Die meisten Daten sind vorhanden

November 8, 2020 Alexander M. Schmid

Digitalisierungsgebot #5

Im Laufe des Lebens verarbeitet unser Gehirn Unmengen an Daten. Denken Sie nur zurück an Ihre Schulzeit. All die vielen Schulstunden in denen Lehrerinnen und Lehrer versucht haben, Ihnen und mir Daten, Informationen und Wissen zu vermitteln. Viele der Daten sind auch heute noch in unserem Gehirn noch vorhanden. Was über die Zeit verloren geht, ist der Kontext. Daten und Kontext ergeben Informationen und später dann Wissen.
Ganz ähnlich ist es in Organisationen. Viele Daten werden verarbeitet aber der Kontext geht verloren oder wurde nie hergestellt.

Datenablage

Denken Sie an die vielen Laufmeter an Aktenordnern in denen eine Menge an Informationen enthalten ist. Sie sind zwar physisch vorhanden aber nur mit erheblichen Aufwand verwendbar. Wegen diesem Aufwand gerät der ursprüngliche Kontext sehr leicht in Vergessenheit und die Daten werden de facto nutzlos. Vor allem amerikanische Datenkraken haben uns in den letzten Jahren vor Augen geführt, welchen Mehrwert das pure Sammeln von Daten bringen kann. Das der Mehrwert nicht immer uns Kunden zu Gute kommt, sei hier auch erwähnt aber vorerst nicht im Fokus.

Datenverwaltung

In meiner Schulzeit hieß mein Schulfach noch EDV – Elektronische Datenverarbeitung. Der Begriff stammt noch aus jener Zeit, in der Daten von (Groß)Rechnern wirklich verARBEITET wurden. Meine Lehrer brüsteten sich noch damit, dass sie die Computer mit Lochkarten gefüttert haben um mit Hilfe deren Rechenleistung Ergebnisse zu erhalten. Heute sieht das ganz anders aus. Unsere Smartphones von heute haben mehr Rechenleistung als die gebäudegroßen Rechner von damals. Die massiv erhöhte Rechenleistung wird nun dafür eingesetzt, dass Ergebnisse einfach rascher – manchmal sogar sofort – zur Verfügung stehen.
Das ist auch notwendig, da einerseits die Menge an Daten massiv zugenommen und sich andererseits die Komplexität der Verknüpfung erhöht hat. Diese Verknüpfungen bringen heute der Mehrwert, der uns hilft bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

Datenkategorien

Um Daten strukturiert zu verwalten, ist es notwendig sich zuerst über die unterschiedlichen Datenarten Gedanken zu machen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten erfassen jene Daten, die idealerweise nur an einer Stelle vorhanden sein sollten. Name und Anschrift eines Kunden sollte nur an einer Stelle gespeichert werden und jede Transaktion die diese Daten benötigt referenziert auf diese Stelle. So wird vermieden, dass bei Änderungen zwei oder mehrere Variationen vorhanden sind. So kann es zum Beispiel nicht mehr passieren, dass der Versand einer Bestellung an die neue Adresse eines Kunden ergeht, die Rechnung aber noch an die alte Adresse. Bewegungsdaten enthalten alle Daten die im Zuge einer Transaktion notwendig sind. Beispielsweise ist das der Name eines Produkt, die Variation eines Produkts und die Menge des Produkts, die ein Kunde bei Ihnen bestellt und bezahlt hat. Wenn Sie diese Daten aufbewahren, bekommen Sie mit der Zeit ein Profil des Kunden. Sein Bestellverhalten, seine Produktauswahl und seine Zahlungsmoral helfen Ihnen zukünftiges Kaufverhalten zu antizipieren und ihr Angebot entsprechend zu gestalten.

Datenvernetzung

Stellen Sie sich vor, sie hätten alle Daten in Ihrem Unternehmen auf Knopfdruck verfügbar. Jegliche Fragen, die Ihnen in den Sinn kommen um wichtige Entscheidungen zu treffen, könnten Sie sofort beantworten. Wäre das nicht nur hilfreich sondern auch ein Wettbewerbsvorteil? Würden Sie sich dabei wohler fühlen und womöglich schneller Entscheidungen treffen als Sie es jetzt tun?
Ich bin davon überzeugt, dass Ihnen persönlich, Ihren MitarbeiterInnen, dem Unternehmen und letztendlich auch ihren Kunden damit geholfen wäre. Dazu ist es notwendig, Daten nicht nur strukturiert zu sammeln sondern auch sinnvoll zu vernetzen. Mit Vernetzung ist nicht nur der technische Vorgang gemeint, sondern auch und vor allem eine logische Verknüpfung der Daten.

Datennutzung

Welche Tätigkeit ihr Unternehmen auch ausführt, Daten entstehen automatisch. Einige davon, beispielsweise aus dem Rechnungswesen, müssen Sie bereits auf Basis rechtlicher Rahmenbedingungen verarbeiten und aufbewahren. Mit geschickter Aufbereitung, können Sie vorhandenen Daten auch in Beziehung zueinander setzen, um damit manche organisatorischen Abläufe effizienter zu gestalten. Vielerlei andere Daten werden als Nebenprodukt oder sogar als Abfallprodukt behandelt. Das ist schade, denn mit relativ geringem Aufwand lassen sich aus den Daten Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen wertvolle Entscheidungsgrundlagen liefern können. Mit Hilfe anderer Datenquellen außerhalb ihres Unternehmens lassen sich noch weitere Erkenntnisse erschließen. Manche dieser Daten sind sogar als Open Data verfügbar und können genutzt werden.
Nutzen was da ist. Es wird Sie überraschen, welche Vorteile Sie daraus ziehen können.

Bis zum nächsten Mal,

Alexander M. Schmid
Der Vereinfacher

Macht Digitales einfach.

,