Entrümpeln | #13

Posted on August 30, 2020

Entrümpeln ist für manche eine nicht sehr motivierende Angelegenheit. Für andere aber eine befreiende Tätigkeit um Platz für Neues zu schaffen. Analog wie digital, regelmäßiges Entrümpeln ist eine hilfreiche Kur für alles was sich so zwischenzeitlich an Ballast angesammelt hat.

Analog entrümpeln

Schon seit Jahresbeginn treibt mich der Wunsch mein Arbeitszimmer, neudeutsch Home Office, umzugestalten. In meinem zweiwöchigen Urlaub habe ich die Zeit genutzt und meine Kästen gründlich zu durchforsten. Alles das ich länger als ein Jahr nicht mehr angerührt hatte, wurde gnadenlos dem Altpapier zugeführt. Auch Bücher, deren Inhalt sich inzwischen längst überholt hat, wurden Opfer dieser Entsorgungsaktion. Davon ausgenommen waren nur Exemplare, die zeitlose Themen behandelten und ich immer wieder zwecks Referenz oder Auffrischung von Methodenwissen gelesen habe. Ziel war es, nicht nur die diversen Bücher und Papieraufzeichnungen los zu werden, sondern im Anschluss auch die Kästen in denen diese verstaut waren. Warum? Ganz einfach: da wo Stauraum vorhanden, wird dieser mit der Zeit wieder gefüllt. Ist kein Stauraum (mehr) vorhanden, ist die Hürde viel größer neuen anzuschaffen um ihn anzufüllen.

Digital entrümpeln

Digital zu entrümpeln ist vergleichsweise etwas schwieriger. Vor allem wenn man seine Daten in der Cloud liegen hat, ist das Erweitern des Speicherplatz nur eine Frage des Geldes aber nicht des physischen Platzbedarfs. Selbst wenn Sie ein paar externe Festplatten oder ein NAS (Network Attached Storage) nutzen, ist das Hinzufügen von Speicherplatz immer weniger eine Kosten-, oder Platzfrage. Festplatten werden tendenziell immer kleiner und bieten zugleich mehr Speicherplatz. Trotzdem, oder gerade deswegen, ist es sinnvoll, auch seine digital gespeicherten Daten regelmäßig zu durchforsten. Im unternehmerischen Kontext hilft hier die DSGVO, die Löschen von Daten nach festgelegten Fristen verlangt. Jedenfalls sollten Sie sich ein System zurecht legen, nach dem, zum Beispiel nach Jahren sortiert, Daten archiviert werden und nicht mehr im sofortigen Zugriff sind. In vielen Fällen spart das Kosten und verbessert vor allem die Übersicht über Ihre aktuellen Daten und Dokumente. Es hängt auch davon ab, wie kurz- oder langfristig Ihre Kundenbeziehungen sind. Im Banken- oder Versicherungswesen sind Laufzeiten von zehn, zwanzig oder noch mehr Jahren keine Seltenheit. Demzufolge ist dort ein anderes System mit anderen Archivierungszeiträumen notwendig als in anderen Branchen.

Arbeitsplatz

Es gibt ja viele Theorien darüber, was der Arbeitsplatz eines Menschen über die Person oder das Unternehmen aussagt. Ich habe vor langer Zeit in einer Agentur gearbeitet, in der eine Clean Desk Policy vorgeschrieben war. Am Ende jedes Arbeitstags, waren alle MitarbeiterInnen angehalten, ihren Schreibtisch aufzuräumen und keinerlei Unterlagen offen liegen zu lassen. Das hatte einerseits den Hintergrund, dass zum Teil mit sehr sensiblen Kundendaten hantiert wurde, und andererseits das Unternehmen Sorgfalt kommunizieren wollte. Dieses Verhalten hat mich damals ziemlich geprägt und auch heute noch, pflege ich diese Arbeitsweise. Einzige Ausnahme davon sind Phasen der Konzeption. Diese sind bei mir geprägt durch viele Scribbles, Post-It‘s und an die Wand gepinnte Flipcharts. In so einer Phase wäre es hinderlich, jedes Mal alles zu verstauen und in der gleichen Anordnung wieder aufzuhängen. Es würde auch die Möglichkeit rauben, zwischendurch diese Zwischenergebnisse im Vorbeigehen anzusehen und vielleicht den einen oder anderen neuen Gedanken einzufangen. Wenn es aber darum geht, normales Tagesgeschäft abzuarbeiten, E-Mails und Artikel zu schreiben, dann bevorzuge ich einen so gut wie leeren Schreibtisch um meine Ablenkung so gering wie möglich zu halten.

Fazit

Sie müssen sich nicht erst das Buch von Mari Kondo kaufen um selbst erfolgreich zu entrümpeln. Es reicht, wenn Sie folgende drei Punkte beherzigen:

– Alles, was Sie schon länger als ein Jahr nicht mehr angerührt haben, kann weg.
– Wenn ein Kasten leer ist, entsorgen Sie diesen auch gleich.
– In ein Archiv soll nur das was aufbehalten werden muss.

Wir alle können unsere steinzeitliche Vorgeschichte als Jäger und Sammler nicht verleugnen. Heute sammeln wir nur mehr weil wir es wollen, und nicht weil wir müssen. In den meisten Fällen ist der Aufwand einer Wiederbeschaffung geringer als der Aufwand alles zu behalten. Also: Sammeln Sie noch oder entrümpeln Sie schon?

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.