Kennen Sie die eine Kollegin oder den einen Kollegen in Ihrer Firma der genau weiß wie manche Dinge ablaufen? Sehr gut. Doch was passiert wenn diese nicht (mehr) zu Verfügung steht? Gerät dann der geregelte Ablauf ins stocken? Beschweren sich die Kunden warum alles so lange dauert und keiner fundierte Auskunft geben kann?
Zu diesem Zweck (und aus mancher technischer Notwendigkeit heraus) hat sich Prozessmanagement als Herangehensweise etabliert. Ziel ist es, Wissen über Abläufe zu dokumentieren bzw. in technische Systeme zu packen die immer wiederkehrende Vorgänge standardisiert abarbeiten.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die gedankliche Umstellung von einer abteilungsorientierten zu einer aufgabenorientierten Arbeitsweise. Um Prozessmanagement in Organisationen einfacher zu etablieren, habe ich als Extrakt aus der umfangreichen (Fach)Literatur und persönlicher Projekterfahrung 10 Gebote erstellt, die bei der Vorbereitung hilfreich sind.
Die 10 Prozessmanagement Gebote
- Information statt Papier bewegen
Wann immer möglich, erfassen, speichern, übermitteln und publizieren Sie Informationen nicht auf Papier sondern elektronisch. - Daten einmal erfassen und mehrfach verwenden
Für die Mehrfachverwendung von Daten müssen Sie den Kontext bei der Erfassung berücksichtigen. Daten ohne Kontext werden nie zu Informationen. - Prozesse werden durch Rollen ausgeführt und nicht von Abteilungen
Um in Prozessen zu denken, müssen Sie in Aufgaben denken, die zeitgleich oder nacheinander ausgeführt werden. - Hinter jedem Formular steckt ein Prozess
Überlegen Sie, welche Aktion zuvor notwendig ist und danach notwendig sein wird um die Anforderung der Klienten [Kunden] zu erfüllen. Die Gesamtbetrachtung ist der Prozess. - Die meisten Daten sind vorhanden
Sie können davon ausgehen, dass die meisten Daten bereits erfasst wurden. Klären Sie, wo diese Daten vorhanden sind und wie eine Referenz zwischen den Daten geschaffen werden kann. - Den Prozess vom Ende her denken
Am Ende eines Prozess steht ein gewünschtes Ergebnis. Definieren Sie genau wie dieses Ergebnis aussehen soll um einen möglichst einfachen Weg zur Umsetzung zu finden. - Kundennutzen geht vor Eigennutzen
Stellen Sie den Nutzen (= das Endergebnis) für den Kunden in den Vordergrund. Handeln Sie möglichst einfach und effizient um das Endergebnis zu erreichen. - Daten erfassen. Informationen teilen. Wissen nutzen.
Mit dieser Dreifaltigkeit im Prozessmanagement ermöglichen Sie einen reibungslosen und effizienten Ablauf in der Organisation und schaffen eine Basis für die Steigerung Ihres Mehrwerts. - Prozessverantwortung geht vor Abteilungsverantwortung
Prozessverantwortliche sind für die reibungslose Durchführung eines Prozesses (von Anfang bis Ende) verantwortlich und haben ein funktionales Durchgriffsrecht auf alle Prozessmitwirkende. - Bei jeder Schnittstelle erfolgt Kommunikation
Jede Schnittstelle erfordert einen Daten- oder Informationsaustausch mit internen oder externen Quellen um den Prozess am Laufen zu halten.
Die Umstellung auf Prozessmanagement in einer Organisation ist hauptsächlich eine organisatorische Veränderung des Managements. Die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen sind nur Mittel zu Zweck und stehen nicht im Vordergrund. Sind die organisatorischen Maßnahmen nicht zuerst definiert, wird keine Software dieses Versäumnis ausgleichen können.
Als Hilfestellung und als A4-Poster für die Wand: Die 10 Prozessmanagement Gebote als PDF-Download.
