Informationen statt Papier bewegen

Oktober 11, 2020 Alexander M. Schmid

Digitalisierungsgebot #1

Aktenordner und Aktenschränke waren das Statussymbol der Zeit vor dem Internet. Alles wurde feinsäuberlich ausgedruckt, (mehrfach) kopiert. abgelegt und verschwand irgendwann in einem Archiv. Je nach dem wie lange diese Akten aufbewahrt werden mussten, füllten sie kleine Abstellkammern, ganze Kellergeschosse und manchmal sogar ausgelagert ganze Hallen. In manchen älteren Filmen sieht man noch diese Sequenzen, in denen etwas schrullige Typen, die schon lange kein Tageslicht gesehen haben, Herrin oder Herr über ein Archiv sind und nach langem Suchen meist unvollständige Informationen zum Vorschein brachten. Diese Zeiten sind nun vorbei. Informationen brauchen in digitaler Form viel weniger Platz und sind einfacher und schneller zu durchsuchen. Um das zu erreichen, sind allerdings einige Vorkehrungen zu treffen.

Struktur die bewegt

Digitalisierte Informationen sind vereinfacht gesagt Nullen und Einsen die auf Speichermedien verwaltet werden. Diese Verwaltung passiert am effizientesten, wenn Informationen in Kategorien strukturiert und dann miteinander verkettet werden. Einfaches Beispiel: eine Postadresse besteht immer aus einer Postleitzahl. Anstelle die Postleitzahl bei jeder Adresse neu einzugeben, wird eine Postleitzahl nur einmal erfasst und dann bei einer Adresse mit den anderen Daten (Straße, Türnummer, etc.) verknüpft. Das hat den Vorteil, dass bei einer Veränderung der Postleitzahl diese nur einmal geändert werden muss. Alle gleichen Postleitzahlen werden dann auch geändert. Dafür braucht es zu Beginn ein wenig Hirnschmalz diese Struktur aufzubauen. Mit der Struktur ersparen Sie sich später aber sehr viel Arbeit. Für die klassischen Informationsverwaltungaufgaben gibt es bereits genug vorgefertigte Schemen die dafür übernommen werden können. Niemand muss dafür das Rad neu erfinden.

Datenpflege

Daten und deren Auswertung sind nur gut solange sie gepflegt werden. Das bedeutet, dass regelmäßig Aktualisierungen notwendig sind. Das gilt besonders für Stammdaten. Damit sind vor allem Namen, Adressen, Telefonnummern aber auch E-Mail-Adressen gemeint die sie über die Zeit einfach ändern können. Als Kunde haben Sie es sicher schon gemerkt, dass ab und zu von Unternehmen die Ihre Kontaktdaten haben (und brauchen) eine Aufforderung zur Aktualisierung kommt. Das ist keine Schikane sondern stellt sicher, dass Sie beim nächsten notwendigen Kontakt auch erreicht werden können. Besonders bei Geschäftsbeziehungen die über lange Zeit laufen aber wenig Interaktion notwendig ist, sind solche Aktualisierungen sehr wichtig. Gleiches gilt für ihre rein intern verwendeten Daten. Adressen von Standorten, das Telefonverzeichnis, die Zimmernummer der MitarbeiterInnen sind ebenfalls aktuell zu halten da andere Abläufe diese Informationen benötigen um reibungslos zu funktionieren.

Datenzugriff

In den Zeiten, in denen jede Abteilung ihre eigene Aktenablage hatte, war damit der Zugriff zumeist auch geregelt. Entweder die Aktenschränke waren abgesperrt und nur die MitarbeiterInnen der Abteilungen hatten den Schlüssel oder es gab das ungeschriebene Gesetz, dass man nicht einfach in deren Aktenablage stöbert und sich womöglich auch noch einzelne Akten ausborgt oder kopiert. In der digitalen Welt, kann der Zugriff viel genauer und rollen-, oder personenspezifisch geregelt werden. Natürlich gibt es noch immer Dokumente, die nur für wenige ausgewählte Personen einsehbar sein sollen. Besonders Verträge, Forschungsergebnisse und ähnliches, sind meistens gut geschützt. Bei anderen Daten kann das durchaus anders gehandhabt werden. Es brauchen sicher nicht alle MitarbeiterInnen Zugriff auf die Buchhaltungsrohdaten, aber Zugriff auf sinnvolle Auswertungen können schon um einiges interessanter sein. Was spricht dagegen, wenn die MitarbeiterInnen zeitnah Einblick haben, wie es um die finanzielle Situation der Firma steht? Besser klare Fakten machen die Runde als Gerüchte die auf falschen Informationen beruhen.

Datensharing

Daten gemeinsam zu bearbeiten ist ein sehr wesentlicher Vorteil der Digitalisierung. Niemand muss mehr auf das Papierformular aus der anderen Abteilung warten sondern kann direkt auf den zentral vorhandenen Datensatz zugreifen und Änderungen oder Ergänzungen durchführen. Selbst wenn es sich dabei nur um eine simple Excel-Datei handelt, ist damit schon viel an Zeit und Qualität gewonnen. Diese Vorteil macht sich noch stärker bemerkbar, wenn die MitarbeiterInnen über mehrere Standorte verteilt sind oder, wie derzeit sehr üblich, von daheim aus arbeiten. Vor 20 Jahren war es noch sehr außergewöhnlich, wenn jemand von einem anderen Ort als dem Firmenstandort auf Daten zugreifen und diese bearbeiten wollte. Heute ist das de facto Standard und nur eine Frage der Firmenkultur ob diese Arbeitsweise verhindert oder gefördert wird.

Datenvernetzung

Selbst wenn man davon ausgeht, dass alle Papierdokumente zu einer Kundentransaktion in einem Raum vorhanden sind und die Personen, die diese Transaktion begleitet haben, ebenfalls, ist das noch immer nicht das gleiche wie wenn die Daten in digitaler Form vorhanden sind. In digitaler Form können unzählige Berechnungen in Sekundenschnelle ausgeführt werden, für die man händisch viel länger brauchen würde. Die aus diesen Berechnungen gewonnenen Erkenntnisse, sind heute die Grundlage für sowohl bessere Organisation als auch besseren Kundenservice und bessere Produkte und Dienstleistungen. Es geht weniger darum „alles“ von Ihren Kunden zu wissen sondern viel mehr darum, die vorhandenen Informationen zeitnah auswerten und richtig interpretieren zu können. Nicht von ungefähr kommen die in den letzten Jahren entstandenen Berufsbilder eines Data Scientist und Data Analyst.

Um Informationen zu bewegen, ist es notwendig sie zu strukturieren, zu pflegen, zugreifbar zu machen, zu teilen und zu vernetzen. Die ersten Schritte setzen Sie mit der Einstellung das zu wollen und als Vorbild auch so zu arbeiten. Die technische Machbarkeit wird Ihnen die geringsten Stolpersteine in den Weg legen.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

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