, per virtuellem Handzeichen den Wunsch anzukündigen, etwas an der Diskussion beitragen zu wollen. Hört man nur zu, empfiehlt es sich das eigene Mikrophon stumm zu schalten, da selbst die eigenen Atemgeräusche, Tastaturgeräusche, Hintergrundgeräusche aus dem Raum oder sogar Nebenraum übertragen werden und bei allen anderen für Irritation sorgen. Das hat den guten Nebeneffekt, dass man sich weniger oft gegenseitig ins Wort fällt und den Gedankengang der anderen Person zu Ende anhören kann.

Klare Agenda

Eine klar kommunizierte Agenda war schon immer ein Vorteil für die effiziente Abhaltung einer Besprechung. Bei virtuellen Besprechungen ist das nicht anders. Im Gegenteil. Die einladende Person oder der/die Moderatorin kann die Agenda per Screen-Sharing einfach mit allen TeilnehmerInnen teilen und so Punkt für Punkt abarbeiten und die Informationen danach auch digital teilen.

Fazit

So sehr ich selbst das persönliche Gespräch schätze, sehe ich auch die Vorteile von virtuellen Meetings sofern sich alle an die neuen Rahmenbedingungen halten. Zusammengefasst sind das die folgenden Punkte:

Vor der Besprechung:
– Technikcheck (erkennt die Software die Kamera und das Mikrofon)
– Ist es in meinem Raum entsprechend ruhig? Habe ich mein Telefon/Handy auf lautlos oder auf die Sprachbox umgeleitet?
– Habe ich die Agenda gelesen und bin inhaltlich vorbereitet?

Während der Besprechung:
– wenn ich nicht spreche, stelle ich mein Mikrophon auf lautlos
– ich gebe Bescheid, falls ich kurz abwesend bin
– bei sehr großer Teilnehmeranzahl sage ich vor meiner Wortmeldung wer ich bin
– nutze ich eine Kamera, ist das Bild gut ausgeleuchtet und lenkt der Bildausschnitt nicht von mir ab?
– Bin ich im Homeoffice trotzdem akzeptabel angezogen?

Nach der Besprechung:
– ich gönne mir eine kurze Pause um das besprochene zu verarbeiten und mir Notizen zu machen
– ich nutze die Pause für mich persönlich um mir die Beine zu vertreten, Luft zu schnappen und meinen Augen ein Bildschirmpause zu gönnen

Im Gegensatz zu Besprechungen mit anderen Personen in ein und demselben Raum, ist die Wahrnehmung in einem virtuellen Raum anders und eingeschränkt. Die Einschränkung müssen wir durch einen Fokus auf die anderen Wahrnehmungen ausgleichen. Das ist anstrengend und noch immer ungewohnt für uns alle. Deswegen ist es wichtig, seine Erwartungshaltung entsprechend anzupassen und sich die Digitalknigge zu vergegenwärtigen. In Ihrem eigenen und dem Interesse aller anderen.

 

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Stammdatenpflege | #02

Stammdatenpflege gilt als langweilige und manchmal sogar bürokratische Aufgabe in einem Unternehmen. Dabei können Sie mit aktuellen Daten viel effizienter arbeiten, mehr Funktionalitäten ermöglichen und die Kundenzufriedenheit merklich erhöhen. Ein Plädoyer für die am wenigsten geliebte und am meisten unterschätzte Tätigkeit in Ihrem Unternehmen.

Kundendaten

Denken Sie für einen Moment an die letzte Zusendung (egal ob postalisch oder per Email) zurück. War Ihre Anrede korrekt? Ihr Name richtig geschrieben? Vor- und Nachname, sofern verwendet, nicht verwechselt? Ihr akademischer Titel richtig geschrieben und and der korrekten Stelle? Ich bin sicher, dass einige unter Ihnen zumindest eine der obigen Fragen mit Nein beantworten können. Das muss nicht sein. Mit entsprechender Stammdatenpflege ist es einfach möglich, diese Daten zu korrigieren und vielleicht sogar noch Profit daraus zu schlagen. Nicht selten, können Sie mit der simplen Frage „Sind Ihre Daten noch aktuell?“ sowohl ihre Datenqualität erhöhen als auch mit einem Angebot verknüpfen.

Lieferantendaten

Ganz ähnlich sieht es bei den Daten ihrer Lieferanten aus. Auch da ist es von hoher Relevanz, dass diese am aktuellen Stand sind um den formalen Bestimmungen der Bestellung und Rechnungslegung zu folgen. Haben Sie einen Überblick, wie oft Bestellungen und/oder Rechnungen neu ausgestellt werden müssen? Das ist ein guter Indikator, wie es um die Datenqualität ihrer Stammdaten bestellt ist.

Datenstruktur

Es gibt Daten, die an den unterschiedlichsten Stellen immer wieder gebraucht werden und daher auch einheitlich sein müssen. Ein Klassiker dafür sind Adressdaten. Kunden- oder Lieferantenadressen ändern sich immer wieder. Wenn Sie es schaffen, für die Eingabe nur eine Datenquelle zu verwenden (z.B. Straßenverzeichnis von Google oder der Post) dann ist die verwendete Adresse auch einheitlich. Selbst wenn die Adresse falsch ist, ist sie dann einheitlich falsch. Was paradox klingen mag, ist im Falle einer Nachforschung viel einfacher zu beheben als einen Kunden mit zwei oder mehreren Adressen im System zu haben und auf die richtige Adresse zusammenzuführen.

Datenquellen

Für saubere Daten empfiehlt es sich, immer die gleiche Datenquelle zu verwenden. Nehmen wir wieder das Beispiel der Adresse. Wenn Sie in einem Programm die Länderbezeichnung als ISO-Kürzel (AT=Österreich, DE= Deutschlang, etc.) verwenden und in einem anderen Programm die Kürzel AUT, GER und oder gar die ausgeschriebene Variante, wird es bei jedem Versuch, Daten zu konsolidieren oder Abfragen zu erstellen, immer wieder zu Problemen kommen die viel Zeit und Geld kosten.

Datenpflegeprozess

Um ihre Stammdaten korrekt zu bekommen und zu halten, ist es notwendig dafür einen entsprechenden Ablauf zu etablieren. Idealerweise gibt es nur eine Stelle im Unternehmen, die Herrin über diesen Prozess ist. Solange sie noch kein Online-Portal haben in dem KundInnen und LieferantInnen Ihre Daten selbst pflegen können (ein kleiner Prozentsatz wird das leider trotzdem nie tun), übernimmt diese Stelle die Aufgabe die entsprechenden Daten zu ändern oder neu anzulegen. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Firmenkunden gewinnen, ist es die Aufgabe dieser Stelle den genauen Firmenwortlaut, Adresse, AnsprechpartnerInnen, Steuernummer, Firmenbuchnummer, etc. zu erfassen und als Kontakt, als Debitor, als Userkonto, etc. anzulegen. Änderungen an diesem Datensatz werden ebenfalls von dieser Stelle durchgeführt. Es wird im Tagesgeschäft Momente geben in denen Sie das als zu langsam und mühsam empfinden. Ich kann Ihnen aber versichern, dass Sie mit der Zeit Gefallen daran finden werden, immer mit aktuellen Daten zu arbeiten.

Systemische Verankerung

Der große Vorteil von digital vorhandenen Daten ist, dass sie immer und überall in gleicher Qualität vorhanden sind. Anstelle in einem Newslettersystem, dem Buchhaltungssystem, dem Email-System und diversen anderen Softwareprogrammen jeweils die gleichen Daten vorzuhalten, referenziert man diese Systeme auf eine zentrale Datenquelle. Dazu gibt es Schnittstellen, die diese Verbindung ermöglichen und den regelmäßigen Datenaustausch sicherstellen. Es ist hilfreich, diese Vernetzung grafisch darzustellen um einerseits den Datenfluss zu visualisieren und andererseits neue Möglichkeiten der Vernetzung zu etablieren. Das gilt nicht nur innerhalb Ihres Unternehmens sondern auch für den Datenaustausch mit anderen Unternehmen. Der Vorteil daran ist, dass der Austausch rund um die Uhr erfolgen kann und nicht von der Anwesenheit Ihrer MitarbeiterInnen abhängig ist. Die Zeiten, in denen regelmäßig Daten als Anhang per E-Mail versendet werden um auf der Empfangsseite manuell weiter verarbeitet zu werden, sind Geschichte.

Die häufigsten Fehler
– schnell mal etwas ändern (unsauberes arbeiten)
– an der falschen Stelle ändern (unsaubere Software Logik)
– nicht nachvollziehbar ändern (keine Änderungsprotokolle)
– keine Abhängigkeiten definiert

Erfolgsfaktoren für Ihre Stammdatenpflege
– vorhandene Datenquellen und datenverarbeitende Systeme visualisieren
– Eigenen Prozessablauf und Verantwortlichkeit schaffen
– Schnittstellen schaffen und Systeme miteinander verknüpfen
– Kontinuierlich Daten erheben und aktualisieren

Fazit

Das reine Vorhanden sein von Daten ist heute gerade noch ausreichend. Ordentliche Stammdatenpflege ist die Chance, wie Sie aus einer unangenehmen Notwendigkeit eine wichtige Aufgabe mit Mehrwert für Ihr Unternehmen machen können.

 

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

#01 einfach.digital

Einfach digital. Digital einfach.

Ich stelle mir gerade vor, wie Sie sich jetzt denken: nicht noch ein Newsletter über das Thema Digitalisierung. Laaangweilig. Ich verstehe Sie. Technisch sehr versierte LeserInnen finden sich sicher anderswo besser aufgehoben. Mein persönlicher Anspruch ist es, dieses Thema so aufzubereiten, dass es einfach verständlich und praktisch anwendbar ist.

Themenfokus
Jedes Thema bringt unzählige Aspekte mit sich, die wir alle für uns gerne sortieren und priorisieren. Das ist bei Digitalisierung nicht anders. Mein Fokus richtet sich auf folgende vier Bereiche: Handwerkszeug, Digitaler Büroalltag, Neue Geschäftsmodelle und Führungskultur. Warum gerade diese vier Themenfelder wichtig sind und wie sie zusammenhängen werde ich in meiner neuen Kolumne #einfachdigital für Sie erarbeiten. Die Grundprinzipien passen für das Ein-Personen-Unternehmen genauso wie für Klein- und Mittelbetriebe.

Themeneinstieg und Übersicht

Null und Eins

So einfach die binäre Welt aus Nullen und Einsen sich darstellt, so vielschichtig ist das Zusammenspiel aus Mensch und digitaler Technik. Computer verstehen nur Null oder Eins – ja oder nein. Mit dem menschlichen „vielleicht“ klappt es noch nicht so wirklich. Das ist ein Grund warum sich manche Menschen mit der digitalen Technologie schwer tun aber bei weitem nicht der Einzige.

Zurück in die Zukunft

Als ich vor zwanzig Jahren in die IT-Branche einstieg, betreute ich knapp 120 KollegInnen bei Ihren alltäglichen PC- und Softwareproblemen und wickelte nebenbei kleinere IT-Projekte ab. Das war Turnschuh-EDV vom Feinsten. Überraschender Weise hat sich an den PC- und Softwareproblemen von damals nicht viel geändert. Weiters überraschend ist, dass in der Personalauswahl zwar PC-Grundkenntnisse gefordert, diese aber selten wirklich überprüft oder im Rahmen von Personalentwicklung entsprechende Schulungen verordnet werden. Man kann es drehen und wenden wie man will: diese Fähigkeiten sind heute, unabhängig davon um welchen Job es geht, ebenso notwendig wie entsprechende Sprachkenntnisse, Lesen und Schreiben.

DigitalisierungsgewinnerInnen

Mittelfristig werden all jene zu den „DigitalisierungsgewinnerInnen“ gehören, die mit neuen Werkzeugen – dazu gehört die Bedienung von PCs, Smartphones und Tablets mitsamt der entsprechenden Standardsoftware – umgehen können oder es lernen wollen. Egal welche Branche man sich ansieht, eher früher als später werden digitale Helferlein zum Einsatz kommen und für die braucht es Menschen die sie bedienen und richtig einsetzen können.

Das Handwerk

Als ursprünglich gelernter Tischler kenne ich das Gefühl, wenn man mit seinen Händen etwas herstellt und Abends nach getaner Arbeit die Muskelanstrengung spürt. Inzwischen hat sich auch in diesem Handwerk der Einzug von computergestützten Fertigungsmaschinen längst vollzogen. Das Wissen um die Materialbearbeitung und ist aber deswegen längst nicht obsolet geworden. Ganz im Gegenteil. Es ergeben sich nun neue Möglichkeiten Materialien zu bearbeiten. Zuletzt hat sich mit der Elektrifizierung der Werkstätten ebenso vieles verändert. Und jene, die damals diese Entwicklung angenommen und sich damit auseinander gesetzt haben, profitieren heute noch davon.

Der digitale Büroalltag

Als haptischer Mensch bin ich kein kompromissloser Verfechter des papierlosen Büros. Allerdings bin ich bestrebt danach, möglichst wenig Papier zu verwenden. Das hat zwei Gründe. Erstens, aus Umweltschutzgründen. Die Unmengen an Papier die für Kopien und Kopien der Kopien verbraucht werden ist wirklich haarsträubend. Zweitens, die Effizienz und Genauigkeit. Das praktische an elektronisch erfassten Daten ist, dass sie ohne großen Aufwand und Ressourcenverbrauch beliebig oft, an den unterschiedlichsten Stellen, zeitgleich verfügbar sind. Bei einer Weiterverarbeitung können sie nicht unabsichtlich verändert werden. Die Zeiten, in denen Abteilung für Abteilung eine Kopie eines Dokuments für sich abheftete, um einen Bruchteil der enthaltenen Informationen nochmals händisch abzutippen, sind endgültig vorbei. Es gibt keine Notwendigkeit mehr dies zu tun.

Der versteckte Wandel

Was durch eine technisch verursachte Veränderung beginnt, zieht unmittelbar eine organisatorische Veränderung nach sich. Meiner Einschätzung nach, ist diese auch die weit größere Herausforderung der Digitalisierung wie sie derzeit stattfindet. Wenn Informationen technisch nur mehr einmal vorhanden sind aber von mehreren Personen genutzt werden können, stellt sich in klassischen Organisationen die Frage: wer darf diese Informationen sehen und/oder bearbeiten. Im Papierzeitalter war das etwas einfacher: die Person, die eine Information auf Papier physisch in Händen hielt, hatte darüber die Verfügungsgewalt. Zumindest bis zum Aufkommen der leistbaren Kopiergeräte. Und selbst dann, wurde noch immer zwischen dem Original under Kopie unterschieden. Diese Unterscheidung ist im digitalen Zeitalter so gut wie unmöglich geworden.

Der neue Rohstoff

Die zweite Komponente der Digitalisierung ist, dass nicht nur Informationen sondern schon die Rohdaten selbst einen Wert bekommen haben. Jüngstes Beispiel waren die Bewegungsdaten unserer Mobiltelefone vor und während der Ausgangsbeschränkungen in Folge der Pandemie. Man konnte anhand der sich dynamisch verändernden Aufenthaltsorte der Mobiltelefone, die ja inzwischen fast jeder bei sich hat, feststellen, wann sich wo wieviele Menschen aufgehalten haben. Wusste man von einer positiv getesteten Person, dass sie in einem dieser Bewegungsströme unterwegs war, konnte man daraus ableiten, wie hoch die potenzielle Anzahl infizierter Personen sein könnte.
Ein anderes Beispiel sind Navigationssysteme. Stauwarnungen lassen sich nach genau dem gleichen Muster ableiten, wenn man weiß, wieviele Autos sich zeitgleich in einem Straßenzug mit geringer Geschwindigkeit vorwärts bewegen.

Neue Geschäftsmodelle

Mit diesen gesammelten Daten, lassen sich ganz neue Geschäftsmodelle entwickeln. Digitale Navigation kostet uns EndbenutzerInnen heute deswegen nichts mehr, weil durch die von uns produzierten Daten andere Services ermöglicht und oftmals kostenpflichtig angeboten werden. Manchmal sogar uns selbst. Diese Entwicklung ist bei vielen Unternehmen noch nicht angekommen oder verstanden worden. Der klassische Online-Shop ist nur ein digitales Abbild eines bisherigen physischen Geschäfts und oftmals der Einstieg in das Thema Digitalisierung.

Zusammenfassung

Mit diesem Themeneinstieg biete Ihnen meine Sicht auf die wichtigsten Zusammenhänge der Digitalisierung. Ein Startpunkt, um das Thema in Ihrem unmittelbaren Umfeld greifbarer zu machen und weiter voran zu treiben. Das Thema aussitzen wird diesmal nicht funktionieren. Besser wir gestalten alle gemeinsam mit.

 

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.