Digitalknigge. Es liegt auf der Hand, dass es eine auf die neuen Rahmenbedingungen angepasste zwischenmenschliche Umgangsform braucht. Ein Großteil der Kommunikation hat sich in kurzer Zeit von persönlichen Treffen in physischen Besprechungsräumen in virtuelle Treffen in digitalen Besprechungsräumen verlegt. Um ähnlich gute oder sogar noch bessere Ergebnisse zu erzielen, hilft ein gemeinsames Verständnis wie man sich unter solchen Gegebenheiten verhält.
Das Timing
Ein großer Vorteil von virtuellen Besprechungen ist der Entfall der Anreise zum vereinbarten Besprechungsort. Egal ob mehrere Personen aus einem Gebäude oder aus verschiedenen Städten teilnehmen, für alle ist der Weg auf Null reduziert, da der eigene Arbeitsplatz zum Besprechungsraum wird. Aufgrund dieser Tatsache ist die Verlockung groß, ein Meeting unmittelbar an das nächste anschließen zu lassen. Lassen Sie das sein. Tun Sie sich und den anderen den Gefallen, zumindest fünf Minuten Pause zwischen den Besprechungen Platz zu lassen. Kurz aufzustehen, sich etwas zu trinken zu holen oder das WC aufzusuchen wirkt sehr erleichternd. Außerdem ermöglicht es jedem kurz abzuschalten, das eben besprochene zu verarbeiten und vor allem sich gedanklich auf das nächste Thema vorzubereiten. Auch wenn Ihnen Outlook immer eine volle halbe oder ganze Stunde als Beginn- und Endzeit vorschlägt, sie können das manuell überschreiben.
Ihre persönliche Umgebung
Trotz Breitbandinternet ist die Bild- und Tonqualität nie so gut wie bei einem persönlichen Treffen. Vermeiden Sie also jegliche Hintergrundgeräusche und wenn möglich einen Raum mit vielen glatten und harten Oberflächen die sehr unangenehme Halleffekte am anderen Ende der Leitung ankommen lassen. Das mindert nicht nur das akustische Verständnis sondern strengt auf Dauer auch unglaublich mehr an. Wenn Sie sich Ihr Büro mit jemanden teilen, dann geben Sie Bescheid damit sich die KollegIn darauf einstellen kann und leiser telefoniert oder dazu kurzzeitig den Raum verlässt. Für sensible Gespräche empfiehlt es sich sowieso die Unterhaltung in einem ungeteilten Raum abzuhalten.
Verhalten im virtuellen Besprechungsraum
Sie kennen ja den Effekt, dass sich der Lautstärkenpegel stetig erhöht wenn mehrere Menschen gleichzeitig reden. Das ist im virtuellen Raum nicht anders und wird durch die geringere Tonqualität noch zusätzlich verstärkt. Viele der gängigen Kommunikationstools haben inzwischen die Möglichkeit, per virtuellem Handzeichen den Wunsch anzukündigen, etwas an der Diskussion beitragen zu wollen. Hört man nur zu, empfiehlt es sich das eigene Mikrophon stumm zu schalten, da selbst die eigenen Atemgeräusche, Tastaturgeräusche, Hintergrundgeräusche aus dem Raum oder sogar Nebenraum übertragen werden und bei allen anderen für Irritation sorgen. Das hat den guten Nebeneffekt, dass man sich weniger oft gegenseitig ins Wort fällt und den Gedankengang der anderen Person zu Ende anhören kann.
Klare Agenda
Eine klar kommunizierte Agenda war schon immer ein Vorteil für die effiziente Abhaltung einer Besprechung. Bei virtuellen Besprechungen ist das nicht anders. Im Gegenteil. Die einladende Person oder der/die Moderatorin kann die Agenda per Screen-Sharing einfach mit allen TeilnehmerInnen teilen und so Punkt für Punkt abarbeiten und die Informationen danach auch digital teilen.
Fazit
So sehr ich selbst das persönliche Gespräch schätze, sehe ich auch die Vorteile von virtuellen Meetings sofern sich alle an die neuen Rahmenbedingungen halten. Zusammengefasst sind das die folgenden Punkte:
Vor der Besprechung:
– Technikcheck (erkennt die Software die Kamera und das Mikrofon)
– Ist es in meinem Raum entsprechend ruhig? Habe ich mein Telefon/Handy auf lautlos oder auf die Sprachbox umgeleitet?
– Habe ich die Agenda gelesen und bin inhaltlich vorbereitet?
Während der Besprechung:
– wenn ich nicht spreche, stelle ich mein Mikrophon auf lautlos
– ich gebe Bescheid, falls ich kurz abwesend bin
– bei sehr großer Teilnehmeranzahl sage ich vor meiner Wortmeldung wer ich bin
– nutze ich eine Kamera, ist das Bild gut ausgeleuchtet und lenkt der Bildausschnitt nicht von mir ab?
– Bin ich im Homeoffice trotzdem akzeptabel angezogen?
Nach der Besprechung:
– ich gönne mir eine kurze Pause um das besprochene zu verarbeiten und mir Notizen zu machen
– ich nutze die Pause für mich persönlich um mir die Beine zu vertreten, Luft zu schnappen und meinen Augen ein Bildschirmpause zu gönnen
Im Gegensatz zu Besprechungen mit anderen Personen in ein und demselben Raum, ist die Wahrnehmung in einem virtuellen Raum anders und eingeschränkt. Die Einschränkung müssen wir durch einen Fokus auf die anderen Wahrnehmungen ausgleichen. Das ist anstrengend und noch immer ungewohnt für uns alle. Deswegen ist es wichtig, seine Erwartungshaltung entsprechend anzupassen und sich die Digitalknigge zu vergegenwärtigen. In Ihrem eigenen und dem Interesse aller anderen.
Bis zum nächsten Mal,
Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher
Macht Digitales einfach.
