Kommunikationsverständnis | #04

Posted on Juni 28, 2020

Kommunikationsverständnis setzt sich zusammen aus Kommunikation und Verständnis. Kommuniziert wird heutzutage mehr denn je aber nicht immer das gleiche verstanden. Arbeit wird immer arbeitsteiliger. Mehr Menschen arbeiten an einem Projekt mit und dadurch erhöht sich die Menge an Kommunikation zwischen den Beteiligten. Da diese Kommunikation verstärkt in geschriebener Form (E-Mail, Chat, Nachrichtendienste, etc.) abläuft, ist das gegenseitige inhaltliche Verständnis wichtiger denn je. Hier ein paar Ansätze um das aneinander vorbeireden zu verhindern.

Gemeinsame Vision

Jedes Projekt hat ein bestimmtes Ergebnis als Ziel. Dieses Ergebnis so zu definieren, dass damit Leitplanken für den Umfang und die Arbeitsweise gleich zu Beginn festgelegt werden. Daran kann sich jeder orientieren und sich immer wieder die Frage stellen, ob die Konsequenzen einer Entscheidung noch innerhalb dieser Leitplanken liegen oder nicht. Dabei werden keine detaillierten Anweisungen erstellt sondern vielmehr nur die Blickrichtung aufgezeigt.

Arbeitsteilung

Gerade bei Digitalisierungsprojekten ist die [technische] Abgrenzung zwischen den Beteiligten sehr wichtig. Im Best Case werden von zwei Beteiligten Funktionen umgesetzt, die dann doppelt vorhanden sind. Im Worst Case denkt der eine, dass die anderen diese Funktionalität mitbringen und umgekehrt. Beide Fälle werfen die Ressourcenplanung gehörig durcheinander. Entweder wurde zu viel Zeit und/oder Geld verbraucht oder es entsteht eine nicht geplante Budget-Lücke.

Schnittstellen

Wenn mehrere Beteiligte an einem Projekt arbeiten und die einzelnen Module auch miteinander funktionieren sollen, wird dies in den meisten Fällen über technische Schnittstellen verwirklicht. Standardprodukte haben meistens bereits vorgefertigte Schnittstellen, maßgeschneiderte Lösungen müssen diese neu definieren. Lassen Sie sich aber vom Begriff „Standardschnittstelle“ nicht täuschen. In vielen Fällen ist damit nur ein bestimmter Aufbau gemeint – welche Daten dann wirklich ausgetauscht werden sollen und ob in der Schnittstelle auch noch eine Verarbeitungslogik miteingebaut wird, hängt von vielen Faktoren ab. Und genau diese Faktoren machen dann eine genaue Betrachtung und Abstimmung notwendig.

Technologien & Rahmenwerke

In der Softwareprogrammierung haben sich in den letzten Jahrzehnten eine Vielzahl an Frameworks (Rahmenwerke) etabliert, die man ähnlich wie einen Lego-Baukasten verstehen kann. Für vorgegebene Anwendungen gibt es eine Bauanleitung etwas zusammen zu bauen. Für individuelle Anwendungen gibt es keine Bauanleitung sondern nur das Verständnis wie die einzelnen Bausteine funktionieren und wofür man sie einsetzen kann. Hier entsteht eine sehr große Vielfalt an Möglichkeiten die im Umkehrschluss eine genaue Definition benötigt.

Agilität

Agilität beschreibt heutzutage vor allem eine iterative Vorgehensweise. Man beginnt mit der aus Benutzersicht beschriebenen Anforderung, setzt diese um und testet die Funktion. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse, werden in einem neuen Durchgang berücksichtig und adaptiert. Das passiert so lange noch Zeit und/oder Geld für diese Anforderung vorhanden ist. Im Gegensatz zu früher, als zu Beginn bis ins kleinste Detail jede Funktion vorab definiert wurde, erspart man sich diesen Anfangsaufwand und nutzt ihn während der Umsetzung. Auch das verlangt eine regelmäßige Abstimmung – also viel zeitnahe Kommunikation.

Qualitätsanspruch

Jeder von uns hat aufgrund bisheriger Erfahrungen eine individuelle Einstellung wie etwas auszusehen und zu funktionieren hat. Besonders bei der Nutzung von digitalen Werkzeugen, haben sich bestimmte Muster in der Bedienung herauskristallisiert die als intuitiv und einfach wahrgenommen werden. Am einfachsten bemerken Sie das, wenn Sie zwischen einem Android- und einem Apple-Smartphone wechseln und die gleiche Aktion ausführen sollen. Das Ergebnis, zum Beispiel einen Kontakt abspeichern, ist das gleiche. Der Weg dahin aber unterschiedlich. Im Web oder bei web-basierten Softwareprogrammen ist der die Erwartungshaltung, wie ein bestimmter Ablauf funktioniert, ebenso unterschiedlich. Am einfachsten ist es, anhand von Beispielen Ihre Vorstellungen einzubringen.

Regelmäßige Abstimmungen

Früher hat man Projekte beauftragt, hat monatlich seinen Fortschrittsbericht bekommen und frühestens bei der Testphase zum ersten Mal einen ersten optischen und funktionalen Eindruck bekommen. Zu diesem Zeitpunkt ist schon viel Arbeit in das Projekt geflossen. In der Zeit kann sich das Kundenverhalten geändert, eine neue Technologie etabliert oder einfach nur der Geschmack der/des AuftraggeberIn geändert haben. Deshalb ist es unbedingt notwendig, in kurzen Abständen, am besten wöchentlich, einen Status zu erheben, sich Fortschritte zeigen zu lassen und nicht nur auf die „Grün-Meldung“ im Fortschrittsbericht zu achten. So ein Update dauert nicht länger als fünfzehn Minuten und ist sinnvoll investierte Zeit – vor allem um Fehlentwicklungen möglichst frühzeitig zu erkennen.

Die wichtigsten Punkte:

– [Er]klären Sie frühzeitig das big picture
– Fordern Sie eine genaue inhaltliche Abgrenzung zwischen allen Beteiligten
– Legen Sie fest, welche Datenströme entstehen sollen damit das in/mit Schnittstellen auch ermöglicht werden kann
– Verstehen Sie agil als iteratives Vorgehen mit Lern-, und Verbesserungsmöglichkeit
– Legen Sie Ihren Qualitätsanspruch anhand von Beispielen fest
– Regelmäßig kurze Steuerimpulse kosten weniger Energie als gegen Ende das Steuer komplett herumzureissen

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.