einfach.wöchentlich # 123 | Zwölf

Posted on Juli 21, 2019

Zwölf

Zwölf Minuten heißt ein neues Vortragsformat mit Ursprung in Hamburg. Warum man sich gerade zwölf Minuten geeinigt hat, ist nicht mehr ganz nachvollziehbar. Wichtiger ist jedoch, wie sich kürzere Intervalle in unserem Arbeitsleben immer mehr etablieren und warum das nichts Schlechtes ist. 

Herkunft
Die Zahl Zwölf kommt in unserem Alltag öfter vor als man denkt. Zwölf Uhr mittags. Das dreckige Dutzend. Die zwölf Geschworenen. Alleine diese Aufzählung an Filmen zeigt die Bedeutung in unserem Kulturkreis. Die Zahl Zwölf markiert Mittag und Mitternacht und zwölf Minuten sind das Fünftel einer Stunde. Nur im Fussball hat sich der Elfmeter durchgesetzt. 

Aufmerksamkeit
Wie Sie es sicher auch an sich schon gemerkt haben, hat unsere Aufmerksamkeitsspanne an Länge über die letzten Jahrzehnte eingebüßt. Vermutlich auch durch die starke Erhöhung an Informationen die auf uns täglich einprasseln – sei es fremdbestimmt durch Emails oder selbstbestimmt durch das stetige aktualisieren von Feeds aus Apps die um unsere Aufmerksamkeit kämpfen. 

Besprechungskultur
Wenn Sie in Ihrer Arbeit auffallen wollen, dann schicken Sie eine Agenda für eine Besprechung aus, beginnen pünktlich zum angesetzten Zeitpunkt, ignorieren die Zuspätkommenden, halten sich strikt an die Agenda, fordern die anstehenden Entscheidungen ein und schließen die Besprechung pünktlich. Soweit die Theorie. In der Praxis passiert das vorhin genannte meist gar nicht oder nur teilweise. Meist endet das dann mit einer Überziehung der Zeit, entscheidungslos und mehr oder weniger frustrierten BesprechungsteilnehmerInnen die dann im Nachgang wissen wollen worum es eigentlich ging. 

Taktung
Eine einfache Möglichkeit mit ausufernden Besprechungen umzugehen ist, deren Dauer massiv zu kürzen. Von der klassischen Stunde auf eine halbe Stunde oder fünfzehn Minuten. Diese Reduktion ermöglicht Ihnen sich in der kurzen Zeit auf nur ein Thema zu konzentrieren und nur mehr über bereits im Vorfeld erarbeitete Optionen kurz das Für und Wider zu diskutieren und zu entscheiden. 

Das 12 Minuten Format
12min.me ist ein Vortragsformat auf Basis eines strikten zwölf Minuten Rasters Themen vorgetragen und diskutiert werden. Der Raster besteht aus zwölf Minuten Vortrag, zwölf Minuten Fragen und Antworten und zwölf Minuten Pause. Dann beginnt der nächste Durchgang. Pro Veranstaltung finden drei Durchgänge statt was in Summe 108 Minuten entspricht. Verdoppelt man die letzte Pause kommt man auf genau zwei Stunden. Da die Veranstaltungen von 12min.me um 19Uhr12 beginnen, enden Sie zu einer vertretbaren Zeit zu der jeder noch stressfrei abends nach Hause kommt. 

Themenvielfalt
Die Chance an einem monothematischen Vortragsabend gelangweilt zu werden ist 50:50. Wenn man zu der sehr höflichen Sorte Mitmensch gehört und nicht einfach aufsteht und geht wenn es einem nicht gefällt, dann kann so ein Abend schon sehr mühsam werden. Zumal die erstrebenswerten Schnittchen und Getränke erst am Ende des Vortrags warten. Bei 12min.me findet die erste Pause schon nach einer knappen halben Stunde statt und falls die folgenden Themen nicht mehr interessieren, kann man sich auch schon elegant früher verabschieden. 

Formattransformation
Was wäre also, wenn Sie dieses zeitlich strukturierte Format auch in Ihrem Arbeitskontext anwenden? In einer halben Stunde könnten Sie ein Thema in Ruhe ausführlich präsentieren und danach noch fokussiert diskutieren und es bliebe immer noch eine kurze Pause um sich für die nächste Besprechung vorzubereiten oder das stille Örtchen aufzusuchen. Bedingung dafür wäre, dass das wirkliche Erarbeiten von Lösungsoptionen in einem anderen Format wie z.B.: Workshops getrennt stattfindet. Die Vermischung endet oft in den zähen Meetings in denen kaum jemand voll bei der Sache ist. 

Iterationen
Projektbezogenes arbeiten ist schon lange auf der Tagesordnung. Agiles arbeiten, Design Thinking und selbst prozessorientiertes Tagesgeschäft haben eine iterative Arbeitsweise in sich. Kurze Schleifen in denen ausprobiert, evaluiert, gelernt und neu konzipiert wird. Nur so lässt sich mit geringerem Ressourceneinsatz frühzeitig erkennen ob man auf dem richtigen Weg ist. Es ist an der Zeit die Arbeitsweise anzupassen. Es kostet einmalig nur etwas Überwindung und Hartnäckigkeit es durchzuziehen. Danach wird es einfacher. 

 

Ihnen eine einfach gute Woche,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht es einfach.