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Einfach Digital.

Unsicherheit | #16

Unsicherheit ist für viele ein unangenehmes Gefühl. Viele, eher negative, Erfahrungen aus der Vergangenheit spielen dabei eine Rolle. Es begann vielleicht schon in der Volksschule, als wir auf die Antwort zu unserem „Willst Du mit mir gehen?“ Zettelchen gewartet haben, ging mit dem Warten auf die Ergebnisse der Schularbeit weiter und heute ist es vielleicht das Warten auf einen medizinischen Befund. Es ist also kein Wunder, warum uns Unsicherheit mehr Sorgen als Freude bereitet. Wie also mit Unsicherheit umgehen?

Status Quo

Unsicherheit beschreibt einen Zustand, in dem vermutlich eine Veränderung bevorsteht, es aber noch nicht sicher ist wie diese ausfällt. Das positive daran: der Status Quo ist noch immer der gleiche und hat sich noch nicht verändert. Diese Sicherheit gibt es in dem Moment. Geht man von zwei Möglichkeiten der Veränderung aus, ist die Chance also 50:50 das sich der Status Quo zum Besseren (oder nicht ganz so schlimmen) verändert. Diese Betrachtung lässt schon erkennen, dass es eine Frage der Einstellung ist, wie man so eine Situation betrachtet und bewertet. Auf neudeutsch: es ist eine Frage des Mindset.

Aktiv gestalten

Besonders in der Zukunftsforschung hat man oft das Gefühl, dass ausgedachte Szenarien de facto bereits vorbestimmt sind und wir eh nichts mehr daran ändern können. Gleiches gilt für den Klimawandel oder die aktuelle Pandemie. Einige der Optionen mögen zu Beginn vielleicht unangenehm sein, aber sie sind noch immer besser als die anderen, mehr apokalyptischen Szenarien. Dazu kommt noch, dass wenn wir alle aktiv gestaltend an einer Veränderung partizipieren, wir meistens sogar noch bessere Optionen (er)finden. Learning by doing ist nicht nur sprichwörtlich gerne verwendet sondern ein wirkungsvolles Mittel um Veränderung aktiv zu bewirken.

Nix ist fix

Die einzige Konstante ist die Veränderung. Das war schon immer so und wird auch so bleiben. Was uns daran zu schaffen macht, sind die immer kürzer werdenden Intervalle in denen Veränderungen auf uns einprasseln. Die Zeit ist kurzlebiger geworden. Vor dreißig Jahren kam der Quelle—Katalog noch einmal pro Jahr ins Haus. Dann kamen kleine saisonale Broschüren unterjährig dazu. Heute liefert Tchibo wöchentlich ein neues Angebotsheftchen ins Haus. Selbst teuere Gerätschaften des Alltags (Smartphones) haben inzwischen eine Halbwertszeit von nur mehr einem Jahr. Und trotz dieser Kurzlebigkeit haben wir die Sicherheit, dass es nach einer Woche, Monat, Quartal oder Halbjahr wieder etwas Neues geben wird. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass wir zwischenzeitlich damit beschäftigt sein werden diesen (selbst auferlegten) Zeitplan einzuhalten.

Laufend lernen

In den goldenen 50er Jahren, den Zeiten des großen Aufschwungs, waren die Jobs sicher und Karrieren vorgezeichnet. Nach den Wirren des Krieges war diese Perspektive verständlicher Weise eine entspannende Wohltat. Heute genießen wir das Privileg keinen Krieg erlebt zu haben und haben ein größeres Bedürfnis nach Individualität entwickelt. Diese entsteht auf Basis von Unsicherheit. Wir haben eine Vorstellung wir etwas für uns sein könnte, aber weder Gewissheit noch Sicherheit das es sich auch wirklich so anfühlen wird. Um das herauszufinden muss man sich trauen Dinge auszuprobieren und daraus zu lernen wenn es nicht erwartungsgemäß läuft.

Aktive statt passive Vorbereitung

Wie soll man sich auf etwas vorbereiten, von dem man noch nicht weiß was genau es sein wird und welche Folgen es haben wird? Passive Vorbereitung wären zum Beispiel finanzielle Rücklagen um eine Zeit ohne Umsatz oder Einkommen zu überstehen. Daran ist grundsätzlich nichts verkehrt. Man muss sich aber die Frage stellen, für wie lange lege ich diese Rücklagen an und was mache ich wenn diese dann aufgebraucht sind. Eine aktive Vorbereitung wäre hingegen das stetige weiter lernen, offen neue Wege zu gehen, vieles auszuprobieren und daraus zu lernen um dann im Falle des Falles einen Plan B in der Schublade zu haben. Pivotieren sagen manche dazu. Darunter versteht man mit den vorhandenen Ressourcen neue Wege einzuschlagen, ein neues Geschäftsfeld zu bearbeiten und ein dazu passendes Geschäftsmodell zu entwickeln. Erst dann damit anzufangen wenn es notwendig wird, ist zu spät. Sein Immunsystem zu stärken, wenn schon erste Symptome eines Virus erkennbar sind, ist in vielen Fällen ebenfalls zu spät. Deswegen ist es ratsam, laufend aktiv am Ball zu bleiben und zu auf Veränderungen vorzubereiten.

Die Gewissheit, dass sich Dinge verändern werden, ist hoffentlich bei Ihnen allen vorhanden. Die Unsicherheit können Sie selbst minimieren, in dem Sie sich aktiv vorbereiten.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Hybridisierung | #15

Hybridisierung als Wort existiert? Jetzt schon. Es ist für mich die Zusammenführung der analogen mit der digitalen Welt. Der starke Fokus auf die Digitalisierung der letzten Jahre zeigt inzwischen ein paar Defizite auf. Der Mensch und unsere gewohnte Art des sozialen Miteinanders hat darunter gelitten. Dabei geht es nicht um ein entweder oder sondern um ein sinnvolles sowohl als auch.

Alles digital

Im letzten halben Jahr hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung vieles möglich macht. Trotz der mal mehr und mal weniger vorhandenen Möglichkeiten zur persönlichen face2face Interaktion, konnten viele Tätigkeiten trotzdem weiter ausgeführt werden. Manches davon sogar effizienter als zuvor. In vielen Bereichen bedeutete das sogar einen Technologieschub der ohne diese Pandemie sicher nicht so rasch Einzug gehalten hätte. Selbst das europäische politische Parket hat sich relativ rasch darauf eingestellt, viele der notwendigen Konferenzen und Abstimmungen in den digitalen Raum zu verlegen und trotzdem handlungsfähig zu bleiben.

Wo bleibt analog?

Das sich mit fortschreiten der Pandemie das Bedürfnis nach persönlichen Treffen von Tag zu Tag steigerte, ist nicht weiter verwunderlich. Der Mensch ist und bleibt ein soziales Wesen, dass auf menschliche Kontakte nicht dauerhaft verzichten kann. Dabei ist der Händedruck noch das worauf sich am ehesten verzichten lässt und es dafür auch andere passende Grußmöglichkeiten gibt. Aber eine herzliche Umarmung kann nur schwer ersetzt werden und sollte es auch nicht. Es gibt zwar schon spezielle Bodysuits, die auf wundersame Weise eine Umarmung simulieren können, aber mal ehrlich: ist es das was wir wirklich wollen?

Hybridisierung

Selbst wenn es in absehbarer Zeit einen praktikablen Umgang mit der Pandemie geben wird, sei es durch eine Impfung oder andere Behandlungsformen, ist es ratsam eine Mischform der sozialen Interaktion und Zusammenarbeit zu finden, die technologisch unterstützt, ökologisch vertretbar, ökonomisch sinnvoll und vor allem menschlich akzeptabel ist.

Zusammen gestalten

Bereits jetzt entsteht die meiste Wertschöpfung in der Auseinandersetzung mit einem Problem und der gemeinsamen Gestaltung von neuen Lösungswegen. Neue Produkte und Dienstleistungen entstehen durch analoge Beobachtung von Menschen und das iterative erarbeiten von Lösungen. Auch wenn man annimmt, dass mit oftmaliger Wiederholung das gemeinsame Erarbeiten einer Lösung auf einem virtuellen Whiteboard und digitalen Post-Its zur Routine wird, so hat die gleiche Session in einem Raum mit den gleichen Menschen eine ganz andere Qualität. Auch für ModeratorInnen solcher Sessions ist es face2face einfacher die Stimmung und Energie einzuschätzen als im virtuellen Raum. Ob die nächsten Generationen, die als volle digital Natives aufwachsen, das anderes wahrnehmen, wird sich zeigen.

Laufend verwalten

Die Umsetzung der Lösung und der laufende Betrieb wird zumeist schon digital unterstützt abgewickelt. Dafür ist der Einsatz von digitalen Prozessen oftmals effizienter und soll daher von Computern oder Robotern gemacht werden. Viele Interaktionen und Abhängigkeiten können von Algorithmen besser abgearbeitet werden. Sich wiederholende Aufgaben sind die Stärke von Maschinen die nicht ermüden und nur die Fehler machen, die wir ihnen einpflanzen.

Beispiele

So sehr ich das persönliche Gespräch mit meiner Friseurin oder meinem Arzt schätze, so nervig ist die analoge Terminvereinbarung. Was vielleicht auf den ersten Blick wie ein Luxusproblem scheint, ist auf den zweiten Blick dann doch keines. Wir alle haben Zeitfenster die wir für solche Koordinationsaufgaben nutzen. Wenn diese mit den Zeitfenstern der anderen Seite nicht synchron laufen, hilft nur eine asynchrone Lösung deren Angebot und meine Nachfrage nach einem Termin zusammen zu bringen. Im Büroalltag ist das auch nicht anders. Termine mit anderen Menschen auszumachen die Ihren Kalender nicht pflegen, kostet unnötig Zeit und Energie die ich liebend gerne anders verwenden würde.

Mehr sowohl als auch

Vieles sieht zu Beginn gegensätzlich aus und bedarf einer näheren Betrachtung um das beste aus allen Welten zusammenzuführen. Denken Sie weniger entweder oder und mehr sowohl als auch. Gut möglich, dass Sie mehr Situationen vorfinden in denen 1+1=3 ergibt. Wäre nicht so verkehrt, oder?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

eGovernment | #14

eGovernment bezeichnet die Aktivitäten einer Staatsverwaltung diverse Prozesse, die Bürgerinnen und Bürger erledigen wollen, auf elektronische Art abzuwickeln. Ich erinnere mich noch an eine Zeit, in der man Zwecks Vergebührung von Mietverträgen mit einem Formular mit drei Durchschlägen zum Finanzamt pilgern musste. Der dortige Beamte machte nichts anderes, als diese Verträge mit einer Stempelmarke zu versehen, abzustempeln und in drei unterschiedliche Aktenmappen abzulegen. Rein optisch war die Handhabung der Papiere und Aktenmappen ein optimierter Bewegungsablauf. Heute ist das nicht mehr vorstellbar wenngleich es noch immer den einen oder anderen Prozess gibt, der Fragmente aus dieser Zeit beinhaltet. Beispiel Reisepass.

2010

2010 wurden in Österreich zirka eine Million neue Reisepässe ausgestellt, die heuer, 2020, alle Ihre Gültigkeit verlieren. So auch meiner. Die Stadt Wien hat daher bereits im Dezember 2019 ein Erinnerungsschreiben an alle Betroffenen ausgeschickt. Sinn und Zweck dahinter war, dass der Andrang auf die Bezirksämter, bei denen die Anträge auf Neuausstellung eingereicht werden müssen, möglichst gering zu halten und über das Jahr zu verteilen. Da mein Reisepass erst Ende Mai seine Gültigkeit verlor, habe ich mir damit etwas Zeit gelassen. Und dann kam Corona. Die Passämter waren geschlossen und nach Wiedereröffnung war der Andrang entsprechend groß.

Terminreservierung

Seit einigen Jahren ist es für die meisten Anliegen, die auf Bezirksämtern abgehandelt werden, möglich, online einen Termin zu vereinbaren. Die Termine sind meistens im 30 Minuten Takt gestaffelt und werden auch eingehalten. Das ist gegenüber früher, als man noch eine Nummer ziehen und auf seinen Aufruf warten musste, eine enorme Verbesserung. Auch ich kam pünktlichst an die Reihe und konnte meinen Antrag einreichen. Da ich ein paar Minuten vor meinem Termin vor Ort war, hatte ich ich noch Zeit meinen Personalausweis zu betrachten. Dabei merkte ich, dass auch dieser inzwischen abgelaufen war. Zu meiner Überraschung konnte auch dieser Antrag gemeinsam mit meinem Passantrag abgewickelt werden.

Fast ganz digital

Im Grunde ist der Antrag sehr einfach. Man bringt seinen alten Pass/Personalausweis samt Foto mit und zuerst werden die nochmals die Wohnanschrift mit dem Melderegister verglichen. Dann werden für den Reisepass die biometrischen Daten – Fingerabdruck des rechten und linken Zeigefingers und Daumen über einen Fingerprintsensor digital erfasst und abgespeichert. Danach wird auf einer DIN A4 Seite der Antrag ausgedruckt und einem zur Kontrolle vorgelegt um die Daten, die dann im Reisepass enthalten sind, zu überprüfen. Auf diesen Ausdruck wird auch das mitgebrachte Foto geklebt. Zu Guter Letzt wird es etwas schräg. Der Ausdruck samt Foto wird in eine Klarsichthülle gesteckt und so positioniert, dass ein rechteckiger Ausschnitt in der Klarsichthülle über dem Unterschriftenfeld zu liegen kommt. Genau da muss man seine Unterschrift hineinsetzen da nur dieser Bereich dann gescannt wird. Ist das erledigt, wird der Ausdruck wieder aus der Hülle genommen und auf einem Flachbettscanner eingescannt. Was mit dem A4-Blatt danach passiert konnte ich leider nicht mehr beobachten, da ich derweilen ins Zimmer nebenan zur Bezahlung der Gebühr für den Reisepass (75,90€) und den Personalausweis (61,50€) ging. Vermutlich wir der Antrag abgelegt und später archiviert. Das dort Bar-, Kredit-, und Bankomatkartenzahlung akzeptiert wird, ist zum Glück schon lange selbstverständlich.

Ganz digital

Theoretisch wäre der zuvor beschriebene Prozess auch komplett digital möglich. Es beginnt beim Fotografen. Fotografen müssen Passbilder nach speziellen Vorgaben machen und werden dafür sogar geschult und zertifiziert. Da heutzutage nur mehr digital fotografiert wird, wäre es möglich, die Fotodatei über eine sichere Schnittstelle in ein zentrales Register hochzuladen und zur Verwendung in amtlichen Lichtbildausweisen bereitzustellen. Des weiteren könnte die Kontrolle der Daten die im Ausweis angedruckt werden auf einem Bildschirm kontrollieren und auf einem Unterschriftenpad digital unterschreiben. Wenn gewünscht, könnte man diesen Antrag sogar als digitale Kopie der/dem Antragsteller/in als E-Mail übermitteln oder in das elektronische Postfach des Bundes („mein Postkorb“) zustellen lassen. Hat die/der Bürger/in eine Handysignatur, wäre die Übermittlung des Antrags inkl. Foto komplett online möglich. Vermutlich müsste das dann noch mit einer Video-Kontrolle verbunden werden, da die Beamtin mich bat meine MNS-Maske kurz abzunehmen um mein ganzes Gesicht mit dem mitgebrachten Foto zu vergleichen.

Pass-Viertelstunde

In Summe hat der gesamte Vorgang, für Pass und Personalausweis, nur fünfzehn Minuten gedauert. Keine Wartezeit für mich und entspannte und freundliche Mitarbeiterinnen am Amt. Zeitgleich war übrigens noch eine andere Person im Amtszimmer die einen Notpass beantragen wollte. Mit Hilfe der kompetenten Mitarbeiterin konnte Sie sich das allerdings ersparen und das Aus- und Einreise-Szenario mit der Fluglinie klären. Ich bin sicher, unter dem früheren Zeitdruck und viel höheren Administrationsaufwand wäre das nicht so serviceorientiert abgelaufen. Digitalisierung bedeutet nicht nur Einsparungen an Zeit und Ressourcen sondern schafft die nötigen Freiräume für bessere und entspanntere Beratung.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Entrümpeln | #13

Entrümpeln ist für manche eine nicht sehr motivierende Angelegenheit. Für andere aber eine befreiende Tätigkeit um Platz für Neues zu schaffen. Analog wie digital, regelmäßiges Entrümpeln ist eine hilfreiche Kur für alles was sich so zwischenzeitlich an Ballast angesammelt hat.

Analog entrümpeln

Schon seit Jahresbeginn treibt mich der Wunsch mein Arbeitszimmer, neudeutsch Home Office, umzugestalten. In meinem zweiwöchigen Urlaub habe ich die Zeit genutzt und meine Kästen gründlich zu durchforsten. Alles das ich länger als ein Jahr nicht mehr angerührt hatte, wurde gnadenlos dem Altpapier zugeführt. Auch Bücher, deren Inhalt sich inzwischen längst überholt hat, wurden Opfer dieser Entsorgungsaktion. Davon ausgenommen waren nur Exemplare, die zeitlose Themen behandelten und ich immer wieder zwecks Referenz oder Auffrischung von Methodenwissen gelesen habe. Ziel war es, nicht nur die diversen Bücher und Papieraufzeichnungen los zu werden, sondern im Anschluss auch die Kästen in denen diese verstaut waren. Warum? Ganz einfach: da wo Stauraum vorhanden, wird dieser mit der Zeit wieder gefüllt. Ist kein Stauraum (mehr) vorhanden, ist die Hürde viel größer neuen anzuschaffen um ihn anzufüllen.

Digital entrümpeln

Digital zu entrümpeln ist vergleichsweise etwas schwieriger. Vor allem wenn man seine Daten in der Cloud liegen hat, ist das Erweitern des Speicherplatz nur eine Frage des Geldes aber nicht des physischen Platzbedarfs. Selbst wenn Sie ein paar externe Festplatten oder ein NAS (Network Attached Storage) nutzen, ist das Hinzufügen von Speicherplatz immer weniger eine Kosten-, oder Platzfrage. Festplatten werden tendenziell immer kleiner und bieten zugleich mehr Speicherplatz. Trotzdem, oder gerade deswegen, ist es sinnvoll, auch seine digital gespeicherten Daten regelmäßig zu durchforsten. Im unternehmerischen Kontext hilft hier die DSGVO, die Löschen von Daten nach festgelegten Fristen verlangt. Jedenfalls sollten Sie sich ein System zurecht legen, nach dem, zum Beispiel nach Jahren sortiert, Daten archiviert werden und nicht mehr im sofortigen Zugriff sind. In vielen Fällen spart das Kosten und verbessert vor allem die Übersicht über Ihre aktuellen Daten und Dokumente. Es hängt auch davon ab, wie kurz- oder langfristig Ihre Kundenbeziehungen sind. Im Banken- oder Versicherungswesen sind Laufzeiten von zehn, zwanzig oder noch mehr Jahren keine Seltenheit. Demzufolge ist dort ein anderes System mit anderen Archivierungszeiträumen notwendig als in anderen Branchen.

Arbeitsplatz

Es gibt ja viele Theorien darüber, was der Arbeitsplatz eines Menschen über die Person oder das Unternehmen aussagt. Ich habe vor langer Zeit in einer Agentur gearbeitet, in der eine Clean Desk Policy vorgeschrieben war. Am Ende jedes Arbeitstags, waren alle MitarbeiterInnen angehalten, ihren Schreibtisch aufzuräumen und keinerlei Unterlagen offen liegen zu lassen. Das hatte einerseits den Hintergrund, dass zum Teil mit sehr sensiblen Kundendaten hantiert wurde, und andererseits das Unternehmen Sorgfalt kommunizieren wollte. Dieses Verhalten hat mich damals ziemlich geprägt und auch heute noch, pflege ich diese Arbeitsweise. Einzige Ausnahme davon sind Phasen der Konzeption. Diese sind bei mir geprägt durch viele Scribbles, Post-It‘s und an die Wand gepinnte Flipcharts. In so einer Phase wäre es hinderlich, jedes Mal alles zu verstauen und in der gleichen Anordnung wieder aufzuhängen. Es würde auch die Möglichkeit rauben, zwischendurch diese Zwischenergebnisse im Vorbeigehen anzusehen und vielleicht den einen oder anderen neuen Gedanken einzufangen. Wenn es aber darum geht, normales Tagesgeschäft abzuarbeiten, E-Mails und Artikel zu schreiben, dann bevorzuge ich einen so gut wie leeren Schreibtisch um meine Ablenkung so gering wie möglich zu halten.

Fazit

Sie müssen sich nicht erst das Buch von Mari Kondo kaufen um selbst erfolgreich zu entrümpeln. Es reicht, wenn Sie folgende drei Punkte beherzigen:

– Alles, was Sie schon länger als ein Jahr nicht mehr angerührt haben, kann weg.
– Wenn ein Kasten leer ist, entsorgen Sie diesen auch gleich.
– In ein Archiv soll nur das was aufbehalten werden muss.

Wir alle können unsere steinzeitliche Vorgeschichte als Jäger und Sammler nicht verleugnen. Heute sammeln wir nur mehr weil wir es wollen, und nicht weil wir müssen. In den meisten Fällen ist der Aufwand einer Wiederbeschaffung geringer als der Aufwand alles zu behalten. Also: Sammeln Sie noch oder entrümpeln Sie schon?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Digitale Zukunft | #12

Digitale Zukunft – ein Szenario dem sich nicht einmal mehr Hardcore Verweigerer entziehen können. Zu sehr hat und wird sich unsere Umgebung digital umstellen und weiter entwickeln. Was bedeutet das für junge Kinder und Neugeborene? Wie sollen wir Erwachsenen sie aufwachsen lassen? Was sollen wir ihnen beibringen und lernen lassen? Wir, die mit der Digitalisierung aufgewachsen sind, aber trotzdem der rasanten Entwicklung mehr oder weniger hinterherhinken und unsere Probleme damit haben, sollen also wissen was für die Jungen gut ist?

Werte

Ja, es mag abgedroschen klingen, aber Werte haben und zu vertreten ist, bleibt und wird immer wichtiger. Werte wie Respekt, Vertrauen, Gleichberechtigung sind tiefer Bestandteil unserer Persönlichkeit und unseres Verhaltens. Sie sind so tief in uns verankert, dass in von Menschen programmierten Algorithmen die Unzulänglichkeiten von Werten schonungslos zu Tage treten. Unsere oft unbewussten Vorurteile (Bias) beeinflussen unsere Entscheidungen. Als kleinen Korrekturfaktor gibt es da zwar noch unser Gewissen. Computer haben aber kein Gewissen sondern entscheiden nur auf Basis der ihnen eingeimpften Vorgaben. Es ist also unbedingt notwendig, jungen Menschen ein gutes Vorbild zu sein um deren Werte-Entwicklung positiv zu beeinflussen.

Lernen

Allen Schulkindern ein Tablet zu schenken ist eine lobenswerte Idee. Noch wichtiger wäre allerdings, neben reiner Wissensvermittlung, ihnen richtig [lernen, verlernen, neu lernen] beizubringen. Mit der sinkenden Halbwertszeit von Technologien und Programmiersprachen, wird dieser Zyklus von ihnen viel häufiger durchlaufen als von unserer Generation oder der Generation unserer Eltern. Das Wissen um Lernmethoden, den Mut zur Lücke (nicht alles im Detail wissen zu müssen) und einen Blick für das Große Ganze wird immer wichtiger.

Kreativität

Noch bevor Sie mir ein „Kreativität kann man doch nicht lernen“ entgegenwerfen: da haben Sie recht. Jedoch kann man sich etliche Methoden und Techniken aneignen um kreative Ergebnisse zu produzieren. Für sich alleine oder mit einem Team. Mit der Digitalisierung haben wir uns Möglichkeiten erarbeitet, die jeden zur/zum GestalterIn machen kann. Es gibt genügend [Software]Werkzeuge, die uns dabei in einer früher ungeahnten Qualität unterstützen. Musik, Fotografie und Film sind nur drei Beispiele für die heutzutage sogar ein Smartphone ausreicht um zu gestalten.

Gestaltungsräume

Niemand ist zu 100 Prozent produktiv. Selbst diese Prozentmarke anzustreben ist kontraproduktiv. Menschen brauchen Freiräume in denen sie Dinge ausprobieren können. Diese Räume sind sowohl örtlich als auch zeitlich zu verstehen. Örtlich, weil wir am gewohnten Arbeitsplatz, der auf Produktivität getrimmt ist, eben nicht kreativ sein können. Und zeitlich, weil wir Zeit ohne Druck brauchen, um unser Gehirn in den richtigen Modus bringen können. Es ist gut zu beobachten, dass einige Eltern meinen, ihre Kinder immer bespaßen zu müssen. Dabei ist es längst bewiesen, dass erst Langeweile Kinder dazu bringt, sich mit sich selbst und verfügbaren Dingen oder Spielsachen zu beschäftigen. Und genau dann entsteht Kreativität. Es wird ausprobiert, verworfen, neu probiert. Immer wieder aufs Neue. Dieses iterative Vorantasten ist das, was uns Älteren teilweise noch fehlt oder uns mühsam mit Design Thinking oder Agile bzw. SCRUM beigebracht wurde.

The Basics

Was für uns früher lesen, schreiben & rechnen war, wird zukünftig um die oben genannten Punkte erweitert werden müssen. Was auf den ersten Blick als höhere Anforderungen erscheint, relativiert sich, wenn wir damit, dem Alter entsprechend, früher anfangen. Kein Kleinkind muss im Kindergarten schon einen vollen Sprach- oder Programmierkurs absolvieren. Kinder sollen auch noch Kind sein dürfen. Mit stetig steigender Lebenserwartung ist später noch genug Zeit um produktiv zu sein.

Wir, die erste Internetgeneration, haben es in der Hand jetzt die Rahmenbedingungen für uns und nachfolgende Generationen zu schaffen. Im privaten Umfeld wie auch im beruflichen Umfeld. Je mehr sich das bewusst machen, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass auch die Politik nachzieht. Warten Sie nicht länger, gestalten Sie durch Ihre Vorbildwirkung!

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Krise oder Chance

Krise oder Chance ist nur eine Frage des Standpunkts und Blickwinkels. Jene, die eine Krise als Bedrohung wahrnehmen haben es derzeit sicher nicht einfach. Jene, die eine Krise als Chance sehen, kommen jetzt erst so richtig in Fahrt und werden kreativ.

Warum überhaupt Krise?

Zu einer Krise kommt es dann, wenn der übliche gewohnte Weg beeinträchtigt ist oder gar nicht mehr funktioniert. Manchmal passiert das schleichend langsam und manchmal sprichwörtlich über Nacht. Es braucht ein Sensorium, mit dem man langsame Entwicklungen wahrnehmen kann um darauf hin alternative Wege zu finden, damit besser umzugehen. Ebenso braucht es einen Plan für den Notfall, um rasch reagieren zu können. Die Krux an Notfallplänen ist, dass sie zumeist für häufiger auftretende Szenarien ausgearbeitet werden und seltene Auslöser nicht betrachten. In jedem Hotelzimmer hängt ein Plan zum Verhalten bei einem Brand. Was aber tun bei einer Überschwemmung? Erdbeben? Wirbelsturm?

Chance

Chancen gibt es für jeden mehr als man nützen kann. Die Frage ist, welche Chancen werden als lohnenswert erachtet und welche passen in das eigene Bild. Menschen wie Unternehmen haben oft ein Problem damit, ausgetretene Pfade zu verlassen und einen neuen Weg einzuschlagen. Paradoxerweise steigert sich die Trägheit, das Verharren im ausgetretenen Pfad genau dann, wenn die Hindernisse auf diesem Pfad immer größer werden und ein Verlassen des Pfads viel einfacher wäre. Aber ist das nicht unsicher? Ja, ist es. Aber zu verharren und darauf hoffen, dass es bald wieder besser wird, garantiert nur eines: massive Verluste bis hin zum Verlust der Existenz.

Zwang zur Chance

Egal ob EinzelunternehmerIn oder Großkonzern, die Suche nach Alternativen wird besonders dann intensiviert, wenn die aktuelle Situation alternativlos geworden ist. Um das in Nicht-Krisenzeiten als Gedankenspiel zu üben, stellt man sich einfach folgende Situation vor: man stellt ab morgen seinen Hauptumsatzbringer gratis zur Verfügung. Welche anderen umsatzbringenden Tätigkeiten könnte man stattdessen anbieten? Welche (anderen) Kundengruppen könnte das neue Angebot interessieren? Welche (ganz) anderen Fähigkeiten und Fertigkeiten benötigen Sie dafür und welche vorhandenen Ressourcen können Sie dafür weiter verwenden?

Voraussicht

Jeder kennt die mühsame Zeit, bis Dinge gut laufen. Umso geringer ist die Bereitschaft, diese wieder in Frage zu stellen, umzubauen oder gar aufzugeben. Schließlich war der zeitliche (und finanzielle) Aufwand dafür ja sehr hoch. So ungern wie manche zur Vorsorgeuntersuchung oder zum Zahnarzt gehen, genauso ungern möchte man im unternehmerischen Kontext neue Veränderungen absichtlich vom Zaun brechen wenn aktuell kein Anlass da zu sein scheint. Never change a running System, richtig? Teilweise ist das schon richtig. Aber eben nur teilweise. Wenn man bedenkt, wie oft wir Prozesse und Systeme verändern um diese effizienter und bequemer nutzbar zu machen, wird schon sehr häufig daran herum geschraubt. Weniger oft wird aber das gesamte System durchleuchtet und dessen Kernaufgabe in Frage gestellt. Für Voraussicht ist das allerdings notwendig und letztendlich weniger dramatisch als eine Notoperation im Krisenfall.

Das Beste daraus machen

Wie in jeder persönlichen wie auch unternehmerischen Krise geht es im ersten Schritt darum das Überleben zu sichern. Bei einem akuten Herzinfarkt macht es am OP-Tisch auch keinen Sinn über eine Ernährungsumstellung zu philosophieren. Hat man das Gröbste überwunden, muss man sich aber schon die Frage stellen, ob man business as usual weitermachen möchte, oder besser doch eine andere Richtung einschlägt. Die Rahmenbedingungen können nicht besser sein. Man selbst und alle anderen ist besonders aufmerksam und sensibilisiert für die kleinsten Veränderungen. Es werden plötzlich Abläufe sichtbar, die im vorherigen Dahingeplätscher des Alltags gerne mal überspielt wurden. Diese Unruhe im System ist die beste Voraussetzung dafür, die Trägheit zu überwinden und einen anderen Weg einzuschlagen.

Lerneffekte

Das Besprechungen de facto ausschließlich online stattfinden können, hätte man vor ein paar Monaten nicht für möglich gehalten. Inzwischen ist es Normalität. Das ein Online-Shop eine hilfreiche Ergänzung zu einem Geschäftslokal sein kann, ebenso. Oder das Büroarbeiten auch von daheim erledigt werden können und eine Fahrt ins Büro zumindest teilweise nicht mehr notwendig ist. Ihnen fallen aus Ihrer Arbeitsumgebung sicher noch einige andere Gewohnheiten ein, die Sie geändert haben und Ihnen neue Möglichkeiten eröffnen. Das erzwungene Ausprobieren als Innovationstreiber – wer hätte das gedacht.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Diskurs | #10

Diskurs ist mitunter mühsam, langwierig aber notwendig. In einem Diskurs setzen wir uns mit Thesen und Fakten auseinander, die unseren Alltag beeinflussen. Idealweise entsteht dabei eine neue Erkenntnis und Sichtweise die in Summe mehr Vorteile bringt als die bloße Gegenrechnung oder Summe der einzelnen Positionen. Die digitale Welt bringt dafür neue Möglichkeiten und zugleich ein paar Fallstricke. Wie kann ein digitaler Diskurs gut funktionieren?

Es beginnt innen

Der innere Dialog ist die erste Instanz um Neues aufzunehmen und einzuordnen. Man versucht sich einen Reim darauf zu machen, was das für einen selbst bedeutet. Ist es jetzt aktuell relevant? Hat es eine unmittelbare Auswirkung auf mich? Muss ich etwas dafür oder dagegen tun um die Auswirkungen zu verhindern oder zu verstärken? Gelingt einem das, kann man sich über die nächsten Schritte Gedanken machen.

Aufklärung

Findet man im eigenen Inneren keine Erkenntnis, wendet man sich an sein unmittelbares Umfeld um neue Informationen zu bekommen. Die Mittel dafür sind in der heutigen Zeit durchwegs anders als noch vor dem Internetzeitalter. Was früher das Lexikon war ist heute eine Suchmaschine. Was die beiden Quellen aber maßgeblich unterscheidet, ist die redaktionelle Bearbeitung. In einem Lexikon wurden die Einträge vorher sorgsam redaktionell bearbeitet und auf faktentreue geprüft. Eine Suchmaschine ist ein technischer Vorgang, der nur nach bestimmten Kriterien sucht aber keine inhaltliche Prüfung durchführt. Da heutzutage wirklich jeder alles ins Internet schreiben kann, ist diese Gefahr der Desinformation allgegenwärtig. Mit etwas Spielerei können sogar die Suchformeln dahingehend beeinflusst werden, dass Suchergebnisse nach ganz vorne gespült werden, die keine inhaltliche Relevanz haben. Umso wichtiger wird das gemeinsame Verständnis über Zustandekommen von Informationen und deren Richtigkeit. Gerüchte verselbstständigen sich ungleich schneller als bestätigte Fakten.

Zuhören

Bei etwas selbstkritischer Betrachtung stellen wir fest, dass wir tendenziell zuhören um lösungsorientiert zu antworten. Bevor das möglich ist, müssen wir aber zuhören um zu verstehen. Ohne Wertung und innerlichen Abgleich ob wir dem persönlich zustimmen oder vom Gegenteil überzeugt sind. Das ist keine leichte Aufgabe. Schon gar nicht wenn man sich nur virtuell gegenübersitzt und via Tweets, Kommentare oder in einem Chat Standpunkte austauscht. Nur sehr selten liest man eine Frage des Gegenüber die darauf abzielt inhaltlich richtig zu verstehen. Selbst in mündlichen Gesprächen kann man wunderbar aneinander vorbei reden. Schriftlich ist das noch einfacher. Dieses aufmerksame Zuhören oder Lesen um zuerst zu verstehen ist essentiell für eine konstruktive Auseinandersetzung. Ohne dem driftet man unweigerlich auf Nebenschauplätze ab, die mit dem ursprünglichen Thema nichts mehr gemein haben.

Lernbereitschaft

Zuhören bedeutet auch die Bereitschaft Neues zu lernen, verstehen zu wollen und aktiv an einem Kompromiss zu arbeiten. Einen Standpunkt zu haben ist gut, schränkt aber zugleich die Möglichkeit ein, andere Perspektiven einzunehmen. Wir brauchen alle einen Aktionsradius um unseren Standpunkt. Dadurch erlangen wir einen viel größeren Wirkungskreis. Und da, wo sich Wirkungskreise überlappen, ist der Weg frei für gemeinsame Kompromisse.

Digitaler Diskurs

Sehr viele Diskurse werden inzwischen über digitale Kanäle geführt. Die mangelnde physische Nähe, sich dabei persönlich in die Augen sehen und spüren können, ist eine Qualität die digital noch nicht ersetzt werden kann. Das hat Vor- und Nachteile für die teilnehmenden Personen. Daher ist es umso wichtiger, sich auf Rahmenbedingungen für solche Diskurse zu einigen. Das gilt für den internen Diskurs in Unternehmen ebenso wie für den öffentlichen Diskurs auf den diversen Plattformen.

Emotionen

Aufklärung, zuhören und Lernbereitschaft klingt sehr rational. Es spricht überhaupt nichts gegen emotionale Diskussionen, sofern die Emotionen positiv für eine Sache und nicht negativ gegen andere Personen eingesetzt werden. Es wurde noch nie jemand durch Herabwürdigung oder Geringschätzung für einer Sache gewonnen. So ein Verhalten ist weder zu akzeptieren noch zu tolerieren.

In den Diskurs zu gehen und zu bleiben ist das was unsere Gesellschaft immer wieder vor Herausforderungen stellt und zugleich aber unsere Entwicklung voranbringt. Es ist notwendig, im Kleinen wie im Großen zu neuen Erkenntnissen zu gelangen, daraus zu lernen und neue Lösungsmöglichkeiten für bestehende Probleme zu finden. Worüber werden Sie in der kommenden Woche diskutieren?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Loslassen | #09

Loslassen können ist eine der wichtigsten Fähigkeiten um Weiterentwicklung zu ermöglichen. Sowohl für uns persönlich als auch im Kontext einer Organisation und ganz allgemein als Gesellschaft. Wir können nicht nicht unser ganzes Leben lang Dinge und Vorstellungen anhäufen ohne das irgendwann die Last zu schwer wird und wir uns von dem Einen und Anderen trennen müssen. Die Entscheidung für das Loslassen ist leicht. Es sind die Konsequenzen die uns zu schaffen machen.

Externe Ereignisse

Wenn uns externe Ereignisse widerfahren, ist es zu Beginn schmerzhaft etwas loslassen zu müssen. Das alte Normale, die eingeübten Gewohnheiten, das Vertraute ist plötzlich nicht mehr da und wir müssen uns mit neuen Gegebenheiten abfinden. So etwas war zu beginn der aktuellen Pandemie und den damit verbundenen einschneidenden Maßnahmen gut zu beobachten. Jene, die ihrer Arbeit weiter nachgehen konnten, fanden rasch Wege das nicht aus dem gewohnten Büro zu tun, sondern von daheim aus dem Home-Office. In IT-Kreisen ist der running Gag, dass diese Pandemie das Thema Digitalisierung in kürzester Zeit weiter voran getrieben hat, als jede zuvor gestartete Initiative. Die normative Kraft des Faktischen zeigt ihre Wirkung.

Verantwortung

Externe Ereignisse sind in dieser Hinsicht sehr willkommen, da sie sich bestens als Ausrede für Neuerungen eignen und man dezent die Verantwortung abschieben kann. Wirklich hilfreich für eine positive Grundstimmung gegenüber Veränderung ist das nicht. Es ist zu beobachten, dass diese leicht unterwürfige Haltung in unseren geographischen Gefilden recht oft anzutreffen ist. Wir haben diese Haltung aus unserer Geschichte von Generation zu Generation weiter gegeben. Ausnahmen bestätigen die Regel. Diese Ausnahmen sind dafür meist sehr erfolgreich im Umgang mit externen, nicht beeinflussbaren Ereignissen und können sich rasch auf neue Gegebenheiten einstellen. Sie sind – Achtung Buzzword – resilient.

Eigeninitiative

Loslassen kann man lernen. Dazu braucht es keine großen Seminare, Workshops oder ähnliches. Es braucht lediglich eine Entscheidung und etwas Durchhaltevermögen. Im privaten lässt sich das leicht mit ausmisten der eigenen vier Wände üben. Noch bevor Sie sich Bücher von Marie Kondo kaufen und erst mal bequem auf der Couch lesen, legen Sie einfach los. Dinge die schon lange unbenutzt in einer Ecke unnötigen Platz vergeuden unbesehen entsorgen. Nicht lange überlegen ob man das noch brauchen kann – offensichtlich nicht, sonst wäre es ja nicht schon ewig unbenutzt dagelegen. Gleiches gilt auch im Büro wo sich immer wieder Unterlagen aus dem Jahre Schnee finden zu denen man schon gar nicht mehr den Kontext kennt. Sie können das auch mit ihren digital gespeicherten Daten praktizieren. Auch wenn Speicherplatz immer günstiger wird, die alten Daten haben eine sich stetig reduzierende Halbwertszeit. Ausgenommen sind davon jene Daten die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Systemisches Loslassen

Um dauerhaft immer wieder loslassen zu können, helfen selbst gesetzte Rahmenbedingungen die das ermöglichen. Alles was wir gelernt haben, war am Anfang ungewohnt und mühsam. Mit der Zeit und oftmaliger Wiederholung, wurde das neue Verhalten „normal“ und alltäglich. Ganz besonders wenn es um Innovation geht, ist loslassen können von zentraler Bedeutung. Gerne wird bei Umstellungen auf neue Systeme das alte noch „zur Sicherheit“ weiter betrieben um im Notfall umsteigen zu können. Wenn man davon ausgeht, dass ein neues System oder Prozess zuvor ausgiebig getestet wurde, ist das Risiko überschaubar. Erfahrungsgemäß bleiben solche „Backup-Systeme“ viel zu lange weiter aktiv und verschlingen unnötige Kosten die besser in das neue System investiert wären. Sicherlich muss man zu Beginn mit gewissen „Schmerzen“ rechnen um das Neue entsprechend gut ins Laufen zu bekommen. Aber genau diese Schmerzen sind die Chance daraus zu lernen und weitere Verbesserungen zu entwickeln. Besonders in der digitalen Welt haben wir, sowohl als Betreiber wie auch als Nutzer, gelernt, dass Veränderungen iterativ erfolgen. In kurzen Abständen werden laufend Fehler behoben und Verbesserungen durchgeführt. Die Zeiten, in denen ewig lange entwickelt wurde um „das perfekte Produkt“ auf den Markt zu bringen, sind vorbei. In der Zeit, haben sich die Wünsche und Anforderungen schon wieder geändert. Auch diese Vorgehensweise müssen wir loslassen lernen.

Magnetische Attraktivität

Loslassen wird durch zwei Faktoren begünstigt. Sich von etwas distanzieren oder gar flüchten weil man damit nicht mehr klar kommt oder sich von einer erstrebenswerteren Zukunft magnetisch anziehen lassen. Zweites, der Sog zu etwas Neuem, wirkt erfahrungsgemäß besser und nachhaltiger, weil es von Beginn an positiv aufgeladen ist. Solche Szenarien zu entwickeln erleichtern das Loslassen von alten Gepflogenheiten.

Was werden Sie ab morgen loslassen? Welche magnetische Attraktivität möchten Sie für sich uns andere schaffen?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Alternativlos | #08

Alternativlos ist spätestens seit der Aussage von Angela Merkel im März 2010 im Kontext der Griechenlandkrise zu einem Schlagwort geworden. Dabei wurde bereits von Margaret Thatcher das TINA-Prinzip „there is no alternative“ angewendet um ihre Wirtschafts- und Gesellschaftspolitk durchzusetzen. Aber ist wirklich immer alles alternativlos?

Krisenfatalismus

Gerade in Krisenzeiten sehen wir uns immer wieder mit Entscheidungen konfrontiert, die nur eine sinnvolle Möglichkeit zulassen. Sinnvoll ist dabei das essentielle Wort. Wie in der Kommunikation gilt auch hier: man kann nicht nicht entscheiden. Denn auch sich nicht zu entscheiden und damit weitermachen wie bisher, ist bereits eine Entscheidung. Der Pandemie ohne Maskenpflicht und Abstandsregelungen zu begegnen wäre also auch eine Alternative gewesen. Vermutlich nicht die Beste.

Handlungsoptionen

Für jedes Problem gibt es mehrere Lösungen. Manche davon sind erprobt, manche wurden noch nie gewagt, manche sind zu teuer, für mache fehlt es an Know-how und für manche einfach nur der Mut es zu probieren. Um die erfolgsversprechendste Option zu finden muss man erst alle Optionen kennen. Hier wird oft zu rasch abgewürgt und nur mehr darüber lamentiert welche schlimmen Folgen das alles haben wird. Dabei ist es immer wieder überraschend, welche neuen Optionen sich auftun, wenn man möglichst viele davon auf den Tisch liegt und zwei oder mehrere Optionen zu einer ganz neuen Option verbindet. Erst dann macht es Sinn die Alternativen zu bewerten und sich für eine zu entscheiden.

Alte Zöpfe abschneiden

Sich mit neuen Alternativen auseinander zu setzen bedeutet manchmal sich von alten Praktiken zu trennen. Gerade in Krisensituationen erleben Unternehmen oft einen karthasischen Moment der sie und ihr Geschäft eine drastische Kurskorrektur vornehmen lässt. Teile der Produktion werden auf gänzlich andere Produkte umgestellt oder neue Vertriebsmöglichkeiten etabliert um weiter im Geschäft zu bleiben. Zu Übungszwecken lohnt es sich, wenn Sie sich ab und zu folgende Frage stellen: Was wäre, wenn morgen unsere Hauptumsatzquelle nicht mehr existiert? Wenn Sie mich als erstes nach dem Grund fragen würden, denken Sie noch nicht in Alternativen. Sie versuchen das Bestehende irgendwie am Leben zu erhalten. Das ist verständlich aber nicht zielführend.

Alternativ Los

Stellen Sie sich vor, Sie ziehen in der Lotterie das Alternativ Los. Damit können Sie etwas Neues aufbauen. Was wäre das? Welche vorhandenen Ressourcen könnten Sie dafür verwenden? Welches Know-how müssten Sie dafür aufbauen? Wie müsste die Transformation der alten Struktur in eine neue Struktur aussehen? Diese spannende Fragestellungen sollten Teil einer jeden Strategieklausur sein um zukünftig nicht mehr alternativlos entscheiden zu müssen. Denken Sie an die vielen kleineren und mittleren Unternehmen, die zu Beginn der Pandemie keine taugliche Online-Präsenz hatten und Hals über Kopf einen Online-Vertrieb aus dem Hut zaubern mussten. Eine Investition für die mangels Umsatz kaum Geld vorhanden war. Keine angenehme Situation in der man sein möchte.

TATA

Dem TINA-Prinzip wurde von Susan George das TATA-Prinzip „There are thousands of alternatives“ entgegen gestellt. Es müssen nicht immer so viele sein, aber die damit gemeinte Richtung ist klar. Es gibt Alternativen und es ist unsere stetige Aufgabe danach zu suchen und auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen. Sich einfach der erstbesten Option hinzugeben darf keine Alternative sein. Das widerspricht unserer Evolution und dem neugierigen Drang uns und unsere Umwelt weiter zu entwickeln und zu verbessern.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

Prozessdenken | #07

Prozessdenken ist eine Fähigkeit, die in einer digitalisierten Welt wichtiger denn je geworden ist. Alles hat einen genau definierten Anfang und ein ein ebenso genau definiertes Ende. Ohne diese Wegpunkte ist in einem binären Konstrukt kein Fortkommen möglich. Das menschliche „vielleicht“ ist keine Option. Die Definition und Dokumentation von Prozessen ist daher unumgänglich und bringt auch sonst einige Vorteile.

Aller Anfang ist lernbar

In Prozessen zu denken ist anfänglich mühsam und geht einem erst nach und nach in Fleisch und Blut über. Es ist wie in der Fahrschule. Zu Beginn arbeitet man eine Checkliste an Tätigkeiten im Kopf ab und hat kaum noch Zeit sich auf die Vorkommnisse auf der Straße zu konzentrieren. Lenken, die Kupplung treten, wissen in welchem Gang man sich gerade befindet um in den nächsten zu schalten, die Kupplung wieder langsam kommen lassen und das Gaspedal langsam treten. Heute denken Sie ziemlich sicher nicht mehr daran was alles genau zu tun ist. Sie machen es einfach. Selbst wenn man in ein anderes Auto einsteigt, ist binnen Minuten alles wieder klar und easy.

Wo beginnen

Es kommt darauf an. Wenn man einen bestehenden Ablauf dokumentieren will, beginnt man zu meist am Beginn. Man sucht den Auslöser, der diesen Prozess einleitet. Oftmals ist das eine Kontaktaufnahme eines Kunden oder eine Anfrage aus einer anderen Abteilung im eigenen Unternehmen. Von da aus arbeitet man sich vorwärts und dokumentiert genau was als nächstes passiert, von wem dieser Schritt ausgeführt wird, was dabei geschieht und welches Zwischenergebnis entsteht. Dabei ist wichtig, nicht nur den Idealfall zu beschreiben, sondern auch den Fall wenn nicht so wie geplant weiter gemacht werden kann. Das passiert dann, wenn eine Entscheidung, Informationen oder Ressourcen zum weitermachen fehlen. Das löst meist einen Nebenprozess aus, der dann abgearbeitet werden muss, bevor der Hauptprozess weiter voranschreiten kann. Diese investigative Arbeit geht solange weiter, bis man eine adäquate Rückmeldung für den anfänglichen Auslöser liefern kann.

Vom Ende her denken

Die andere Variante, einen Prozess zu definieren, ist am Ende zu beginnen. Das ist vor allem dann ratsam, wenn ich einen Ablauf neu gestalten möchte, sei es weil es ihn noch nicht gibt, oder man sich bewusst von alten Prozessen trennen möchte. Ganz besonders dann, wenn es um Prozesse für Kunden geht, ist diese Herangehensweise zu bevorzugen. Man definiert dafür zumindest eine wesentliche Rahmenbedingung die der Prozess jedenfalls erfüllen muss. Eine solche kann zum Beispiel lauten: der Kunde soll mit maximal drei Klicks in einem Online-Shop ein Produkt finden und eine Preis-, und Lieferinformation erhalten.

Über die Grenzen hinweg

Da für jede Prozessdefinition ein ganz bestimmter Anfang und Ende festzulegen ist, grenzt man den Ablauf automatisch von anderen Prozessen ab. Jedem Prozessanfang geht ein anderes Prozessende voraus und jedem Prozessende folgt ein anderer Prozessanfang. Da kaum ein Unternehmen die gesamte Prozesskette abbildet sondern sich auf seine Kernkompetenz konzentriert, ist es trotzdem im eigenen Interesse, genau zu analysieren, was vor und nach den von mir gestalteten Prozessen passiert. In unserer Rolle als Konsument lernen wir es zu schätzen, wenn dieses „hand-over“ reibungslos funktioniert. Genau dann entsteht ein großer Mehrwert für unsere Kunden. Ein Beispiel: wenn ich online einen Flug buche und mein elektronisches Ticket in der App meiner Fluglinie aufrufen kann, vor Abflug in der App meinen Sitzplatz aussuchen kann und dafür gleich meinen Boardingpass in der Wallet am Smartphone speichere den ich dann beim Security-Check und am Gate scannen lassen kann, habe ich einen medienbruchfreien Prozess gestaltet der ein positives Kundenerlebnis bietet.

Nahtstellen

Früher sagte ja man gerne Schnittstellen zu dem Punkt, an dem ein technisches System mit einem anderen Daten austauschte. Um den trennenden Charakter dieser Bezeichnung ins Positive zu drehen, kam dann der Begriff Nahtstelle, also etwas Verbindendes, verstärkt auf. Eine semantische Spitzfindigkeit mit einer wichtigen Botschaft: besser zusammen etwas gemeinsam verwirklichen als absichtlich eine Trennung zu produzieren. Sieht man sich in der heutigen Welt der unterschiedlichsten EDV-Prozesse um, so sind immer mehr ausgereifte aufgabenspezifische Prozesse vorhanden die sich mittels Nahtstellen sehr gut und verhältnismäßig einfach zu einer Prozesskette verbinden lassen. Das ist nicht nur effizient sondern auch sehr oft mit einem angenehmen Kundenerlebnis verbunden. Das betrifft auch interne Abläufe die früher mit langen Durchlaufzeiten, jeder Menge Papier und manueller Arbeit verbunden waren.

Was auf den ersten Blick recht aufwendig und bürokratisch klingt, macht sich auf lange Sicht bezahlt. Prozesse zu definieren und zu optimieren, passiert im großen Stil meist nur einmal. Dafür sparen Sie aber bei jedem Durchlauf des Prozess viel Zeit und schaffen dabei Wohlgefallen. Wenn Sie das nächste Mal etwas bemerken was nicht rund läuft, machen Sie einen Schritt zurück und betrachten Sie den Prozess. Vom Anfang bis zum Ende.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.