eGovernment | #14

Posted on September 6, 2020

eGovernment bezeichnet die Aktivitäten einer Staatsverwaltung diverse Prozesse, die Bürgerinnen und Bürger erledigen wollen, auf elektronische Art abzuwickeln. Ich erinnere mich noch an eine Zeit, in der man Zwecks Vergebührung von Mietverträgen mit einem Formular mit drei Durchschlägen zum Finanzamt pilgern musste. Der dortige Beamte machte nichts anderes, als diese Verträge mit einer Stempelmarke zu versehen, abzustempeln und in drei unterschiedliche Aktenmappen abzulegen. Rein optisch war die Handhabung der Papiere und Aktenmappen ein optimierter Bewegungsablauf. Heute ist das nicht mehr vorstellbar wenngleich es noch immer den einen oder anderen Prozess gibt, der Fragmente aus dieser Zeit beinhaltet. Beispiel Reisepass.

2010

2010 wurden in Österreich zirka eine Million neue Reisepässe ausgestellt, die heuer, 2020, alle Ihre Gültigkeit verlieren. So auch meiner. Die Stadt Wien hat daher bereits im Dezember 2019 ein Erinnerungsschreiben an alle Betroffenen ausgeschickt. Sinn und Zweck dahinter war, dass der Andrang auf die Bezirksämter, bei denen die Anträge auf Neuausstellung eingereicht werden müssen, möglichst gering zu halten und über das Jahr zu verteilen. Da mein Reisepass erst Ende Mai seine Gültigkeit verlor, habe ich mir damit etwas Zeit gelassen. Und dann kam Corona. Die Passämter waren geschlossen und nach Wiedereröffnung war der Andrang entsprechend groß.

Terminreservierung

Seit einigen Jahren ist es für die meisten Anliegen, die auf Bezirksämtern abgehandelt werden, möglich, online einen Termin zu vereinbaren. Die Termine sind meistens im 30 Minuten Takt gestaffelt und werden auch eingehalten. Das ist gegenüber früher, als man noch eine Nummer ziehen und auf seinen Aufruf warten musste, eine enorme Verbesserung. Auch ich kam pünktlichst an die Reihe und konnte meinen Antrag einreichen. Da ich ein paar Minuten vor meinem Termin vor Ort war, hatte ich ich noch Zeit meinen Personalausweis zu betrachten. Dabei merkte ich, dass auch dieser inzwischen abgelaufen war. Zu meiner Überraschung konnte auch dieser Antrag gemeinsam mit meinem Passantrag abgewickelt werden.

Fast ganz digital

Im Grunde ist der Antrag sehr einfach. Man bringt seinen alten Pass/Personalausweis samt Foto mit und zuerst werden die nochmals die Wohnanschrift mit dem Melderegister verglichen. Dann werden für den Reisepass die biometrischen Daten – Fingerabdruck des rechten und linken Zeigefingers und Daumen über einen Fingerprintsensor digital erfasst und abgespeichert. Danach wird auf einer DIN A4 Seite der Antrag ausgedruckt und einem zur Kontrolle vorgelegt um die Daten, die dann im Reisepass enthalten sind, zu überprüfen. Auf diesen Ausdruck wird auch das mitgebrachte Foto geklebt. Zu Guter Letzt wird es etwas schräg. Der Ausdruck samt Foto wird in eine Klarsichthülle gesteckt und so positioniert, dass ein rechteckiger Ausschnitt in der Klarsichthülle über dem Unterschriftenfeld zu liegen kommt. Genau da muss man seine Unterschrift hineinsetzen da nur dieser Bereich dann gescannt wird. Ist das erledigt, wird der Ausdruck wieder aus der Hülle genommen und auf einem Flachbettscanner eingescannt. Was mit dem A4-Blatt danach passiert konnte ich leider nicht mehr beobachten, da ich derweilen ins Zimmer nebenan zur Bezahlung der Gebühr für den Reisepass (75,90€) und den Personalausweis (61,50€) ging. Vermutlich wir der Antrag abgelegt und später archiviert. Das dort Bar-, Kredit-, und Bankomatkartenzahlung akzeptiert wird, ist zum Glück schon lange selbstverständlich.

Ganz digital

Theoretisch wäre der zuvor beschriebene Prozess auch komplett digital möglich. Es beginnt beim Fotografen. Fotografen müssen Passbilder nach speziellen Vorgaben machen und werden dafür sogar geschult und zertifiziert. Da heutzutage nur mehr digital fotografiert wird, wäre es möglich, die Fotodatei über eine sichere Schnittstelle in ein zentrales Register hochzuladen und zur Verwendung in amtlichen Lichtbildausweisen bereitzustellen. Des weiteren könnte die Kontrolle der Daten die im Ausweis angedruckt werden auf einem Bildschirm kontrollieren und auf einem Unterschriftenpad digital unterschreiben. Wenn gewünscht, könnte man diesen Antrag sogar als digitale Kopie der/dem Antragsteller/in als E-Mail übermitteln oder in das elektronische Postfach des Bundes („mein Postkorb“) zustellen lassen. Hat die/der Bürger/in eine Handysignatur, wäre die Übermittlung des Antrags inkl. Foto komplett online möglich. Vermutlich müsste das dann noch mit einer Video-Kontrolle verbunden werden, da die Beamtin mich bat meine MNS-Maske kurz abzunehmen um mein ganzes Gesicht mit dem mitgebrachten Foto zu vergleichen.

Pass-Viertelstunde

In Summe hat der gesamte Vorgang, für Pass und Personalausweis, nur fünfzehn Minuten gedauert. Keine Wartezeit für mich und entspannte und freundliche Mitarbeiterinnen am Amt. Zeitgleich war übrigens noch eine andere Person im Amtszimmer die einen Notpass beantragen wollte. Mit Hilfe der kompetenten Mitarbeiterin konnte Sie sich das allerdings ersparen und das Aus- und Einreise-Szenario mit der Fluglinie klären. Ich bin sicher, unter dem früheren Zeitdruck und viel höheren Administrationsaufwand wäre das nicht so serviceorientiert abgelaufen. Digitalisierung bedeutet nicht nur Einsparungen an Zeit und Ressourcen sondern schafft die nötigen Freiräume für bessere und entspanntere Beratung.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.