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Einfach Digital.

Informationen statt Papier bewegen

Digitalisierungsgebot #1

Aktenordner und Aktenschränke waren das Statussymbol der Zeit vor dem Internet. Alles wurde feinsäuberlich ausgedruckt, (mehrfach) kopiert. abgelegt und verschwand irgendwann in einem Archiv. Je nach dem wie lange diese Akten aufbewahrt werden mussten, füllten sie kleine Abstellkammern, ganze Kellergeschosse und manchmal sogar ausgelagert ganze Hallen. In manchen älteren Filmen sieht man noch diese Sequenzen, in denen etwas schrullige Typen, die schon lange kein Tageslicht gesehen haben, Herrin oder Herr über ein Archiv sind und nach langem Suchen meist unvollständige Informationen zum Vorschein brachten. Diese Zeiten sind nun vorbei. Informationen brauchen in digitaler Form viel weniger Platz und sind einfacher und schneller zu durchsuchen. Um das zu erreichen, sind allerdings einige Vorkehrungen zu treffen.

Struktur die bewegt

Digitalisierte Informationen sind vereinfacht gesagt Nullen und Einsen die auf Speichermedien verwaltet werden. Diese Verwaltung passiert am effizientesten, wenn Informationen in Kategorien strukturiert und dann miteinander verkettet werden. Einfaches Beispiel: eine Postadresse besteht immer aus einer Postleitzahl. Anstelle die Postleitzahl bei jeder Adresse neu einzugeben, wird eine Postleitzahl nur einmal erfasst und dann bei einer Adresse mit den anderen Daten (Straße, Türnummer, etc.) verknüpft. Das hat den Vorteil, dass bei einer Veränderung der Postleitzahl diese nur einmal geändert werden muss. Alle gleichen Postleitzahlen werden dann auch geändert. Dafür braucht es zu Beginn ein wenig Hirnschmalz diese Struktur aufzubauen. Mit der Struktur ersparen Sie sich später aber sehr viel Arbeit. Für die klassischen Informationsverwaltungaufgaben gibt es bereits genug vorgefertigte Schemen die dafür übernommen werden können. Niemand muss dafür das Rad neu erfinden.

Datenpflege

Daten und deren Auswertung sind nur gut solange sie gepflegt werden. Das bedeutet, dass regelmäßig Aktualisierungen notwendig sind. Das gilt besonders für Stammdaten. Damit sind vor allem Namen, Adressen, Telefonnummern aber auch E-Mail-Adressen gemeint die sie über die Zeit einfach ändern können. Als Kunde haben Sie es sicher schon gemerkt, dass ab und zu von Unternehmen die Ihre Kontaktdaten haben (und brauchen) eine Aufforderung zur Aktualisierung kommt. Das ist keine Schikane sondern stellt sicher, dass Sie beim nächsten notwendigen Kontakt auch erreicht werden können. Besonders bei Geschäftsbeziehungen die über lange Zeit laufen aber wenig Interaktion notwendig ist, sind solche Aktualisierungen sehr wichtig. Gleiches gilt für ihre rein intern verwendeten Daten. Adressen von Standorten, das Telefonverzeichnis, die Zimmernummer der MitarbeiterInnen sind ebenfalls aktuell zu halten da andere Abläufe diese Informationen benötigen um reibungslos zu funktionieren.

Datenzugriff

In den Zeiten, in denen jede Abteilung ihre eigene Aktenablage hatte, war damit der Zugriff zumeist auch geregelt. Entweder die Aktenschränke waren abgesperrt und nur die MitarbeiterInnen der Abteilungen hatten den Schlüssel oder es gab das ungeschriebene Gesetz, dass man nicht einfach in deren Aktenablage stöbert und sich womöglich auch noch einzelne Akten ausborgt oder kopiert. In der digitalen Welt, kann der Zugriff viel genauer und rollen-, oder personenspezifisch geregelt werden. Natürlich gibt es noch immer Dokumente, die nur für wenige ausgewählte Personen einsehbar sein sollen. Besonders Verträge, Forschungsergebnisse und ähnliches, sind meistens gut geschützt. Bei anderen Daten kann das durchaus anders gehandhabt werden. Es brauchen sicher nicht alle MitarbeiterInnen Zugriff auf die Buchhaltungsrohdaten, aber Zugriff auf sinnvolle Auswertungen können schon um einiges interessanter sein. Was spricht dagegen, wenn die MitarbeiterInnen zeitnah Einblick haben, wie es um die finanzielle Situation der Firma steht? Besser klare Fakten machen die Runde als Gerüchte die auf falschen Informationen beruhen.

Datensharing

Daten gemeinsam zu bearbeiten ist ein sehr wesentlicher Vorteil der Digitalisierung. Niemand muss mehr auf das Papierformular aus der anderen Abteilung warten sondern kann direkt auf den zentral vorhandenen Datensatz zugreifen und Änderungen oder Ergänzungen durchführen. Selbst wenn es sich dabei nur um eine simple Excel-Datei handelt, ist damit schon viel an Zeit und Qualität gewonnen. Diese Vorteil macht sich noch stärker bemerkbar, wenn die MitarbeiterInnen über mehrere Standorte verteilt sind oder, wie derzeit sehr üblich, von daheim aus arbeiten. Vor 20 Jahren war es noch sehr außergewöhnlich, wenn jemand von einem anderen Ort als dem Firmenstandort auf Daten zugreifen und diese bearbeiten wollte. Heute ist das de facto Standard und nur eine Frage der Firmenkultur ob diese Arbeitsweise verhindert oder gefördert wird.

Datenvernetzung

Selbst wenn man davon ausgeht, dass alle Papierdokumente zu einer Kundentransaktion in einem Raum vorhanden sind und die Personen, die diese Transaktion begleitet haben, ebenfalls, ist das noch immer nicht das gleiche wie wenn die Daten in digitaler Form vorhanden sind. In digitaler Form können unzählige Berechnungen in Sekundenschnelle ausgeführt werden, für die man händisch viel länger brauchen würde. Die aus diesen Berechnungen gewonnenen Erkenntnisse, sind heute die Grundlage für sowohl bessere Organisation als auch besseren Kundenservice und bessere Produkte und Dienstleistungen. Es geht weniger darum „alles“ von Ihren Kunden zu wissen sondern viel mehr darum, die vorhandenen Informationen zeitnah auswerten und richtig interpretieren zu können. Nicht von ungefähr kommen die in den letzten Jahren entstandenen Berufsbilder eines Data Scientist und Data Analyst.

Um Informationen zu bewegen, ist es notwendig sie zu strukturieren, zu pflegen, zugreifbar zu machen, zu teilen und zu vernetzen. Die ersten Schritte setzen Sie mit der Einstellung das zu wollen und als Vorbild auch so zu arbeiten. Die technische Machbarkeit wird Ihnen die geringsten Stolpersteine in den Weg legen.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

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Die 10 Digitalisierungsgebote | #18

Die 10 Digitalisierungsgebote sind entstanden, um ProjektmitarbeiterInnen einfacher zu erklären, worum es bei Digitalisierung geht und um Ihnen einen Leitfaden in die Hand zu geben. Dieser Leitfaden definiert Rahmenbedingungen, unter denen jeder entscheiden können darf und soll. Schließlich ist es in jedem Projekt einfacher, anstatt nur Problemen zugleich Lösungsvorschläge präsentiert zu bekommen. In den folgenden zehn Wochen stelle ich jede Woche eines der 10 Digitalisierungsgebote vor und beschreibe dessen Hintergrund und Wirkungsweise.

Warum 10 Gebote?

Eine berechtigte Frage. Es hätte ja ein dynamisches Duo, ein Trio infernale, die 4 Musketiere, die glorreichen Sieben, Oceans Eleven oder das dreckige Dutzend sein können. Nachdem aber die zehn biblischen Gebote als Handlungsempfehlung verfasst sind, fand ich diesen positiven Ton als am besten passende Analogie.

Warum Gebote?

Ich bin der Meinung, dass man mit Geboten mehr erreicht als mit strikten Handlungsanweisungen, die, bei Verletzung, immer negative Konsequenzen befürchten lassen. Nachdem es noch immer in einem Großteil der Unternehmen eine Kultur gibt, in der Konformität belohnt und Fehler machen bestraft wird, halte ich von Angst verbreitenden Maßnahmen nichts. Ich finde die Aussicht auf einfachere, erfüllendere Arbeit motivierender. Wenn man MitarbeiterInnen davon überzeugen kann, dass sie nach Anwendung der Gebote persönliche Erfolgserlebnisse haben werden, erreicht man damit eine sanfte, nachhaltige Veränderung in einer Organisation.

Ist die Verletzung der Gebote eine Sünde?

OK. Ich will keinesfalls päpstlicher als der Papst sein. In einer digitalen Welt ist sehr vieles binär – schwarz und weiß – ja und nein. In digital abgebildeten Prozessen werden Verletzungen der Gebote ziemlich rasch sichtbar. Nicht nur, weil ein begleitendes Monitoring so etwas leicht sichtbar macht, sonder auch weil nachfolgende Arbeitsschritte dann einfach nicht mehr funktionieren. Es ist ähnlich wie bei der Fließbandarbeit zu Beginn der Industrialisierung. Wenn die/der Arbeitskollegin am Anfang des Bandes etwas vergisst, kann der/die Nächste oder Übernächste nicht mehr weitermachen und muss das Band stoppen. Passiert das häufiger, leidet das ganze Unternehmen darunter und am Ende auch die Zufriedenheit der KundInnen. Kaufen diese weniger ein, gibt es weniger Umsatz. Mit weniger Umsatz sind irgendwann weniger Arbeitsplätze zu halten. Ein sehr verkürzter und vereinfachter Regelkreis der die Auswirkungen solcher „Sünden“ darstellen soll.

Die 10 Digitalisierungsgebote

#1 Informationen statt Papier bewegen.

#2 Daten einmal erfassen und mehrfach verwenden.

#3 Prozesse werden durch Rollen ausgeführt und nicht von Abteilungen.

#4 Hinter jedem Formular steckt ein Prozess.

#5 Die meisten Daten sind vorhanden.

#6 Den Prozess vom Ende her denken.

#7 Kundennutzen geht vor Eigennutzen.

#8 Daten erfassen. Informationen teilen. Wissen nutzen.

#9 Prozessverantwortung geht vor Abteilungsverantwortung.

#10 Bei jeder Schnittstelle erfolgt Kommunikation.

Die Nutzung der Gebote

In allen zehn Geboten steckt ein Denkanstoß, eine Aufforderung, eine Priorität oder einem Kombination davon. Besonders am Beginn von Digitalisierungsprojekten ist eine gründliche Analyse notwendig um mit einem klaren Zielbild zu starten. Idealerweise nimmt man diese Liste in jeden Workshop mit und misst die getroffenen Entscheidungen daran. Je öfter Sie das praktizieren, um so eher werden die Gebote von allen verinnerlicht. Damit schaffen Sie die zu Beginn erwähnte nachhaltige Veränderung in Ihrem Unternehmen.

Nächste Woche startet die Serie „Die 10 Digitalisierungsgebote“ mit Gebot #1 Informationen statt Papier bewegen.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

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Kompliziert | #17

„Es ist alles so kompliziert.“ Diesen Satz höre ich immer wieder. Vor allem im Zusammenhang mit Digitalisierung. Was damit aber wirklich gemeint ist, ist die Diskrepanz zwischen der oftmals versprochenen Vereinfachung durch Digitalisierung und den dafür notwendigen, initialen Aufwand. Wie also diese Hürde nehmen?

Es bleibt alles anders

Informationen in elektronischer Form werden anders gehandhabt als auf Informationen auf Papier. Diese Erkenntnis macht bereits klar, dass sich alle Abläufe, in denen ein Blatt Papier durch die Organisation wandert, ändern werden. Das wiederum bedeutet eine Organisationsveränderung die entsprechend organisiert und geleitet werden muss. Dieser Umstand wird leider all zu oft von den sichtbaren, technischen Änderungen überschattet. Da ein PC, dort ein Monitor, hier ein Tablet zum unterschreiben – das sind alles greifbare, sichtbare Artefakte die, wie jedes neue Werkzeug, zu Beginn den Reiz des Neuen ausstrahlen. Nur das Werkzeug alleine ist aber nicht die alleinige Problemlösung.

Neue Möglichkeiten

Wenn Informationen elektronisch vorhanden sind, können sie zur gleichen Zeit an mehreren Orten verfügbar gemacht werden und zugleich bearbeitet werden. Diese neuen Möglichkeiten stellen alles auf den Kopf. Man kann und muss Abläufe anders denken und sich zuerst von dem papiergebundenen Prozess gedanklich lösen. Diese gewohnten, eingeübten und sicher mehrmals optimierten Abläufe loszulassen ist eine große Herausforderung und oftmals Show Stopper für erfolgreiche Projekte.

Auseinandersetzung

Früher, zu Beginn der Industrialisierung, spielten sich Veränderungen vor allem durch Maschinen ab, die alles bisherige schneller und qualitativ besser machen konnten. Ein bekanntes Muster wurde linear weiter entwickelt. Solche linearen Weiterentwicklungen sind für uns leicht zu begreifen. Die Digitalisierung treibt solche Weiterentwicklungen inzwischen auf eine exponentielle Kurve die nicht mehr so leicht begreifbar ist. Dazu kommt noch, dass vieles eben nicht nur schneller machbar ist, sondern eben auch andere neue Dinge machbar sind. Damit muss man sich bewusst auseinander setzen und das kostet Zeit. Zeit die man sich nehmen muss.

Das neue Tagesgeschäft

„Das Tagesgeschäft geht vor.“ habe ich vergangene Woche erst gehört. Diese Aussage spiegelt jenes Verhalten wieder, welches in noch zu vielen Unternehmen gegenwertig ist. Digitalisierung IST das neue Tagesgeschäft und die Menschen in den Unternehmen müssen sich darauf einstellen und sich die Zeit dafür nehmen. Wie jede andere größere Veränderung der letzten Jahrzehnte auch, erfordert das zweifelsfrei eine gewisse Kraftanstrengung. Entscheidet man sich dagegen, braucht man sich in der Tat bald nicht mehr anstrengend, da einem der Mitbewerb das Geschäft abgenommen hat. Dazu braucht es nicht einmal eine Pandemie. Die amerikanische Videotheken-Kette Blockbuster verlor in knapp 3 Jahren ihr gesamtes Geschäft und ging pleite.

Einfach machen

Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die äußerst geringe Schwelle Neues auszuprobieren. Die Kosten sind überschaubar und vor allem variabel. Alles was dazu notwendig ist, kann kurzfristig als Service gemietet und wieder abbestellt werden. Inzwischen ist auch auf Kundenseite akzeptiert, dass seitens der Unternehmen viel ausprobiert, umgebaut und wieder verworfen wird. Treue KundInnen verstehen, dass dieses iterative Vorgehen ein bewährtes Mittel für Innovation ist. Viele der KundInnen arbeiten selbst bereits so und sind nicht enttäuscht, wenn eine Idee durch eine andere, bessere Idee abgelöst wird und ihnen mehr Nutzen bringt.

Muss Digitalisierung kompliziert sein? Ich finde nicht. Es braucht nur etwas Neugier, Offenheit für Neues und den Antrieb Dinge besser zu machen. Jeden Tag etwas besser reicht. Der Rest ergibt sich und wird weniger kompliziert als Sie es sich vorstellen.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

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Unsicherheit | #16

Unsicherheit ist für viele ein unangenehmes Gefühl. Viele, eher negative, Erfahrungen aus der Vergangenheit spielen dabei eine Rolle. Es begann vielleicht schon in der Volksschule, als wir auf die Antwort zu unserem „Willst Du mit mir gehen?“ Zettelchen gewartet haben, ging mit dem Warten auf die Ergebnisse der Schularbeit weiter und heute ist es vielleicht das Warten auf einen medizinischen Befund. Es ist also kein Wunder, warum uns Unsicherheit mehr Sorgen als Freude bereitet. Wie also mit Unsicherheit umgehen?

Status Quo

Unsicherheit beschreibt einen Zustand, in dem vermutlich eine Veränderung bevorsteht, es aber noch nicht sicher ist wie diese ausfällt. Das positive daran: der Status Quo ist noch immer der gleiche und hat sich noch nicht verändert. Diese Sicherheit gibt es in dem Moment. Geht man von zwei Möglichkeiten der Veränderung aus, ist die Chance also 50:50 das sich der Status Quo zum Besseren (oder nicht ganz so schlimmen) verändert. Diese Betrachtung lässt schon erkennen, dass es eine Frage der Einstellung ist, wie man so eine Situation betrachtet und bewertet. Auf neudeutsch: es ist eine Frage des Mindset.

Aktiv gestalten

Besonders in der Zukunftsforschung hat man oft das Gefühl, dass ausgedachte Szenarien de facto bereits vorbestimmt sind und wir eh nichts mehr daran ändern können. Gleiches gilt für den Klimawandel oder die aktuelle Pandemie. Einige der Optionen mögen zu Beginn vielleicht unangenehm sein, aber sie sind noch immer besser als die anderen, mehr apokalyptischen Szenarien. Dazu kommt noch, dass wenn wir alle aktiv gestaltend an einer Veränderung partizipieren, wir meistens sogar noch bessere Optionen (er)finden. Learning by doing ist nicht nur sprichwörtlich gerne verwendet sondern ein wirkungsvolles Mittel um Veränderung aktiv zu bewirken.

Nix ist fix

Die einzige Konstante ist die Veränderung. Das war schon immer so und wird auch so bleiben. Was uns daran zu schaffen macht, sind die immer kürzer werdenden Intervalle in denen Veränderungen auf uns einprasseln. Die Zeit ist kurzlebiger geworden. Vor dreißig Jahren kam der Quelle—Katalog noch einmal pro Jahr ins Haus. Dann kamen kleine saisonale Broschüren unterjährig dazu. Heute liefert Tchibo wöchentlich ein neues Angebotsheftchen ins Haus. Selbst teuere Gerätschaften des Alltags (Smartphones) haben inzwischen eine Halbwertszeit von nur mehr einem Jahr. Und trotz dieser Kurzlebigkeit haben wir die Sicherheit, dass es nach einer Woche, Monat, Quartal oder Halbjahr wieder etwas Neues geben wird. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass wir zwischenzeitlich damit beschäftigt sein werden diesen (selbst auferlegten) Zeitplan einzuhalten.

Laufend lernen

In den goldenen 50er Jahren, den Zeiten des großen Aufschwungs, waren die Jobs sicher und Karrieren vorgezeichnet. Nach den Wirren des Krieges war diese Perspektive verständlicher Weise eine entspannende Wohltat. Heute genießen wir das Privileg keinen Krieg erlebt zu haben und haben ein größeres Bedürfnis nach Individualität entwickelt. Diese entsteht auf Basis von Unsicherheit. Wir haben eine Vorstellung wir etwas für uns sein könnte, aber weder Gewissheit noch Sicherheit das es sich auch wirklich so anfühlen wird. Um das herauszufinden muss man sich trauen Dinge auszuprobieren und daraus zu lernen wenn es nicht erwartungsgemäß läuft.

Aktive statt passive Vorbereitung

Wie soll man sich auf etwas vorbereiten, von dem man noch nicht weiß was genau es sein wird und welche Folgen es haben wird? Passive Vorbereitung wären zum Beispiel finanzielle Rücklagen um eine Zeit ohne Umsatz oder Einkommen zu überstehen. Daran ist grundsätzlich nichts verkehrt. Man muss sich aber die Frage stellen, für wie lange lege ich diese Rücklagen an und was mache ich wenn diese dann aufgebraucht sind. Eine aktive Vorbereitung wäre hingegen das stetige weiter lernen, offen neue Wege zu gehen, vieles auszuprobieren und daraus zu lernen um dann im Falle des Falles einen Plan B in der Schublade zu haben. Pivotieren sagen manche dazu. Darunter versteht man mit den vorhandenen Ressourcen neue Wege einzuschlagen, ein neues Geschäftsfeld zu bearbeiten und ein dazu passendes Geschäftsmodell zu entwickeln. Erst dann damit anzufangen wenn es notwendig wird, ist zu spät. Sein Immunsystem zu stärken, wenn schon erste Symptome eines Virus erkennbar sind, ist in vielen Fällen ebenfalls zu spät. Deswegen ist es ratsam, laufend aktiv am Ball zu bleiben und zu auf Veränderungen vorzubereiten.

Die Gewissheit, dass sich Dinge verändern werden, ist hoffentlich bei Ihnen allen vorhanden. Die Unsicherheit können Sie selbst minimieren, in dem Sie sich aktiv vorbereiten.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Hybridisierung | #15

Hybridisierung als Wort existiert? Jetzt schon. Es ist für mich die Zusammenführung der analogen mit der digitalen Welt. Der starke Fokus auf die Digitalisierung der letzten Jahre zeigt inzwischen ein paar Defizite auf. Der Mensch und unsere gewohnte Art des sozialen Miteinanders hat darunter gelitten. Dabei geht es nicht um ein entweder oder sondern um ein sinnvolles sowohl als auch.

Alles digital

Im letzten halben Jahr hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung vieles möglich macht. Trotz der mal mehr und mal weniger vorhandenen Möglichkeiten zur persönlichen face2face Interaktion, konnten viele Tätigkeiten trotzdem weiter ausgeführt werden. Manches davon sogar effizienter als zuvor. In vielen Bereichen bedeutete das sogar einen Technologieschub der ohne diese Pandemie sicher nicht so rasch Einzug gehalten hätte. Selbst das europäische politische Parket hat sich relativ rasch darauf eingestellt, viele der notwendigen Konferenzen und Abstimmungen in den digitalen Raum zu verlegen und trotzdem handlungsfähig zu bleiben.

Wo bleibt analog?

Das sich mit fortschreiten der Pandemie das Bedürfnis nach persönlichen Treffen von Tag zu Tag steigerte, ist nicht weiter verwunderlich. Der Mensch ist und bleibt ein soziales Wesen, dass auf menschliche Kontakte nicht dauerhaft verzichten kann. Dabei ist der Händedruck noch das worauf sich am ehesten verzichten lässt und es dafür auch andere passende Grußmöglichkeiten gibt. Aber eine herzliche Umarmung kann nur schwer ersetzt werden und sollte es auch nicht. Es gibt zwar schon spezielle Bodysuits, die auf wundersame Weise eine Umarmung simulieren können, aber mal ehrlich: ist es das was wir wirklich wollen?

Hybridisierung

Selbst wenn es in absehbarer Zeit einen praktikablen Umgang mit der Pandemie geben wird, sei es durch eine Impfung oder andere Behandlungsformen, ist es ratsam eine Mischform der sozialen Interaktion und Zusammenarbeit zu finden, die technologisch unterstützt, ökologisch vertretbar, ökonomisch sinnvoll und vor allem menschlich akzeptabel ist.

Zusammen gestalten

Bereits jetzt entsteht die meiste Wertschöpfung in der Auseinandersetzung mit einem Problem und der gemeinsamen Gestaltung von neuen Lösungswegen. Neue Produkte und Dienstleistungen entstehen durch analoge Beobachtung von Menschen und das iterative erarbeiten von Lösungen. Auch wenn man annimmt, dass mit oftmaliger Wiederholung das gemeinsame Erarbeiten einer Lösung auf einem virtuellen Whiteboard und digitalen Post-Its zur Routine wird, so hat die gleiche Session in einem Raum mit den gleichen Menschen eine ganz andere Qualität. Auch für ModeratorInnen solcher Sessions ist es face2face einfacher die Stimmung und Energie einzuschätzen als im virtuellen Raum. Ob die nächsten Generationen, die als volle digital Natives aufwachsen, das anderes wahrnehmen, wird sich zeigen.

Laufend verwalten

Die Umsetzung der Lösung und der laufende Betrieb wird zumeist schon digital unterstützt abgewickelt. Dafür ist der Einsatz von digitalen Prozessen oftmals effizienter und soll daher von Computern oder Robotern gemacht werden. Viele Interaktionen und Abhängigkeiten können von Algorithmen besser abgearbeitet werden. Sich wiederholende Aufgaben sind die Stärke von Maschinen die nicht ermüden und nur die Fehler machen, die wir ihnen einpflanzen.

Beispiele

So sehr ich das persönliche Gespräch mit meiner Friseurin oder meinem Arzt schätze, so nervig ist die analoge Terminvereinbarung. Was vielleicht auf den ersten Blick wie ein Luxusproblem scheint, ist auf den zweiten Blick dann doch keines. Wir alle haben Zeitfenster die wir für solche Koordinationsaufgaben nutzen. Wenn diese mit den Zeitfenstern der anderen Seite nicht synchron laufen, hilft nur eine asynchrone Lösung deren Angebot und meine Nachfrage nach einem Termin zusammen zu bringen. Im Büroalltag ist das auch nicht anders. Termine mit anderen Menschen auszumachen die Ihren Kalender nicht pflegen, kostet unnötig Zeit und Energie die ich liebend gerne anders verwenden würde.

Mehr sowohl als auch

Vieles sieht zu Beginn gegensätzlich aus und bedarf einer näheren Betrachtung um das beste aus allen Welten zusammenzuführen. Denken Sie weniger entweder oder und mehr sowohl als auch. Gut möglich, dass Sie mehr Situationen vorfinden in denen 1+1=3 ergibt. Wäre nicht so verkehrt, oder?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

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eGovernment | #14

eGovernment bezeichnet die Aktivitäten einer Staatsverwaltung diverse Prozesse, die Bürgerinnen und Bürger erledigen wollen, auf elektronische Art abzuwickeln. Ich erinnere mich noch an eine Zeit, in der man Zwecks Vergebührung von Mietverträgen mit einem Formular mit drei Durchschlägen zum Finanzamt pilgern musste. Der dortige Beamte machte nichts anderes, als diese Verträge mit einer Stempelmarke zu versehen, abzustempeln und in drei unterschiedliche Aktenmappen abzulegen. Rein optisch war die Handhabung der Papiere und Aktenmappen ein optimierter Bewegungsablauf. Heute ist das nicht mehr vorstellbar wenngleich es noch immer den einen oder anderen Prozess gibt, der Fragmente aus dieser Zeit beinhaltet. Beispiel Reisepass.

2010

2010 wurden in Österreich zirka eine Million neue Reisepässe ausgestellt, die heuer, 2020, alle Ihre Gültigkeit verlieren. So auch meiner. Die Stadt Wien hat daher bereits im Dezember 2019 ein Erinnerungsschreiben an alle Betroffenen ausgeschickt. Sinn und Zweck dahinter war, dass der Andrang auf die Bezirksämter, bei denen die Anträge auf Neuausstellung eingereicht werden müssen, möglichst gering zu halten und über das Jahr zu verteilen. Da mein Reisepass erst Ende Mai seine Gültigkeit verlor, habe ich mir damit etwas Zeit gelassen. Und dann kam Corona. Die Passämter waren geschlossen und nach Wiedereröffnung war der Andrang entsprechend groß.

Terminreservierung

Seit einigen Jahren ist es für die meisten Anliegen, die auf Bezirksämtern abgehandelt werden, möglich, online einen Termin zu vereinbaren. Die Termine sind meistens im 30 Minuten Takt gestaffelt und werden auch eingehalten. Das ist gegenüber früher, als man noch eine Nummer ziehen und auf seinen Aufruf warten musste, eine enorme Verbesserung. Auch ich kam pünktlichst an die Reihe und konnte meinen Antrag einreichen. Da ich ein paar Minuten vor meinem Termin vor Ort war, hatte ich ich noch Zeit meinen Personalausweis zu betrachten. Dabei merkte ich, dass auch dieser inzwischen abgelaufen war. Zu meiner Überraschung konnte auch dieser Antrag gemeinsam mit meinem Passantrag abgewickelt werden.

Fast ganz digital

Im Grunde ist der Antrag sehr einfach. Man bringt seinen alten Pass/Personalausweis samt Foto mit und zuerst werden die nochmals die Wohnanschrift mit dem Melderegister verglichen. Dann werden für den Reisepass die biometrischen Daten – Fingerabdruck des rechten und linken Zeigefingers und Daumen über einen Fingerprintsensor digital erfasst und abgespeichert. Danach wird auf einer DIN A4 Seite der Antrag ausgedruckt und einem zur Kontrolle vorgelegt um die Daten, die dann im Reisepass enthalten sind, zu überprüfen. Auf diesen Ausdruck wird auch das mitgebrachte Foto geklebt. Zu Guter Letzt wird es etwas schräg. Der Ausdruck samt Foto wird in eine Klarsichthülle gesteckt und so positioniert, dass ein rechteckiger Ausschnitt in der Klarsichthülle über dem Unterschriftenfeld zu liegen kommt. Genau da muss man seine Unterschrift hineinsetzen da nur dieser Bereich dann gescannt wird. Ist das erledigt, wird der Ausdruck wieder aus der Hülle genommen und auf einem Flachbettscanner eingescannt. Was mit dem A4-Blatt danach passiert konnte ich leider nicht mehr beobachten, da ich derweilen ins Zimmer nebenan zur Bezahlung der Gebühr für den Reisepass (75,90€) und den Personalausweis (61,50€) ging. Vermutlich wir der Antrag abgelegt und später archiviert. Das dort Bar-, Kredit-, und Bankomatkartenzahlung akzeptiert wird, ist zum Glück schon lange selbstverständlich.

Ganz digital

Theoretisch wäre der zuvor beschriebene Prozess auch komplett digital möglich. Es beginnt beim Fotografen. Fotografen müssen Passbilder nach speziellen Vorgaben machen und werden dafür sogar geschult und zertifiziert. Da heutzutage nur mehr digital fotografiert wird, wäre es möglich, die Fotodatei über eine sichere Schnittstelle in ein zentrales Register hochzuladen und zur Verwendung in amtlichen Lichtbildausweisen bereitzustellen. Des weiteren könnte die Kontrolle der Daten die im Ausweis angedruckt werden auf einem Bildschirm kontrollieren und auf einem Unterschriftenpad digital unterschreiben. Wenn gewünscht, könnte man diesen Antrag sogar als digitale Kopie der/dem Antragsteller/in als E-Mail übermitteln oder in das elektronische Postfach des Bundes („mein Postkorb“) zustellen lassen. Hat die/der Bürger/in eine Handysignatur, wäre die Übermittlung des Antrags inkl. Foto komplett online möglich. Vermutlich müsste das dann noch mit einer Video-Kontrolle verbunden werden, da die Beamtin mich bat meine MNS-Maske kurz abzunehmen um mein ganzes Gesicht mit dem mitgebrachten Foto zu vergleichen.

Pass-Viertelstunde

In Summe hat der gesamte Vorgang, für Pass und Personalausweis, nur fünfzehn Minuten gedauert. Keine Wartezeit für mich und entspannte und freundliche Mitarbeiterinnen am Amt. Zeitgleich war übrigens noch eine andere Person im Amtszimmer die einen Notpass beantragen wollte. Mit Hilfe der kompetenten Mitarbeiterin konnte Sie sich das allerdings ersparen und das Aus- und Einreise-Szenario mit der Fluglinie klären. Ich bin sicher, unter dem früheren Zeitdruck und viel höheren Administrationsaufwand wäre das nicht so serviceorientiert abgelaufen. Digitalisierung bedeutet nicht nur Einsparungen an Zeit und Ressourcen sondern schafft die nötigen Freiräume für bessere und entspanntere Beratung.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Entrümpeln | #13

Entrümpeln ist für manche eine nicht sehr motivierende Angelegenheit. Für andere aber eine befreiende Tätigkeit um Platz für Neues zu schaffen. Analog wie digital, regelmäßiges Entrümpeln ist eine hilfreiche Kur für alles was sich so zwischenzeitlich an Ballast angesammelt hat.

Analog entrümpeln

Schon seit Jahresbeginn treibt mich der Wunsch mein Arbeitszimmer, neudeutsch Home Office, umzugestalten. In meinem zweiwöchigen Urlaub habe ich die Zeit genutzt und meine Kästen gründlich zu durchforsten. Alles das ich länger als ein Jahr nicht mehr angerührt hatte, wurde gnadenlos dem Altpapier zugeführt. Auch Bücher, deren Inhalt sich inzwischen längst überholt hat, wurden Opfer dieser Entsorgungsaktion. Davon ausgenommen waren nur Exemplare, die zeitlose Themen behandelten und ich immer wieder zwecks Referenz oder Auffrischung von Methodenwissen gelesen habe. Ziel war es, nicht nur die diversen Bücher und Papieraufzeichnungen los zu werden, sondern im Anschluss auch die Kästen in denen diese verstaut waren. Warum? Ganz einfach: da wo Stauraum vorhanden, wird dieser mit der Zeit wieder gefüllt. Ist kein Stauraum (mehr) vorhanden, ist die Hürde viel größer neuen anzuschaffen um ihn anzufüllen.

Digital entrümpeln

Digital zu entrümpeln ist vergleichsweise etwas schwieriger. Vor allem wenn man seine Daten in der Cloud liegen hat, ist das Erweitern des Speicherplatz nur eine Frage des Geldes aber nicht des physischen Platzbedarfs. Selbst wenn Sie ein paar externe Festplatten oder ein NAS (Network Attached Storage) nutzen, ist das Hinzufügen von Speicherplatz immer weniger eine Kosten-, oder Platzfrage. Festplatten werden tendenziell immer kleiner und bieten zugleich mehr Speicherplatz. Trotzdem, oder gerade deswegen, ist es sinnvoll, auch seine digital gespeicherten Daten regelmäßig zu durchforsten. Im unternehmerischen Kontext hilft hier die DSGVO, die Löschen von Daten nach festgelegten Fristen verlangt. Jedenfalls sollten Sie sich ein System zurecht legen, nach dem, zum Beispiel nach Jahren sortiert, Daten archiviert werden und nicht mehr im sofortigen Zugriff sind. In vielen Fällen spart das Kosten und verbessert vor allem die Übersicht über Ihre aktuellen Daten und Dokumente. Es hängt auch davon ab, wie kurz- oder langfristig Ihre Kundenbeziehungen sind. Im Banken- oder Versicherungswesen sind Laufzeiten von zehn, zwanzig oder noch mehr Jahren keine Seltenheit. Demzufolge ist dort ein anderes System mit anderen Archivierungszeiträumen notwendig als in anderen Branchen.

Arbeitsplatz

Es gibt ja viele Theorien darüber, was der Arbeitsplatz eines Menschen über die Person oder das Unternehmen aussagt. Ich habe vor langer Zeit in einer Agentur gearbeitet, in der eine Clean Desk Policy vorgeschrieben war. Am Ende jedes Arbeitstags, waren alle MitarbeiterInnen angehalten, ihren Schreibtisch aufzuräumen und keinerlei Unterlagen offen liegen zu lassen. Das hatte einerseits den Hintergrund, dass zum Teil mit sehr sensiblen Kundendaten hantiert wurde, und andererseits das Unternehmen Sorgfalt kommunizieren wollte. Dieses Verhalten hat mich damals ziemlich geprägt und auch heute noch, pflege ich diese Arbeitsweise. Einzige Ausnahme davon sind Phasen der Konzeption. Diese sind bei mir geprägt durch viele Scribbles, Post-It‘s und an die Wand gepinnte Flipcharts. In so einer Phase wäre es hinderlich, jedes Mal alles zu verstauen und in der gleichen Anordnung wieder aufzuhängen. Es würde auch die Möglichkeit rauben, zwischendurch diese Zwischenergebnisse im Vorbeigehen anzusehen und vielleicht den einen oder anderen neuen Gedanken einzufangen. Wenn es aber darum geht, normales Tagesgeschäft abzuarbeiten, E-Mails und Artikel zu schreiben, dann bevorzuge ich einen so gut wie leeren Schreibtisch um meine Ablenkung so gering wie möglich zu halten.

Fazit

Sie müssen sich nicht erst das Buch von Mari Kondo kaufen um selbst erfolgreich zu entrümpeln. Es reicht, wenn Sie folgende drei Punkte beherzigen:

– Alles, was Sie schon länger als ein Jahr nicht mehr angerührt haben, kann weg.
– Wenn ein Kasten leer ist, entsorgen Sie diesen auch gleich.
– In ein Archiv soll nur das was aufbehalten werden muss.

Wir alle können unsere steinzeitliche Vorgeschichte als Jäger und Sammler nicht verleugnen. Heute sammeln wir nur mehr weil wir es wollen, und nicht weil wir müssen. In den meisten Fällen ist der Aufwand einer Wiederbeschaffung geringer als der Aufwand alles zu behalten. Also: Sammeln Sie noch oder entrümpeln Sie schon?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

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Digitale Zukunft | #12

Digitale Zukunft – ein Szenario dem sich nicht einmal mehr Hardcore Verweigerer entziehen können. Zu sehr hat und wird sich unsere Umgebung digital umstellen und weiter entwickeln. Was bedeutet das für junge Kinder und Neugeborene? Wie sollen wir Erwachsenen sie aufwachsen lassen? Was sollen wir ihnen beibringen und lernen lassen? Wir, die mit der Digitalisierung aufgewachsen sind, aber trotzdem der rasanten Entwicklung mehr oder weniger hinterherhinken und unsere Probleme damit haben, sollen also wissen was für die Jungen gut ist?

Werte

Ja, es mag abgedroschen klingen, aber Werte haben und zu vertreten ist, bleibt und wird immer wichtiger. Werte wie Respekt, Vertrauen, Gleichberechtigung sind tiefer Bestandteil unserer Persönlichkeit und unseres Verhaltens. Sie sind so tief in uns verankert, dass in von Menschen programmierten Algorithmen die Unzulänglichkeiten von Werten schonungslos zu Tage treten. Unsere oft unbewussten Vorurteile (Bias) beeinflussen unsere Entscheidungen. Als kleinen Korrekturfaktor gibt es da zwar noch unser Gewissen. Computer haben aber kein Gewissen sondern entscheiden nur auf Basis der ihnen eingeimpften Vorgaben. Es ist also unbedingt notwendig, jungen Menschen ein gutes Vorbild zu sein um deren Werte-Entwicklung positiv zu beeinflussen.

Lernen

Allen Schulkindern ein Tablet zu schenken ist eine lobenswerte Idee. Noch wichtiger wäre allerdings, neben reiner Wissensvermittlung, ihnen richtig [lernen, verlernen, neu lernen] beizubringen. Mit der sinkenden Halbwertszeit von Technologien und Programmiersprachen, wird dieser Zyklus von ihnen viel häufiger durchlaufen als von unserer Generation oder der Generation unserer Eltern. Das Wissen um Lernmethoden, den Mut zur Lücke (nicht alles im Detail wissen zu müssen) und einen Blick für das Große Ganze wird immer wichtiger.

Kreativität

Noch bevor Sie mir ein „Kreativität kann man doch nicht lernen“ entgegenwerfen: da haben Sie recht. Jedoch kann man sich etliche Methoden und Techniken aneignen um kreative Ergebnisse zu produzieren. Für sich alleine oder mit einem Team. Mit der Digitalisierung haben wir uns Möglichkeiten erarbeitet, die jeden zur/zum GestalterIn machen kann. Es gibt genügend [Software]Werkzeuge, die uns dabei in einer früher ungeahnten Qualität unterstützen. Musik, Fotografie und Film sind nur drei Beispiele für die heutzutage sogar ein Smartphone ausreicht um zu gestalten.

Gestaltungsräume

Niemand ist zu 100 Prozent produktiv. Selbst diese Prozentmarke anzustreben ist kontraproduktiv. Menschen brauchen Freiräume in denen sie Dinge ausprobieren können. Diese Räume sind sowohl örtlich als auch zeitlich zu verstehen. Örtlich, weil wir am gewohnten Arbeitsplatz, der auf Produktivität getrimmt ist, eben nicht kreativ sein können. Und zeitlich, weil wir Zeit ohne Druck brauchen, um unser Gehirn in den richtigen Modus bringen können. Es ist gut zu beobachten, dass einige Eltern meinen, ihre Kinder immer bespaßen zu müssen. Dabei ist es längst bewiesen, dass erst Langeweile Kinder dazu bringt, sich mit sich selbst und verfügbaren Dingen oder Spielsachen zu beschäftigen. Und genau dann entsteht Kreativität. Es wird ausprobiert, verworfen, neu probiert. Immer wieder aufs Neue. Dieses iterative Vorantasten ist das, was uns Älteren teilweise noch fehlt oder uns mühsam mit Design Thinking oder Agile bzw. SCRUM beigebracht wurde.

The Basics

Was für uns früher lesen, schreiben & rechnen war, wird zukünftig um die oben genannten Punkte erweitert werden müssen. Was auf den ersten Blick als höhere Anforderungen erscheint, relativiert sich, wenn wir damit, dem Alter entsprechend, früher anfangen. Kein Kleinkind muss im Kindergarten schon einen vollen Sprach- oder Programmierkurs absolvieren. Kinder sollen auch noch Kind sein dürfen. Mit stetig steigender Lebenserwartung ist später noch genug Zeit um produktiv zu sein.

Wir, die erste Internetgeneration, haben es in der Hand jetzt die Rahmenbedingungen für uns und nachfolgende Generationen zu schaffen. Im privaten Umfeld wie auch im beruflichen Umfeld. Je mehr sich das bewusst machen, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass auch die Politik nachzieht. Warten Sie nicht länger, gestalten Sie durch Ihre Vorbildwirkung!

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Krise oder Chance

Krise oder Chance ist nur eine Frage des Standpunkts und Blickwinkels. Jene, die eine Krise als Bedrohung wahrnehmen haben es derzeit sicher nicht einfach. Jene, die eine Krise als Chance sehen, kommen jetzt erst so richtig in Fahrt und werden kreativ.

Warum überhaupt Krise?

Zu einer Krise kommt es dann, wenn der übliche gewohnte Weg beeinträchtigt ist oder gar nicht mehr funktioniert. Manchmal passiert das schleichend langsam und manchmal sprichwörtlich über Nacht. Es braucht ein Sensorium, mit dem man langsame Entwicklungen wahrnehmen kann um darauf hin alternative Wege zu finden, damit besser umzugehen. Ebenso braucht es einen Plan für den Notfall, um rasch reagieren zu können. Die Krux an Notfallplänen ist, dass sie zumeist für häufiger auftretende Szenarien ausgearbeitet werden und seltene Auslöser nicht betrachten. In jedem Hotelzimmer hängt ein Plan zum Verhalten bei einem Brand. Was aber tun bei einer Überschwemmung? Erdbeben? Wirbelsturm?

Chance

Chancen gibt es für jeden mehr als man nützen kann. Die Frage ist, welche Chancen werden als lohnenswert erachtet und welche passen in das eigene Bild. Menschen wie Unternehmen haben oft ein Problem damit, ausgetretene Pfade zu verlassen und einen neuen Weg einzuschlagen. Paradoxerweise steigert sich die Trägheit, das Verharren im ausgetretenen Pfad genau dann, wenn die Hindernisse auf diesem Pfad immer größer werden und ein Verlassen des Pfads viel einfacher wäre. Aber ist das nicht unsicher? Ja, ist es. Aber zu verharren und darauf hoffen, dass es bald wieder besser wird, garantiert nur eines: massive Verluste bis hin zum Verlust der Existenz.

Zwang zur Chance

Egal ob EinzelunternehmerIn oder Großkonzern, die Suche nach Alternativen wird besonders dann intensiviert, wenn die aktuelle Situation alternativlos geworden ist. Um das in Nicht-Krisenzeiten als Gedankenspiel zu üben, stellt man sich einfach folgende Situation vor: man stellt ab morgen seinen Hauptumsatzbringer gratis zur Verfügung. Welche anderen umsatzbringenden Tätigkeiten könnte man stattdessen anbieten? Welche (anderen) Kundengruppen könnte das neue Angebot interessieren? Welche (ganz) anderen Fähigkeiten und Fertigkeiten benötigen Sie dafür und welche vorhandenen Ressourcen können Sie dafür weiter verwenden?

Voraussicht

Jeder kennt die mühsame Zeit, bis Dinge gut laufen. Umso geringer ist die Bereitschaft, diese wieder in Frage zu stellen, umzubauen oder gar aufzugeben. Schließlich war der zeitliche (und finanzielle) Aufwand dafür ja sehr hoch. So ungern wie manche zur Vorsorgeuntersuchung oder zum Zahnarzt gehen, genauso ungern möchte man im unternehmerischen Kontext neue Veränderungen absichtlich vom Zaun brechen wenn aktuell kein Anlass da zu sein scheint. Never change a running System, richtig? Teilweise ist das schon richtig. Aber eben nur teilweise. Wenn man bedenkt, wie oft wir Prozesse und Systeme verändern um diese effizienter und bequemer nutzbar zu machen, wird schon sehr häufig daran herum geschraubt. Weniger oft wird aber das gesamte System durchleuchtet und dessen Kernaufgabe in Frage gestellt. Für Voraussicht ist das allerdings notwendig und letztendlich weniger dramatisch als eine Notoperation im Krisenfall.

Das Beste daraus machen

Wie in jeder persönlichen wie auch unternehmerischen Krise geht es im ersten Schritt darum das Überleben zu sichern. Bei einem akuten Herzinfarkt macht es am OP-Tisch auch keinen Sinn über eine Ernährungsumstellung zu philosophieren. Hat man das Gröbste überwunden, muss man sich aber schon die Frage stellen, ob man business as usual weitermachen möchte, oder besser doch eine andere Richtung einschlägt. Die Rahmenbedingungen können nicht besser sein. Man selbst und alle anderen ist besonders aufmerksam und sensibilisiert für die kleinsten Veränderungen. Es werden plötzlich Abläufe sichtbar, die im vorherigen Dahingeplätscher des Alltags gerne mal überspielt wurden. Diese Unruhe im System ist die beste Voraussetzung dafür, die Trägheit zu überwinden und einen anderen Weg einzuschlagen.

Lerneffekte

Das Besprechungen de facto ausschließlich online stattfinden können, hätte man vor ein paar Monaten nicht für möglich gehalten. Inzwischen ist es Normalität. Das ein Online-Shop eine hilfreiche Ergänzung zu einem Geschäftslokal sein kann, ebenso. Oder das Büroarbeiten auch von daheim erledigt werden können und eine Fahrt ins Büro zumindest teilweise nicht mehr notwendig ist. Ihnen fallen aus Ihrer Arbeitsumgebung sicher noch einige andere Gewohnheiten ein, die Sie geändert haben und Ihnen neue Möglichkeiten eröffnen. Das erzwungene Ausprobieren als Innovationstreiber – wer hätte das gedacht.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Diskurs | #10

Diskurs ist mitunter mühsam, langwierig aber notwendig. In einem Diskurs setzen wir uns mit Thesen und Fakten auseinander, die unseren Alltag beeinflussen. Idealweise entsteht dabei eine neue Erkenntnis und Sichtweise die in Summe mehr Vorteile bringt als die bloße Gegenrechnung oder Summe der einzelnen Positionen. Die digitale Welt bringt dafür neue Möglichkeiten und zugleich ein paar Fallstricke. Wie kann ein digitaler Diskurs gut funktionieren?

Es beginnt innen

Der innere Dialog ist die erste Instanz um Neues aufzunehmen und einzuordnen. Man versucht sich einen Reim darauf zu machen, was das für einen selbst bedeutet. Ist es jetzt aktuell relevant? Hat es eine unmittelbare Auswirkung auf mich? Muss ich etwas dafür oder dagegen tun um die Auswirkungen zu verhindern oder zu verstärken? Gelingt einem das, kann man sich über die nächsten Schritte Gedanken machen.

Aufklärung

Findet man im eigenen Inneren keine Erkenntnis, wendet man sich an sein unmittelbares Umfeld um neue Informationen zu bekommen. Die Mittel dafür sind in der heutigen Zeit durchwegs anders als noch vor dem Internetzeitalter. Was früher das Lexikon war ist heute eine Suchmaschine. Was die beiden Quellen aber maßgeblich unterscheidet, ist die redaktionelle Bearbeitung. In einem Lexikon wurden die Einträge vorher sorgsam redaktionell bearbeitet und auf faktentreue geprüft. Eine Suchmaschine ist ein technischer Vorgang, der nur nach bestimmten Kriterien sucht aber keine inhaltliche Prüfung durchführt. Da heutzutage wirklich jeder alles ins Internet schreiben kann, ist diese Gefahr der Desinformation allgegenwärtig. Mit etwas Spielerei können sogar die Suchformeln dahingehend beeinflusst werden, dass Suchergebnisse nach ganz vorne gespült werden, die keine inhaltliche Relevanz haben. Umso wichtiger wird das gemeinsame Verständnis über Zustandekommen von Informationen und deren Richtigkeit. Gerüchte verselbstständigen sich ungleich schneller als bestätigte Fakten.

Zuhören

Bei etwas selbstkritischer Betrachtung stellen wir fest, dass wir tendenziell zuhören um lösungsorientiert zu antworten. Bevor das möglich ist, müssen wir aber zuhören um zu verstehen. Ohne Wertung und innerlichen Abgleich ob wir dem persönlich zustimmen oder vom Gegenteil überzeugt sind. Das ist keine leichte Aufgabe. Schon gar nicht wenn man sich nur virtuell gegenübersitzt und via Tweets, Kommentare oder in einem Chat Standpunkte austauscht. Nur sehr selten liest man eine Frage des Gegenüber die darauf abzielt inhaltlich richtig zu verstehen. Selbst in mündlichen Gesprächen kann man wunderbar aneinander vorbei reden. Schriftlich ist das noch einfacher. Dieses aufmerksame Zuhören oder Lesen um zuerst zu verstehen ist essentiell für eine konstruktive Auseinandersetzung. Ohne dem driftet man unweigerlich auf Nebenschauplätze ab, die mit dem ursprünglichen Thema nichts mehr gemein haben.

Lernbereitschaft

Zuhören bedeutet auch die Bereitschaft Neues zu lernen, verstehen zu wollen und aktiv an einem Kompromiss zu arbeiten. Einen Standpunkt zu haben ist gut, schränkt aber zugleich die Möglichkeit ein, andere Perspektiven einzunehmen. Wir brauchen alle einen Aktionsradius um unseren Standpunkt. Dadurch erlangen wir einen viel größeren Wirkungskreis. Und da, wo sich Wirkungskreise überlappen, ist der Weg frei für gemeinsame Kompromisse.

Digitaler Diskurs

Sehr viele Diskurse werden inzwischen über digitale Kanäle geführt. Die mangelnde physische Nähe, sich dabei persönlich in die Augen sehen und spüren können, ist eine Qualität die digital noch nicht ersetzt werden kann. Das hat Vor- und Nachteile für die teilnehmenden Personen. Daher ist es umso wichtiger, sich auf Rahmenbedingungen für solche Diskurse zu einigen. Das gilt für den internen Diskurs in Unternehmen ebenso wie für den öffentlichen Diskurs auf den diversen Plattformen.

Emotionen

Aufklärung, zuhören und Lernbereitschaft klingt sehr rational. Es spricht überhaupt nichts gegen emotionale Diskussionen, sofern die Emotionen positiv für eine Sache und nicht negativ gegen andere Personen eingesetzt werden. Es wurde noch nie jemand durch Herabwürdigung oder Geringschätzung für einer Sache gewonnen. So ein Verhalten ist weder zu akzeptieren noch zu tolerieren.

In den Diskurs zu gehen und zu bleiben ist das was unsere Gesellschaft immer wieder vor Herausforderungen stellt und zugleich aber unsere Entwicklung voranbringt. Es ist notwendig, im Kleinen wie im Großen zu neuen Erkenntnissen zu gelangen, daraus zu lernen und neue Lösungsmöglichkeiten für bestehende Probleme zu finden. Worüber werden Sie in der kommenden Woche diskutieren?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.